Branches/Recreatie en verblijf/Escaperoom
Automatisering voor escaperooms
In een escaperoom puzzelen je spelers, maar achter de schermen puzzel jij met boekingen, groepsuitjes, gamemasters en kapotte rekwisieten. Wij laten AI dat klaarzetten, zodat elke groep een kamer krijgt die klaar is.
Herkenbaar
Herkenbaar bij escaperooms
Die bedrijfsgroep wil twee kamers tegelijk plus een borrel, kan dat?
eigenaar, maandag 14:15Wie is gamemaster op zaterdagavond? Ik zie niemand staan.
planning, woensdag 18:30Het cijferslot in de laboratoriumkamer hapert weer.
gamemaster, vrijdag 21:40Een ouder vraagt vanaf welke leeftijd kinderen mee mogen.
balie, zaterdag 11:05Kan dit niet gewoon automatisch?
directie, vrijdag 17:05Ja. Vaak wel.
Een boeking of groepsaanvraag komt binnen en het systeem zet een voorstel, de gamemaster en de reset van de kamer klaar. Een kapot rekwisiet wordt een taak die niet meer vergeten wordt.
Zo lossen we het opEen escaperoom staat of valt met een kamer die perfect werkt en een gamemaster die klaarstaat. Maar ondertussen komen er vragen binnen over bedrijfsuitjes, kinderfeestjes en combinaties met eten. Groepen willen weten met hoeveel ze mogen komen. En als een slot of sensor hapert, staat dat op een briefje dat niemand meer terugvindt.
AI-automatisering helpt bij dat werk achter de schermen. AI leest groepsaanvragen en zet een voorstel klaar met kamers, tijden en eventueel eten of een borrel. Elke boeking zet een gamemaster en een resetmoment in de planning. Een kapot rekwisiet wordt met een foto gemeld en blijft een taak tot het gerepareerd is.
In je portaal zie je per avond welke kamers geboekt zijn, wie gamemaster is en welke kamer aandacht nodig heeft. Je gasten krijgen voor hun bezoek een pagina met de route, de regels en een plek om het aantal spelers door te geven. Bedrijven zien daar hun offerte en factuur.
Problemen en oplossingen
Momenten uit de week van iedere escaperoom-eigenaar, en wat het systeem ervan overneemt.
AI leest de aanvraag en zet een voorstel klaar met kamers, tijden en extra's als eten of een borrel. Het systeem volgt de offerte op.
Per aanvraag zie je het voorstel en of de groep al heeft gereageerd.
Gamemasters geven hun beschikbaarheid door op de telefoon. Elke boeking krijgt vanzelf iemand toegewezen, met een seintje als er een gat valt.
Een avondplanning met kamers, tijden en gamemasters.
Een gamemaster meldt een probleem met een foto. Het wordt een taak met een herinnering tot het gerepareerd is.
Per kamer zie je open meldingen en wanneer er voor het laatst onderhoud was.
Voor het bezoek krijgt de groep vanzelf de vraag hoeveel spelers er komen, met de regels voor leeftijd en aantal.
Per boeking zie je het definitieve aantal spelers.
Elke bon wordt bij verkoop vastgelegd. Bij het boeken controleert het systeem of de bon nog geldig is.
Een overzicht van verkochte en ingewisselde bonnen.
Zo werkt het
Vier processen die we bij escaperooms vaak automatiseren. Wat er bij jou uitkomt, bepalen we nadat we hebben meegekeken.
Proces 01
AI zet een voorstel klaar met kamers en extra's. Na akkoord staat alles vanzelf in de planning.
Proces 02
Beschikbaarheid en boekingen komen samen. Het systeem wijst gamemasters toe en meldt gaten.
Proces 03
Een melding met foto wordt een taak. De kamer blijft in beeld tot alles weer werkt zoals het hoort.
Proces 04
Voor het bezoek krijgt de groep de route, de regels en de vraag naar het aantal spelers.
Systeem en portaal
Een portaal in je eigen huisstijl. Je team ziet de avond, je gasten hun eigen boeking.
Jij en je team
Je groep
Uit de bibliotheek
Elke automatisering stap voor stap uitgelegd: wat er gebeurt en wat het oplevert.
De offerte maakt zichzelf op uit de calculatie en herinnert zichzelf na een week.
Zo werkt hetPlanningEen geboekte afspraak landt direct op de juiste plek. De administratie volgt.
Zo werkt hetPlanningElke installatie met een datum. Het systeem plant ruim vooraf.
Zo werkt hetAIDe inbox ordent zichzelf: soort, klant, bijlage en een conceptantwoord.
Zo werkt hetAanpak
Geen offerte van tien pagina's op basis van een telefoontje. Zo weet je precies waar je ja tegen zegt.
Gratis en vrijblijvend. Je vertelt wat er schuurt, wij vertellen wat we ermee zouden doen.
Een tot drie dagen bij jou. We spreken de mensen die het werk doen en leggen vast hoe het echt gaat.
Binnen twee weken op papier: wat we bouwen, wat we automatiseren en in welke volgorde. Met een vaste prijs.
De eerste werkende versie staat doorgaans binnen enkele weken. Je ziet elke ronde vooruitgang.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Stel hem gerust in het kennismakingsgesprek.
AI leest de aanvraag en zet een voorstel klaar met kamers, tijden en extra's als eten of een borrel. Jij controleert en verstuurt. Het systeem volgt de offerte vanzelf op en zet de boeking na akkoord in de planning.
Gamemasters geven hun beschikbaarheid door op hun telefoon. Het systeem wijst ze toe aan boekingen en geeft een seintje als er een gat valt. Iedereen ziet zijn eigen avonden.
Een gamemaster meldt een probleem met een foto. Het wordt een taak die in beeld blijft tot het gerepareerd is. Vaste controles van sloten en techniek kun je op een schema zetten met herinneringen.
Dat hangt af van wat je in je escaperoom wilt aanpakken. Na een gratis kennismaking lopen we een tot drie dagen mee, ook op een drukke avond. Binnen twee weken krijg je een advies en blauwdruk met een vaste prijs per stap.
Ja. We bouwen verder op de software die je al hebt en koppelen alleen wat nodig is. Moet er toch iets vervangen worden, dan leggen we uit waarom en beslis jij.
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]