Branches/Recreatie en verblijf/Hotel
Automatisering voor hotels
In een hotel komen boekingen, gastvragen, groepsaanvragen en storingen tegelijk binnen. Wij laten AI de mails lezen, antwoorden klaarzetten en housekeeping en onderhoud plannen, zodat de receptie tijd heeft voor de gast.
Herkenbaar
Herkenbaar bij hotels
Kamer 214 wil om tien uur al inchecken, is die schoon?
receptie, zaterdag 09:50Dat congres wil een offerte voor kamers en zaal, wie pakt het op?
sales, maandag 11:20De airco op de derde verdieping doet het weer niet.
nachtreceptie, dinsdag 02:15Heeft die zakelijke gast zijn factuur op de juiste naam gekregen?
receptiemanager, woensdag 10:30Kan dit niet gewoon automatisch?
directie, vrijdag 17:05Ja. Vaak wel.
Een gastmail, een groepsaanvraag of een storing komt binnen en het systeem zet het antwoord, de offerte of de taak klaar. Receptie, housekeeping en techniek werken vanuit hetzelfde overzicht.
Zo lossen we het opEen hotel is nooit dicht, en de mailbox ook niet. Gasten vragen naar parkeren, ontbijt of een vroege check-in. Bedrijven sturen aanvragen voor kamers en een vergaderzaal. Housekeeping moet weten welke kamers eerst klaar moeten. En een kapotte airco wordt in de nacht gemeld en de volgende ochtend vergeten.
AI-automatisering neemt een groot deel van dat werk over. AI leest gastmails, herkent de vraag en zet een antwoord klaar met de juiste informatie. Een groepsaanvraag wordt een offerte met kamers, zaal en eten. Vertrekken en vroege aankomsten bepalen de volgorde voor housekeeping. Een melding wordt een taak voor de technische dienst.
In je portaal zie je per dag de aankomsten, de kamerstatus, de groepen en de open meldingen. Je gasten krijgen voor aankomst een eigen pagina met hun boeking en praktische informatie. Zakelijke gasten vinden daar hun factuur. Je reserveringssoftware blijft gewoon in gebruik.
Problemen en oplossingen
Momenten uit een hotelweek die je vast kent, en hoe het systeem ze opvangt zonder dat de gast er iets van merkt.
AI leest elke gastmail, zoekt de boeking erbij en zet een antwoord klaar. Veelgestelde vragen worden in een keer goed beantwoord.
Een postvak met alle open vragen, gesorteerd op aankomstdatum.
Vertrekken, vroege aankomsten en wensen bepalen de volgorde. Housekeeping vinkt kamers af op de telefoon.
De receptie ziet per kamer of hij vies, bezig, klaar of gecontroleerd is.
AI leest de aanvraag en zet een offerte klaar met kamers, zaal en eten. Na een paar dagen volgt het systeem hem vanzelf op.
Per aanvraag zie je de status en welke offertes bijna verlopen.
Een melding van een gast of medewerker wordt een taak met kamernummer en foto. Is de kamer bezet, dan plant het systeem een geschikt moment.
Een lijst met open meldingen en kamers die buiten gebruik zijn.
Bedrijfsnaam, referentie en adres worden al bij de boeking vastgelegd. De factuur staat na vertrek klaar en wordt vanzelf verstuurd.
De gast vindt zijn factuur in zijn eigen omgeving.
Zo werkt het
Vier processen die we bij hotels vaak automatiseren. Wat er bij jou uitkomt, bepalen we nadat we hebben meegekeken.
Proces 01
AI herkent de vraag, zoekt de boeking erbij en zet een antwoord klaar. De receptie verstuurt met een klik.
Proces 02
Housekeeping werkt in de juiste volgorde en vinkt af. De receptie ziet direct welke kamer klaar is.
Proces 03
AI zet een offerte klaar met kamers, vergaderzaal en eten. Daarna volgt het systeem hem vanzelf op.
Proces 04
Een melding met kamernummer en foto wordt een taak. Het systeem herinnert tot het klaar is.
Systeem en portaal
Een portaal in je huisstijl. Receptie, housekeeping en techniek zien elk hun eigen deel, de gast zijn eigen verblijf.
Jij en je team
Je hotelgast
Uit de bibliotheek
Elke automatisering stap voor stap uitgelegd: wat er gebeurt en wat het oplevert.
De inbox ordent zichzelf: soort, klant, bijlage en een conceptantwoord.
Zo werkt hetVerkoopDe offerte maakt zichzelf op uit de calculatie en herinnert zichzelf na een week.
Zo werkt hetPlanningElke installatie met een datum. Het systeem plant ruim vooraf.
Zo werkt hetAdministratieAIWerkbonnen die direct klaarstaan voor de factuur, ook vanaf een foto.
Zo werkt hetAanpak
Geen offerte van tien pagina's op basis van een telefoontje. Zo weet je precies waar je ja tegen zegt.
Gratis en vrijblijvend. Je vertelt wat er schuurt, wij vertellen wat we ermee zouden doen.
Een tot drie dagen bij jou. We spreken de mensen die het werk doen en leggen vast hoe het echt gaat.
Binnen twee weken op papier: wat we bouwen, wat we automatiseren en in welke volgorde. Met een vaste prijs.
De eerste werkende versie staat doorgaans binnen enkele weken. Je ziet elke ronde vooruitgang.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Stel hem gerust in het kennismakingsgesprek.
AI kan gastmails lezen, de boeking erbij zoeken en een antwoord klaarzetten. De receptie kijkt het na en verstuurt. Zo blijft het persoonlijk, maar hoef je niet elke keer opnieuw te zoeken en te typen.
Door vertrekken, vroege aankomsten en wensen de volgorde te laten bepalen. Housekeeping ziet op de telefoon welke kamer eerst moet en vinkt af. De receptie ziet direct welke kamers klaar zijn om in te checken.
AI zet een offerte klaar met kamers, zaal en eten. Na verzending houdt het systeem bij of er een reactie komt en volgt het vanzelf op. Je ziet in je portaal welke offertes bijna verlopen.
Met een gratis en vrijblijvende kennismaking. Daarna lopen we een tot drie dagen mee, van receptie tot housekeeping. Binnen twee weken heb je een advies en blauwdruk met een vaste prijs per stap.
Nee. We bouwen om je bestaande software heen en koppelen wat nodig is. Als we toch adviseren iets te vervangen, leggen we uit waarom en beslis jij. Accounts en gegevens staan op naam van je hotel.
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]