Branches/Sport en fitness/Pilatesstudio
Automatisering voor pilatesstudio's
Je reformerlessen zitten snel vol, de wachtlijst houd je met de hand bij en nieuwe klanten moeten eerst een introductie volgen. Wij laten AI dat werk klaarzetten, met een systeem waarin klanten zelf boeken en de wachtlijst vanzelf doorschuift.
Herkenbaar
Herkenbaar bij pilatesstudio's
Iemand zegt een uur van tevoren af. Wie van de wachtlijst bel ik?
studio, dinsdag 08:10Mag deze nieuwe klant al meedoen aan de groepsles op de reformer?
instructeur, woensdag 09:25Claire is ziek. Wie kan de les van zes uur overnemen?
eigenaar, donderdag 14:50Haar rittenkaart is verlopen, maar ze heeft nog twee lessen over.
balie, vrijdag 11:35Kan dit niet gewoon automatisch?
directie, vrijdag 17:05Ja. Vaak wel.
Klanten boeken zelf, een vrijgekomen plek gaat vanzelf naar de wachtlijst en nieuwe klanten kunnen pas boeken na hun introductie. Het systeem regelt de berichten, jij geeft les.
Zo lossen we het opEen pilatesstudio werkt met weinig plekken per les, zeker op de reformer. Lessen zitten snel vol en de wachtlijst is lang. Wie te laat afmeldt, laat een bed leeg staan. Nieuwe klanten moeten eerst een introductie volgen voordat ze aan een groepsles meedoen. En als een instructeur ziek is, moet er snel een vervanger komen of moet iedereen bericht krijgen.
AI-automatisering zorgt dat elke plek gevuld wordt. Klanten boeken zelf en zeggen zelf af. Komt er een plek vrij, dan schuift de wachtlijst vanzelf door. Het systeem weet wie de introductie al gevolgd heeft en laat pas dan groepslessen boeken. Rittenkaarten en abonnementen worden bijgehouden. Bij ziekte gaat er een oproep naar vervangers en zo nodig een bericht naar de klanten.
In je portaal zie je per les wie er komt en wie wacht, welke klanten nog een introductie nodig hebben en welke kaarten bijna verlopen. Je instructeurs zien hun lessen en kunnen elkaars lessen overnemen. Klanten zien hun boekingen, hun tegoed en hun plek op de wachtlijst.
Problemen en oplossingen
Vijf situaties die elke pilatesstudio kent, en wat het systeem daarin overneemt.
Zegt iemand af, dan krijgt de eerste wachtende op de reformer vanzelf een bericht. Bevestigt die niet op tijd, dan schuift de plek door naar de volgende.
Per les zie je de bezetting, de wachtlijst en wie er doorschoof.
Je stelt een vast afmeldmoment in. Wie daarna afmeldt, verliest de les volgens jouw regels. Het systeem past dat vanzelf toe en legt het uit aan de klant.
Je ziet wie te laat afmeldde, zonder discussie aan de balie.
Het systeem weet wie de introductie heeft gevolgd. Pas daarna kan een klant groepslessen op de reformer boeken.
Per klant zie je of de introductie gedaan is en welk niveau past.
Bij ziekte gaat er een oproep naar instructeurs die de les kunnen geven. Lukt het niet, dan krijgen alle klanten van die les direct bericht.
Het rooster per week met wie er invalt en welke lessen vervallen.
Het systeem houdt per kaart de geldigheid en het tegoed bij. Op tijd krijgt de klant een seintje om de lessen nog te gebruiken of te verlengen.
Je klant ziet zelf haar tegoed en tot wanneer haar kaart geldig is.
Zo werkt het
Vier processen die we bij pilatesstudio's vaak automatiseren. Wat er bij jou uitkomt, bepalen we nadat we hebben meegekeken.
Proces 01
Zegt iemand af, dan gaat de plek direct naar de eerste op de wachtlijst. Zo blijft er geen reformer leeg.
Proces 02
Nieuwe klanten volgen eerst een introductie. Daarna gaan de groepslessen op de reformer voor hen open.
Proces 03
Een oproep gaat naar instructeurs die kunnen invallen. Lukt het niet, dan horen de klanten het direct.
Proces 04
Het systeem houdt tegoed en geldigheid bij. De klant krijgt op tijd een seintje om te boeken of te verlengen.
Systeem en portaal
Een portaal in je eigen huisstijl. Instructeurs zien hun lessen, klanten alleen hun eigen boekingen en tegoed.
Jij en je instructeurs
Je klant
Uit de bibliotheek
Elke automatisering stap voor stap uitgelegd: wat er gebeurt en wat het oplevert.
Een geboekte afspraak landt direct op de juiste plek. De administratie volgt.
Zo werkt hetDocumentenContract, verklaring of rapport: opgemaakt uit je gegevens, klaar om te tekenen.
Zo werkt hetAIDe inbox ordent zichzelf: soort, klant, bijlage en een conceptantwoord.
Zo werkt hetAanpak
Geen offerte van tien pagina's op basis van een telefoontje. Zo weet je precies waar je ja tegen zegt.
Gratis en vrijblijvend. Je vertelt wat er schuurt, wij vertellen wat we ermee zouden doen.
Een tot drie dagen bij jou. We spreken de mensen die het werk doen en leggen vast hoe het echt gaat.
Binnen twee weken op papier: wat we bouwen, wat we automatiseren en in welke volgorde. Met een vaste prijs.
De eerste werkende versie staat doorgaans binnen enkele weken. Je ziet elke ronde vooruitgang.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Stel hem gerust in het kennismakingsgesprek.
Zegt een klant af, dan krijgt de eerste op de wachtlijst direct een bericht. Bevestigt die binnen de tijd die jij instelt, dan is de plek van haar. Zo niet, dan gaat het bericht naar de volgende. Jij hoeft niemand te bellen.
Ja. Het systeem weet per klant of de introductie gedaan is. Pas daarna kan ze groepslessen op de reformer boeken. Zo weet je zeker dat iedereen in de les de basis kent.
Stel een vast afmeldmoment in. Het systeem past jouw regels toe en laat de klant vooraf zien wat ze zijn. Wie te laat afmeldt, ziet dat terug in haar tegoed. Zo hoef je aan de balie niets uit te leggen.
Dat hangt af van wat je wilt aanpakken. De kennismaking is gratis. Daarna lopen we een tot drie dagen mee tussen de reformers. Binnen twee weken heeft je pilatesstudio een advies en blauwdruk, met een vaste prijs per stap.
Ja. Je hoeft niet alles te vervangen. Wij bouwen de wachtlijst, introducties en rittenkaarten eromheen. Raden we toch iets anders aan, dan hoor je eerst waarom en beslis jij.
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]