Branches/Groothandel en handel
Automatisering voor de handel
Orders komen binnen via mail, pdf, telefoon en WhatsApp, en iemand typt ze over. Wij laten AI orders, prijslijsten en inkoop klaarzetten, met een systeem en een bestelportaal voor je klanten erachter.
Herkenbaar
Herkenbaar bij handelsbedrijven
Er staan weer een hoop orders in de mailbox, wie pakt ze op?
binnendienst, maandag 07:50Klant belt: is zijn bestelling van vorige week al onderweg?
verkoop, dinsdag 10:20De nieuwe prijslijst van de leverancier is binnen, wie zet hem erin?
inkoop, woensdag 14:05Volgens het systeem hebben we er nog tien, maar het schap is leeg.
magazijn, donderdag 08:15Kan dit niet gewoon automatisch?
directie, vrijdag 17:05Ja. Vaak wel.
AI leest de order uit de mail of pdf, zoekt de juiste artikelen en zet de order klaar. Jij kijkt hem na en keurt goed. Klanten kunnen ook zelf bestellen in hun eigen portaal.
Zo lossen we het opKies je vak
Een technische groothandel werkt anders dan een importeur of een tegelhandel. Kies jouw tak van handel en lees welke problemen we daar aanpakken.
Orders automatisch verwerken, voorraad die klopt en een bestelportaal voor je klanten.
BekijkMateriaallijsten en foto's van onderdelen omzetten in orders, met een portaal voor installateurs.
BekijkOffertes uit bestek en tekening, leverplanning naar de bouwplaats en pallets in beeld.
BekijkHorecabestellingen uit WhatsApp en voicemail verwerkt, houdbaarheid bewaakt en creditnota's geregeld.
BekijkInkooporders, containers en documenten van buitenlandse leveranciers op een plek.
BekijkEen dealerportaal met eigen prijzen, productinformatie en claims, zonder mailverkeer.
BekijkOffertes in vierkante meters, partijnummers bewaard en levertijden die je klant zelf ziet.
BekijkOrders naar de juiste fabrikant, leveringen gevolgd en provisie automatisch berekend.
BekijkReserveonderdelen via een foto, projectleveringen per bouwnummer en showroombezoeken in een systeem.
BekijkVaste bestellingen, drukproeven en afroep van voorraad, met een portaal voor je klanten.
BekijkIn een handelsbedrijf draait alles om orders, voorraad en inkoop. Toch gaat veel nog met de hand. Orders komen binnen als mail, pdf of foto en worden overgetypt. Prijslijsten van leveranciers worden per regel aangepast. En de voorraad in het systeem klopt niet met wat er in het magazijn ligt.
Met AI-automatisering verdwijnt veel van dat handwerk. AI leest een order, ook als elke klant een eigen formaat stuurt, en koppelt de regels aan jouw artikelnummers. Een nieuwe prijslijst wordt ingelezen en de wijzigingen staan klaar om na te kijken. Raakt iets op, dan zet het systeem een inkooporder klaar. Jij keurt goed.
Daarachter staat een systeem dat bijhoudt wat er besteld, geleverd en gefactureerd is. Je team ziet in het portaal welke orders aandacht nodig hebben. Je klanten bestellen zelf, zien hun eigen prijzen en volgen hun levering. Dat scheelt telefoontjes, en je hoeft je huidige software niet in een keer te vervangen.
Problemen en oplossingen
Vijf momenten die bijna elke groothandel kent, en wat er verandert als het systeem het werk klaarzet.
AI leest de order, herkent de klant en de artikelen en zet de orderregels klaar. Twijfelt het systeem over een artikel, dan vraagt het jou.
Een lijst met nieuwe orders: klaar om goed te keuren, of met een vraag erbij.
Elke ontvangst, levering en retour wordt direct verwerkt. Bij een verschil krijgt het magazijn een seintje om te tellen.
Per artikel zie je de voorraad, wat besteld is en wat er onderweg is.
AI leest de nieuwe prijslijst, ook als pdf, en zet alle wijzigingen naast de oude prijzen. Jij keurt goed en je verkoopprijzen schuiven mee.
Een overzicht van welke prijzen omhoog of omlaag gaan, per leverancier.
Bij elke stap, van orderbevestiging tot verzending, krijgt de klant vanzelf een bericht met de verwachte leverdatum.
Je klant ziet in zijn portaal al zijn orders, leveringen en facturen.
AI legt de inkoopfactuur naast de inkooporder en de ontvangst. Klopt iets niet, dan zet het systeem het verschil voor je klaar.
Per leverancier zie je welke facturen kloppen en welke nog uitgezocht moeten worden.
Zo werkt het
Vier processen die we bij handelsbedrijven vaak automatiseren. Wat er bij jou uitkomt, bepalen we nadat we hebben meegekeken.
Proces 01
Een klant mailt een order of stuurt een pdf. AI leest hem uit en zet de order klaar in je systeem.
Proces 02
Ontvangsten, leveringen en retouren worden direct geboekt. Raakt iets op, dan staat de inkooporder klaar.
Proces 03
AI leest de prijslijst van je leverancier en laat zien wat er verandert. Jij keurt goed en de prijzen worden bijgewerkt.
Proces 04
In hun portaal bestellen klanten met hun eigen prijzen en zien ze waar hun levering is.
Systeem en portaal
Een portaal in je eigen huisstijl. Je team ziet wat er moet gebeuren, je klant ziet alleen zijn eigen orders en prijzen.
Jij en je team
Je klant
Uit de bibliotheek
Elke automatisering stap voor stap uitgelegd: wat er gebeurt en wat het oplevert.
De inbox ordent zichzelf: soort, klant, bijlage en een conceptantwoord.
Zo werkt hetPlanningOntvangst en uitgifte op één plek, met printklare labels en een bestelvoorstel.
Zo werkt hetVerkoopDe offerte maakt zichzelf op uit de calculatie en herinnert zichzelf na een week.
Zo werkt hetDocumentenContract, verklaring of rapport: opgemaakt uit je gegevens, klaar om te tekenen.
Zo werkt hetAanpak
Geen offerte van tien pagina's op basis van een telefoontje. Zo weet je precies waar je ja tegen zegt.
Gratis en vrijblijvend. Je vertelt wat er schuurt, wij vertellen wat we ermee zouden doen.
Een tot drie dagen bij jou. We spreken de mensen die het werk doen en leggen vast hoe het echt gaat.
Binnen twee weken op papier: wat we bouwen, wat we automatiseren en in welke volgorde. Met een vaste prijs.
De eerste werkende versie staat doorgaans binnen enkele weken. Je ziet elke ronde vooruitgang.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Stel hem gerust in het kennismakingsgesprek.
We kijken eerst hoe orders nu binnenkomen: per mail, pdf, telefoon of WhatsApp. Daarna laten we AI die orders uitlezen en aan je artikelen koppelen. Jij ziet de order klaarstaan en keurt hem goed. Zo verdwijnt het overtypen, maar houd je de controle.
Ja. Je ERP of boekhouding blijft gewoon draaien. We koppelen alleen wat nodig is en bouwen de rest eromheen. Zien we een pakket dat je echt tegenhoudt, dan leggen we uit waarom en kies jij of het vervangen wordt.
Ja. Je klanten krijgen een eigen portaal in jouw huisstijl. Ze zien hun eigen prijzen, bestellen opnieuw met een paar klikken en volgen hun levering. Er komt geen licentie per meekijkende klant bij.
Dat hangt af van hoeveel orderstromen en systemen er zijn. Je begint met een gratis kennismaking. Daarna lopen we een tot drie dagen mee, van orderbalie tot magazijn. Binnen twee weken ligt er een voorstel op tafel, met een vaste prijs voor iedere stap.
AI leest en zet klaar, maar een mens keurt goed. Twijfelt het systeem over een artikel of prijs, dan legt het die vraag aan jou voor. Zo gaat het sneller en zie jij altijd wat er verandert voordat het doorgaat.
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]