Branches/Groothandel en handel/Importeur
Automatisering voor importeurs
Je koopt in bij fabrikanten in het buitenland en wacht weken op een container. Wij laten AI de pakbonnen, facturen en certificaten uitlezen en houden bij wat er onderweg is, zodat je klanten weten wanneer het binnenkomt.
Herkenbaar
Herkenbaar bij importeurs
Wanneer komt die container nou binnen? De klant vraagt het weer.
verkoop, maandag 10:15De pakbon klopt niet met de inkooporder, er missen twee dozen.
magazijn, dinsdag 13:40Heeft de fabriek het certificaat voor die nieuwe serie al gestuurd?
inkoop, woensdag 09:20Hoeveel hebben we al verkocht van wat er nog onderweg is?
directie, vrijdag 15:30Kan dit niet gewoon automatisch?
directie, vrijdag 17:05Ja. Vaak wel.
AI leest de documenten van je leverancier, ook in het Engels of Duits, en zet ze naast je inkooporder. Het systeem houdt bij wat er onderweg is en wat er al van verkocht is.
Zo lossen we het opEen importeur heeft lange lijnen. Je bestelt bij een fabriek ver weg, de productie duurt weken en daarna gaat het nog over zee of over de weg. Onderweg komen er orderbevestigingen, facturen, pakbonnen en certificaten binnen, vaak in een andere taal. Die worden met de hand vergeleken. En klanten willen weten wanneer hun bestelling er is.
AI-automatisering brengt die stroom bij elkaar. AI leest de documenten van je leverancier en zet ze naast je inkooporder. Kloppen aantallen of prijzen niet, dan zie je het meteen. Het systeem houdt per zending de verwachte aankomst bij. Ontbreekt een certificaat of document, dan gaat er vanzelf een verzoek naar de leverancier.
In het portaal zie je per inkooporder de status: in productie, onderweg, binnen. Je verkopers zien wat ze al kunnen verkopen van wat nog onderweg is. Leveranciers leveren hun documenten aan in hun eigen omgeving. Je klanten zien de verwachte leverdatum van hun order zonder te hoeven bellen.
Problemen en oplossingen
Lange levertijden, veel documenten en klanten die willen weten waar hun spullen blijven. Vijf herkenbare situaties.
AI leest de orderbevestiging, ook in een andere taal, en vergelijkt aantallen, prijzen en levertijden met je inkooporder. Afwijkingen staan klaar om te bespreken.
Per inkooporder zie je of de bevestiging klopt of waar het verschil zit.
Het systeem houdt per zending de verwachte aankomst bij en past die aan als de leverancier of vervoerder een nieuwe datum doorgeeft.
Een overzicht van alle zendingen onderweg, met de verwachte aankomst per week.
Per zending weet het systeem welke documenten nodig zijn. Ontbreekt er iets, dan vraagt het de leverancier er vanzelf om.
De leverancier ziet in zijn omgeving wat er nog van hem nodig is en levert zelf aan.
Elke verkoop van goederen die nog onderweg zijn, wordt gekoppeld aan een zending. Zo zie je wat al vergeven is en wat nog vrij is.
Per artikel zie je de voorraad, wat onderweg is en wat daarvan al verkocht is.
Het magazijn telt de ontvangst op de telefoon. Het systeem legt dat naast de pakbon en zet een claim voor de leverancier klaar.
Per zending zie je de verschillen en de status van de claim.
Zo werkt het
Vier processen die we bij importeurs vaak automatiseren. Wat er bij jou uitkomt, bepalen we nadat we hebben meegekeken.
Proces 01
AI leest de orderbevestiging van de fabriek en vergelijkt hem met wat jij hebt besteld.
Proces 02
Per container of vracht staat de verwachte datum. Wijzigingen worden vanzelf bijgewerkt.
Proces 03
Het systeem weet welke documenten nodig zijn en vraagt de leverancier om wat ontbreekt.
Proces 04
Het magazijn telt op de telefoon. Klopt het niet met de pakbon, dan staat de claim klaar.
Systeem en portaal
Een portaal in je huisstijl. Je team ziet alle zendingen, leveranciers en klanten zien alleen wat voor hen is.
Jij en je team
Je leverancier en je klant
Uit de bibliotheek
Elke automatisering stap voor stap uitgelegd: wat er gebeurt en wat het oplevert.
De inbox ordent zichzelf: soort, klant, bijlage en een conceptantwoord.
Zo werkt hetDocumentenKlanten zien zelf wat ontbreekt en leveren het aan. Geen mailtjes meer.
Zo werkt hetDocumentenCertificaten en verklaringen met een vervaldatum. Ruim vooraf een seintje.
Zo werkt hetPlanningOntvangst en uitgifte op één plek, met printklare labels en een bestelvoorstel.
Zo werkt hetAanpak
Geen offerte van tien pagina's op basis van een telefoontje. Zo weet je precies waar je ja tegen zegt.
Gratis en vrijblijvend. Je vertelt wat er schuurt, wij vertellen wat we ermee zouden doen.
Een tot drie dagen bij jou. We spreken de mensen die het werk doen en leggen vast hoe het echt gaat.
Binnen twee weken op papier: wat we bouwen, wat we automatiseren en in welke volgorde. Met een vaste prijs.
De eerste werkende versie staat doorgaans binnen enkele weken. Je ziet elke ronde vooruitgang.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Stel hem gerust in het kennismakingsgesprek.
Door alle inkooporders, bevestigingen en zendingen in een systeem te zetten. AI leest de documenten van je leveranciers en zet ze bij de juiste order. Per order zie je dan in een oogopslag of hij in productie is, onderweg of binnen.
Ja. AI leest documenten in veel talen en haalt de artikelen, aantallen en prijzen eruit. Het systeem zet ze naast je eigen inkooporder. Een mens kijkt naar de verschillen en beslist.
Elke klantorder wordt gekoppeld aan een zending. Verandert de verwachte aankomst, dan schuift de leverdatum mee en krijgt de klant vanzelf bericht. In zijn portaal ziet hij altijd de actuele datum.
Eerst is er een gratis kennismaking. Dan lopen we een tot drie dagen mee bij inkoop, verkoop en in het magazijn. Binnen twee weken ligt er een advies met een vaste prijs voor elke stap. We bouwen daarna in rondes, te beginnen met de grootste tijdvreter.
Nee. Leveranciers krijgen een eigen omgeving die gewoon in de browser werkt. Daar zien ze welke documenten je nodig hebt en uploaden ze die. Mailen ze liever, dan leest AI de bijlagen uit.
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]