Branches/Vastgoed en beheer/Vastgoedonderhoud
Automatisering voor vastgoedonderhoud
Als onderhoudsbedrijf krijg je opdrachten van beheerders en corporaties in elke vorm en opmaak. Wij laten AI die opdrachten verwerken tot werkbonnen, planning en facturen, met een portaal voor je opdrachtgevers.
Herkenbaar
Herkenbaar bij vastgoedonderhoudsbedrijven
Er staan weer twintig opdrachten van de beheerder in de mail.
planning, maandag 07:45Welk opdrachtnummer hoort bij die kraan in de Lindelaan?
administratie, dinsdag 14:35De huurder is niet thuis, wat moet ik doen?
monteur, woensdag 10:20De corporatie wil foto's van voor en na bij elke factuur.
projectleider, donderdag 16:10Kan dit niet gewoon automatisch?
directie, vrijdag 17:05Ja. Vaak wel.
Een opdracht per mail of pdf wordt door AI gelezen en klaargezet als werkbon. Na het werk staat de factuur met het juiste opdrachtnummer klaar. Jij controleert.
Zo lossen we het opEen onderhoudsbedrijf voor vastgoed werkt voor beheerders, VvE's en woningcorporaties. Elke opdrachtgever stuurt opdrachten op zijn eigen manier: een mail, een pdf of een bericht uit zijn eigen systeem. Daarna bel je de huurder voor een afspraak en plan je de monteur in. Na het werk moet er een factuur uit met het juiste opdrachtnummer en foto's.
AI-automatisering maakt een eind aan dat overtypen. AI leest elke opdracht, haalt adres, huurder, omschrijving en opdrachtnummer eruit en zet een werkbon klaar. De huurder kiest zelf een moment. Na het werk legt de monteur alles vast met foto's. De factuur staat klaar in de vorm die de opdrachtgever wil.
In je portaal zie je alle opdrachten per opdrachtgever, de planning per monteur en wat er nog gefactureerd moet worden. Monteurs zien hun werkbonnen op de telefoon. Je opdrachtgever ziet in zijn eigen omgeving de status, de foto's en de facturen.
Problemen en oplossingen
Veel opdrachtgevers, elk met hun eigen eisen. Dit zijn de vijf plekken waar het werk blijft hangen.
AI leest de opdracht uit mail of pdf en haalt adres, huurder, omschrijving en opdrachtnummer eruit. De werkbon staat klaar.
Alle nieuwe opdrachten op een rij, per opdrachtgever.
De huurder krijgt een bericht met een link om zelf een moment te kiezen. Het systeem houdt rekening met de planning van je monteurs.
De huurder ziet zijn afspraak, jij de planning per monteur.
Een dag vooraf krijgt de huurder een herinnering. Is hij er toch niet, dan legt de monteur dat vast met een foto en volgt een nieuwe afspraak.
Per opdracht zie je of de afspraak is doorgegaan en wat er gebeurde.
Het opdrachtnummer gaat mee van opdracht tot factuur. Foto's en omschrijving worden er vanzelf bij gezet.
Per opdrachtgever zie je welke facturen klaar zijn en welke zijn betaald.
Na elke werkbon wordt het gebruikte materiaal afgeboekt. Is iets bijna op, dan staat er een bestelling klaar.
Een actueel overzicht van de voorraad per bus en werkplaats.
Zo werkt het
Vier processen die we bij vastgoedonderhoudsbedrijven vaak automatiseren. Wat er bij jou uitkomt, bepalen we nadat we hebben meegekeken.
Proces 01
AI leest de opdracht en zet een werkbon klaar met adres, huurder en opdrachtnummer. Jij controleert.
Proces 02
De huurder krijgt een link en kiest een tijd. Een dag vooraf volgt een herinnering, zodat je monteur niet voor niets komt.
Proces 03
De monteur maakt foto's van voor en na, noteert het werk en het materiaal. Dat gaat direct naar de werkbon.
Proces 04
Opdrachtnummer, omschrijving en foto's gaan vanzelf mee. De factuur staat klaar in de gevraagde vorm.
Systeem en portaal
Een opdrachtenportaal in de kleuren van je bedrijf. Monteurs zien hun werkbonnen, opdrachtgevers de status en foto's van hun opdrachten.
Jij en je monteurs
Je opdrachtgever
Uit de bibliotheek
Elke automatisering stap voor stap uitgelegd: wat er gebeurt en wat het oplevert.
De inbox ordent zichzelf: soort, klant, bijlage en een conceptantwoord.
Zo werkt hetAdministratieAIWerkbonnen die direct klaarstaan voor de factuur, ook vanaf een foto.
Zo werkt hetPlanningEen geboekte afspraak landt direct op de juiste plek. De administratie volgt.
Zo werkt hetPlanningOntvangst en uitgifte op één plek, met printklare labels en een bestelvoorstel.
Zo werkt hetAanpak
Geen offerte van tien pagina's op basis van een telefoontje. Zo weet je precies waar je ja tegen zegt.
Gratis en vrijblijvend. Je vertelt wat er schuurt, wij vertellen wat we ermee zouden doen.
Een tot drie dagen bij jou. We spreken de mensen die het werk doen en leggen vast hoe het echt gaat.
Binnen twee weken op papier: wat we bouwen, wat we automatiseren en in welke volgorde. Met een vaste prijs.
De eerste werkende versie staat doorgaans binnen enkele weken. Je ziet elke ronde vooruitgang.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Stel hem gerust in het kennismakingsgesprek.
AI leest de opdracht uit mail of pdf en haalt adres, huurder, omschrijving en opdrachtnummer eruit. Daar maakt het systeem een werkbon van. Jij controleert en plant. Dat scheelt je administratie veel overtypen.
Een app die je monteurs zonder uitleg gebruiken en die alles meeneemt naar de factuur. Wij bouwen die rond jullie werkwijze en de eisen van je opdrachtgevers, naast de software die je al hebt.
Door het opdrachtnummer van de opdrachtgever vanaf het begin mee te nemen. Het systeem zet het met de omschrijving en foto's op de factuur, in de vorm die die opdrachtgever wil. Zo klopt alles in een keer.
Dat hangt af van het aantal opdrachtgevers en monteurs. Na een gratis kennismaking lopen we een tot drie dagen mee, ook met een monteur op de bus. Binnen twee weken ligt er een blauwdruk voor je onderhoudsbedrijf, met een vaste prijs per stap.
Ja. Elke opdrachtgever krijgt een eigen omgeving met de status, foto's en facturen van zijn opdrachten. Hij ziet niets van andere klanten. Je opdrachtgevers kijken mee zonder licentie per persoon.
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]