Branches/Vastgoed en beheer/VvE-beheerder
Software voor VvE-beheerders
Als VvE-beheerder beantwoord je vragen van veel eigenaren, regel je reparaties en bereid je vergaderingen voor. Wij laten AI meldingen, offertes en vergaderstukken klaarzetten, met een portaal voor bestuur en eigenaren.
Herkenbaar
Herkenbaar bij VvE-beheerders
De lift in het complex aan de Parklaan staat weer stil.
bewoner, maandag 07:55Hebben we al drie offertes voor het schilderwerk binnen?
VvE-beheerder, dinsdag 10:30Wanneer gaan de stukken voor de vergadering naar de eigenaren?
secretaris bestuur, woensdag 19:45Wie heeft de notulen van de vorige vergadering?
voorzitter, donderdag 20:10Kan dit niet gewoon automatisch?
directie, vrijdag 17:05Ja. Vaak wel.
Een melding van een bewoner, een offerte of een vergadering wordt door het systeem opgepakt. Jij en het bestuur beslissen, het uitzoeken en rondsturen gebeurt vanzelf.
Zo lossen we het opEen VvE-beheerder werkt voor veel eigenaren tegelijk. Iemand meldt een lekkage in de berging, het bestuur wil offertes voor het schilderwerk en de jaarvergadering komt eraan. Elke eigenaar mailt zijn eigen vraag. Stukken, besluiten en het onderhoudsplan staan verspreid over mappen en mailboxen.
AI-automatisering zet daar structuur in. AI leest een melding van een bewoner, herkent het complex en het probleem en zet een opdracht klaar. Offertes van aannemers worden naast elkaar gezet, zodat het bestuur kan vergelijken. Voor de vergadering verzamelt het systeem de stukken en verstuurt het de uitnodiging.
In je portaal zie je per VvE de meldingen, offertes, besluiten en het onderhoudsplan. Het bestuur keurt offertes goed in zijn eigen omgeving. Eigenaren melden zelf, lezen de notulen terug en zien wat er met hun melding gebeurt.
Problemen en oplossingen
Veel eigenaren, een bestuur dat mee wil beslissen en een onderhoudsplan dat moet kloppen. Hier zit het werk.
AI leest de melding, herkent complex en probleem en zet een opdracht klaar voor de vaste vakman. Bij grotere kosten gaat hij eerst naar het bestuur.
Bewoners melden zelf en zien de voortgang, jij ziet alles per complex.
AI leest de offertes en zet prijs, werkzaamheden en planning naast elkaar. Het bestuur ziet in een oogopslag de verschillen.
Het bestuur vergelijkt en keurt offertes goed in zijn eigen portaal.
Het systeem verzamelt agenda, jaarstukken en voorstellen en verstuurt de uitnodiging op tijd naar alle eigenaren.
Eigenaren vinden de stukken en kunnen vooraf vragen stellen.
Na de vergadering zet AI de notulen klaar uit je aantekeningen. Besluiten worden apart bewaard per onderwerp.
Elke eigenaar zoekt zelf in de notulen en besluiten van zijn VvE.
Het systeem kent het meerjarenonderhoudsplan en geeft ruim op tijd aan welk werk eraan komt, zodat offertes op tijd worden gevraagd.
Per complex zie je welk onderhoud de komende jaren gepland staat.
Zo werkt het
Vier processen die we bij VvE-beheerders vaak automatiseren. Wat er bij jou uitkomt, bepalen we nadat we hebben meegekeken.
Proces 01
De bewoner meldt met een foto. AI zet de opdracht klaar, het bestuur keurt goed als dat nodig is.
Proces 02
AI haalt prijs, werk en planning uit elke offerte en zet ze op een rij. Het bestuur kiest in zijn portaal.
Proces 03
Stukken worden verzameld en verstuurd. Na afloop zet AI de notulen klaar uit je aantekeningen.
Proces 04
Het systeem kijkt vooruit in het onderhoudsplan en zet op tijd het opvragen van offertes klaar.
Systeem en portaal
Per VvE een eigen portaal in jouw huisstijl, met een ingang voor het bestuur en voor elke eigenaar.
Jij en je team
Bestuur en eigenaren
Uit de bibliotheek
Elke automatisering stap voor stap uitgelegd: wat er gebeurt en wat het oplevert.
De inbox ordent zichzelf: soort, klant, bijlage en een conceptantwoord.
Zo werkt hetVerkoopDe offerte maakt zichzelf op uit de calculatie en herinnert zichzelf na een week.
Zo werkt hetDocumentenContract, verklaring of rapport: opgemaakt uit je gegevens, klaar om te tekenen.
Zo werkt hetPlanningElke installatie met een datum. Het systeem plant ruim vooraf.
Zo werkt hetAanpak
Geen offerte van tien pagina's op basis van een telefoontje. Zo weet je precies waar je ja tegen zegt.
Gratis en vrijblijvend. Je vertelt wat er schuurt, wij vertellen wat we ermee zouden doen.
Een tot drie dagen bij jou. We spreken de mensen die het werk doen en leggen vast hoe het echt gaat.
Binnen twee weken op papier: wat we bouwen, wat we automatiseren en in welke volgorde. Met een vaste prijs.
De eerste werkende versie staat doorgaans binnen enkele weken. Je ziet elke ronde vooruitgang.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Stel hem gerust in het kennismakingsgesprek.
Software die meldingen, offertes en vergaderingen voor al je VvE's bij elkaar brengt. Wij bouwen dat rond jullie werkwijze en koppelen het aan wat je al gebruikt. Bestuur en eigenaren krijgen een eigen portaal.
AI leest de offertes van aannemers en zet prijs, werkzaamheden en planning naast elkaar. Het bestuur ziet de verschillen in zijn portaal en keurt goed. Jij hoeft geen vergelijking meer met de hand te maken.
AI kan uit je aantekeningen nette notulen klaarzetten, met de besluiten apart. Jij leest ze na voordat ze naar de eigenaren gaan. Zo staan ze sneller klaar en zijn ze later makkelijk terug te vinden.
Dat hangt af van het aantal VvE's en wat je eerst wilt aanpakken. Na een gratis kennismaking lopen we een tot drie dagen mee, ook bij een vergadering als dat kan. Binnen twee weken krijg je een blauwdruk met een vaste prijs voor elke stap. Daarna bouwen we in rondes, te beginnen met wat het meeste tijd scheelt.
Nee, je betaalt geen licentie per meekijker. Elke eigenaar en elk bestuurslid krijgt een eigen omgeving en ziet alleen wat bij zijn VvE hoort.
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]