Branches/Personeel en uitzenden/Arbodienst
Automatisering voor arbodiensten
Een arbodienst verwerkt meldingen van werkgevers, plant afspraken en bewaakt vaste termijnen. Wij laten AI dat regelwerk klaarzetten, met een portaal waarin werkgevers alleen zien wat voor hen bedoeld is.
Herkenbaar
Herkenbaar bij arbodiensten
Er zijn vanochtend weer veel meldingen van werkgevers binnengekomen.
planning, maandag 08:10Wanneer heeft deze medewerker zijn eerste afspraak?
casemanager, dinsdag 10:25Een werkgever vraagt waarom hij nog geen terugkoppeling heeft.
accountmanager, woensdag 13:50Welke dossiers hebben deze maand een termijn die afloopt?
teamleider, donderdag 09:35Kan dit niet gewoon automatisch?
directie, vrijdag 17:05Ja. Vaak wel.
Een melding, een afspraak of een termijn die nadert zet vanzelf de volgende stap klaar. De professional beslist, het systeem regelt de planning en opvolging.
Zo lossen we het opEen arbodienst werkt met veel werkgevers en nog meer meldingen. Een melding komt binnen via mail, formulier of telefoon en moet worden ingepland. Er gelden vaste termijnen voor gesprekken en rapportages. Werkgevers willen weten hoe het ervoor staat. En de agenda's van professionals moeten kloppen. Veel daarvan wordt nu met de hand bijgehouden.
AI-automatisering neemt dat regelwerk grotendeels van je over. AI leest een melding en zet het dossier klaar met werkgever, medewerker en de termijnen die gelden. Het systeem stelt een afspraak voor en stuurt de medewerker vanzelf een uitnodiging. Voordat een termijn verloopt, krijgt de casemanager een seintje. De professional beslist en keurt goed.
Je dossiersoftware blijft in gebruik; het systeem werkt eromheen. In je portaal zie je nieuwe meldingen, geplande afspraken en termijnen die eraan komen. Werkgevers zien in hun eigen omgeving de stand van zaken en de terugkoppeling die voor hen bedoeld is. Medewerkers zien hun eigen afspraken.
Problemen en oplossingen
Vijf momenten uit de praktijk van een arbodienst, en wat het systeem daarvan overneemt.
AI leest elke melding uit mail of formulier en zet het dossier klaar met werkgever, medewerker en termijnen. Jij controleert.
Een lijst met nieuwe meldingen: binnen, ingepland of in behandeling.
Het systeem stelt een moment voor in de agenda van de juiste professional. De medewerker krijgt vanzelf een uitnodiging en een herinnering.
Een agenda per professional en per locatie, ook voor online afspraken.
Per dossier staan de termijnen vast. Het systeem geeft ruim op tijd een seintje aan de casemanager.
Per casemanager zie je welke termijnen er de komende weken aankomen.
Na een afspraak zet het systeem de terugkoppeling voor de werkgever klaar. De professional controleert wat erin staat en verstuurt.
De werkgever ziet de stand van zaken in zijn eigen omgeving.
Medewerkers krijgen vooraf een herinnering en kunnen verzetten. Komt iemand niet, dan krijgen casemanager en werkgever een seintje.
Je ziet per dag welke afspraken bevestigd zijn en wie niet kwam.
Zo werkt het
Vier processen die we bij arbodiensten vaak automatiseren. Wat er bij jou uitkomt, bepalen we nadat we hebben meegekeken.
Proces 01
AI leest de melding en zet het dossier klaar met de juiste termijnen. Het systeem stelt meteen een afspraak voor.
Proces 02
De medewerker krijgt een uitnodiging en herinnering. Verzetten kan met een klik, de agenda past zich aan.
Proces 03
Per dossier staan de termijnen vast. Voordat er iets moet gebeuren, krijgt de casemanager een seintje.
Proces 04
Na de afspraak staat de terugkoppeling klaar. De professional controleert de inhoud en verstuurt.
Systeem en portaal
Een portaal in je eigen huisstijl. Professionals zien hun agenda en dossiers, werkgevers alleen de terugkoppeling die voor hen bedoeld is.
Jij en je professionals
De werkgever
Uit de bibliotheek
Elke automatisering stap voor stap uitgelegd: wat er gebeurt en wat het oplevert.
De inbox ordent zichzelf: soort, klant, bijlage en een conceptantwoord.
Zo werkt hetPlanningEen geboekte afspraak landt direct op de juiste plek. De administratie volgt.
Zo werkt hetDocumentenContract, verklaring of rapport: opgemaakt uit je gegevens, klaar om te tekenen.
Zo werkt hetAanpak
Geen offerte van tien pagina's op basis van een telefoontje. Zo weet je precies waar je ja tegen zegt.
Gratis en vrijblijvend. Je vertelt wat er schuurt, wij vertellen wat we ermee zouden doen.
Een tot drie dagen bij jou. We spreken de mensen die het werk doen en leggen vast hoe het echt gaat.
Binnen twee weken op papier: wat we bouwen, wat we automatiseren en in welke volgorde. Met een vaste prijs.
De eerste werkende versie staat doorgaans binnen enkele weken. Je ziet elke ronde vooruitgang.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Stel hem gerust in het kennismakingsgesprek.
AI leest meldingen uit mail of formulier en zet het dossier klaar met werkgever, medewerker en termijnen. Het systeem stelt meteen een afspraak voor. Een medewerker controleert en keurt goed.
Per dossier staan de termijnen in het systeem. Ruim voordat er iets moet gebeuren, krijgt de casemanager een seintje. In het portaal zie je per persoon welke termijnen eraan komen.
Alleen wat voor hem bedoeld is, zoals de stand van zaken en de terugkoppeling die de professional heeft vrijgegeven. Jij bepaalt wat er gedeeld wordt. Je betaalt geen licentie per meekijker.
Dat hangt af van wat je arbodienst wil automatiseren. De kennismaking kost niets. Daarna lopen we een tot drie dagen mee met planning en casemanagers. Binnen twee weken volgen advies en blauwdruk, met een vaste prijs voor iedere stap.
Nee. Je dossiersoftware blijft in gebruik. Wij bouwen eromheen voor meldingen, planning en opvolging. Adviseren we ooit iets te vervangen, dan krijg je uitleg en neem jij het besluit.
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]