Branches/Administratie- en boekhoudkantoren/Administratiekantoor
Automatisering administratiekantoor
Als administratiekantoor wacht je elk kwartaal op dezelfde klanten. Wij laten AI de stukken lezen, vragen over posten klaarzetten en herinneringen sturen. Je klant levert alles aan in zijn eigen portaal.
Herkenbaar
Herkenbaar bij administratiekantoren
De btw moet bijna weg en er missen nog steeds klanten.
administratief medewerker, maandag 09:15Weet iemand wat deze betaling aan een webshop is?
boekhouder, dinsdag 14:30Ik heb de klant al drie keer gemaild over die factuur.
assistent, woensdag 10:55Kunnen we de nieuwe klant volgende week al meenemen?
kantoorhouder, donderdag 16:00Kan dit niet gewoon automatisch?
directie, vrijdag 17:05Ja. Vaak wel.
Stuurt je klant een factuur, een foto van een bon of een antwoord? Dan zet het systeem het klaar bij de juiste klant en periode. Jij boekt en controleert.
Zo lossen we het opEen administratiekantoor werkt in een vast ritme. Elke maand of elk kwartaal moeten de stukken binnen zijn voor de btw-aangifte. Toch zijn het steeds dezelfde klanten die te laat zijn. Er staan betalingen open zonder bon. Vragen over posten gaan per mail heen en weer. En alles wat binnenkomt, moet iemand eerst sorteren.
AI-automatisering neemt dat sorteren en nabellen over. AI leest facturen en bonnen, herkent de klant en de periode en zet ze klaar om te boeken. Voor elke btw-periode vraagt het systeem op wat ontbreekt. Bij een betaling zonder bon krijgt de klant een korte vraag. Zijn antwoord komt vanzelf bij de juiste post.
Alles staat in een systeem met per klant de periodes, de stukken, de open vragen en de deadlines. In je portaal zie je per btw-periode wie compleet is. Je klant ziet in zijn eigen omgeving welke vragen openstaan en uploadt zijn stukken direct. Zo heb je aan het eind van de periode geen stapel meer.
Problemen en oplossingen
Herkenbare momenten uit het kwartaal van een administratiekantoor, en wat het systeem daarin overneemt.
Het systeem weet per klant wat er voor de btw-periode nodig is. Het vraagt op tijd op, herinnert vanzelf en meldt jou wie achterloopt.
Per btw-periode een lijst: compleet, bijna compleet of nog niets binnen.
AI zet een vraag klaar bij elke onduidelijke post, met het bedrag en de datum erbij. De klant antwoordt kort en het antwoord komt bij de post.
Je klant ziet al zijn open vragen op een plek en beantwoordt ze snel.
AI leest elk stuk, herkent klant, leverancier en periode en zet het klaar om te boeken. Bij twijfel legt het het stuk aan jou voor.
Per klant zie je wat er binnen is en wat nog verwerkt moet worden.
Na de opdrachtbevestiging krijgt de klant een vaste lijst: gegevens, machtigingen en openingsstukken. Het systeem volgt op tot alles binnen is.
De nieuwe klant ziet wat hij moet regelen en wat al klaar is.
Na elke stap krijgt de klant vanzelf bericht: stukken compleet, aangifte klaar, ingediend. Zo hoeft hij niet te bellen.
Je klant ziet de status van zijn administratie per periode.
Zo werkt het
Vier processen die we bij administratiekantoren vaak automatiseren. Wat er bij jou uitkomt, bepalen we nadat we hebben meegekeken.
Proces 01
Het systeem vraagt per klant op wat er voor de periode nodig is en herinnert tot alles binnen is.
Proces 02
Bij een onduidelijke post staat een vraag klaar. De klant antwoordt in zijn portaal en het antwoord komt bij de post.
Proces 03
AI leest wat binnenkomt via mail, foto of scan en zet het klaar bij de juiste klant en periode.
Proces 04
Na akkoord krijgt de klant een lijst met wat nodig is. Het systeem volgt op tot alles compleet is.
Systeem en portaal
In de huisstijl van je kantoor, zonder overbodige knoppen. Jij ziet alle klanten en periodes, je klant alleen zijn eigen administratie.
Jij en je team
Je klant
Uit de bibliotheek
Elke automatisering stap voor stap uitgelegd: wat er gebeurt en wat het oplevert.
Klanten zien zelf wat ontbreekt en leveren het aan. Geen mailtjes meer.
Zo werkt hetAIDe inbox ordent zichzelf: soort, klant, bijlage en een conceptantwoord.
Zo werkt hetDocumentenContract, verklaring of rapport: opgemaakt uit je gegevens, klaar om te tekenen.
Zo werkt hetAanpak
Geen offerte van tien pagina's op basis van een telefoontje. Zo weet je precies waar je ja tegen zegt.
Gratis en vrijblijvend. Je vertelt wat er schuurt, wij vertellen wat we ermee zouden doen.
Een tot drie dagen bij jou. We spreken de mensen die het werk doen en leggen vast hoe het echt gaat.
Binnen twee weken op papier: wat we bouwen, wat we automatiseren en in welke volgorde. Met een vaste prijs.
De eerste werkende versie staat doorgaans binnen enkele weken. Je ziet elke ronde vooruitgang.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Stel hem gerust in het kennismakingsgesprek.
Het systeem weet per klant wat er voor elke btw-periode nodig is. Het vraagt op tijd op, stuurt vanzelf herinneringen en meldt jou wie achterloopt. Je klant uploadt alles in zijn eigen portaal, ook met een foto vanaf zijn telefoon.
Bij elke onduidelijke post zet het systeem een korte vraag klaar met datum en bedrag. Je klant ziet al zijn vragen op een plek en antwoordt in een paar woorden. Het antwoord komt vanzelf bij de juiste post.
Wij bouwen een portaal in je eigen huisstijl, met alleen wat je klant nodig heeft. Stukken uploaden, vragen beantwoorden en de status zien. Je betaalt geen licentie per klant die meekijkt.
Dat verschilt per kantoor. Eerst is er een gratis en vrijblijvende kennismaking. Daarna lopen we een tot drie dagen mee in jullie kwartaalritme. Je krijgt binnen twee weken een blauwdruk, met een vaste prijs voor elke stap.
Nee. Je blijft boeken in het pakket dat je al gebruikt. Wij automatiseren het verzamelen, sorteren en opvragen eromheen. Adviseren we toch iets te vervangen, dan leggen we uit waarom en beslis jij.
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]