Branches/Administratie- en boekhoudkantoren/Accountantskantoor
Automatisering voor accountants
Als accountantskantoor zit je elk voorjaar te wachten op stukken voor de jaarrekening. Wij laten AI de stukken opvragen, lezen en klaarzetten, met een portaal waar je klant aanlevert, vragen beantwoordt en akkoord geeft.
Herkenbaar
Herkenbaar bij accountantskantoren
Hoeveel dossiers voor het jaarwerk zijn al compleet?
teamleider, maandag 08:20De klant heeft de voorraadlijst nog steeds niet gestuurd.
assistent-accountant, dinsdag 11:40Is het cliëntonderzoek van die nieuwe bv al afgerond?
compliance, woensdag 14:50Wanneer tekent de klant de jaarrekening eigenlijk?
accountant, donderdag 10:25Kan dit niet gewoon automatisch?
directie, vrijdag 17:05Ja. Vaak wel.
Komt er een stuk voor de jaarrekening, een antwoord van de klant of een nieuw dossier binnen? Dan zet het systeem de volgende stap klaar. Je team besteedt tijd aan controle en advies.
Zo lossen we het opOp een accountantskantoor piekt het werk rond de jaarrekening. Voor elk dossier moet een lange lijst stukken binnenkomen. Banksaldi, voorraad, debiteuren, contracten. Klanten leveren ze in delen aan, via mail en losse bestanden. Daarnaast moet bij elke nieuwe klant het cliëntonderzoek op orde zijn. En aan het eind wacht je op akkoord en een handtekening.
AI-automatisering pakt dat werk op. Het systeem stuurt per dossier een vaste lijst met op te vragen stukken en herinnert tot alles binnen is. AI leest wat binnenkomt en zet het bij het juiste onderdeel. Bij een nieuwe klant worden identificatie en gegevens vanzelf opgevraagd. De conceptjaarrekening gaat ter akkoord naar de klant.
Alles staat in een systeem met per dossier de stukken, de open vragen, het cliëntonderzoek en de status van de jaarrekening. In je portaal zie je welke dossiers compleet zijn en welke vastlopen. Je klant ziet zijn lijst, beantwoordt vragen en geeft akkoord in zijn eigen omgeving. Zo loopt het jaarwerk gelijkmatiger.
Problemen en oplossingen
Vijf momenten uit het jaarwerk waar tijd verloren gaat, en hoe het systeem ze overneemt.
Per dossier gaat een vaste lijst naar de klant. AI leest wat binnenkomt en vinkt het juiste onderdeel af. Wat ontbreekt, wordt vanzelf nagevraagd.
Per dossier zie je de lijst met stukken: binnen, beoordeeld of nog open.
Bij een nieuwe klant vraagt het systeem identificatie, gegevens van de eigenaren en het uittreksel op. Pas als het compleet is, gaat het dossier verder.
Per klant zie je of het cliëntonderzoek compleet is en wat ontbreekt.
Je team zet een vraag bij het juiste onderdeel. De klant antwoordt in zijn portaal en het antwoord komt terug in het dossier.
Je klant ziet al zijn open vragen bij elkaar en beantwoordt ze daar.
Het systeem zet de opdrachtbevestiging klaar met de afspraken van vorig jaar en de wijzigingen. De klant tekent digitaal.
Per klant de opdrachtbevestiging met de status: concept, verstuurd, getekend.
De conceptjaarrekening gaat ter akkoord naar de klant. Blijft het stil, dan volgt een herinnering. Akkoord en handtekening worden vastgelegd.
Per dossier zie je waar de jaarrekening staat: concept, akkoord, getekend.
Zo werkt het
Vier processen die we bij accountantskantoren vaak automatiseren. Wat er bij jou uitkomt, bepalen we nadat we hebben meegekeken.
Proces 01
De klant krijgt een vaste lijst. AI leest wat binnenkomt en vinkt af. Wat ontbreekt, wordt nagevraagd.
Proces 02
Bij een nieuwe klant vraagt het systeem identificatie en gegevens op en houdt het bij wat er nog ontbreekt.
Proces 03
Een vraag van je team komt in het portaal van de klant. Zijn antwoord gaat vanzelf terug naar het dossier.
Proces 04
Het concept gaat naar de klant. Het systeem herinnert en legt akkoord en handtekening vast in het dossier.
Systeem en portaal
Een portaal met de uitstraling van je kantoor. Je team ziet alle dossiers, je klant alleen zijn eigen jaarwerk.
Jij en je team
Je klant
Uit de bibliotheek
Elke automatisering stap voor stap uitgelegd: wat er gebeurt en wat het oplevert.
Klanten zien zelf wat ontbreekt en leveren het aan. Geen mailtjes meer.
Zo werkt hetAIDe inbox ordent zichzelf: soort, klant, bijlage en een conceptantwoord.
Zo werkt hetDocumentenContract, verklaring of rapport: opgemaakt uit je gegevens, klaar om te tekenen.
Zo werkt hetDocumentenCertificaten en verklaringen met een vervaldatum. Ruim vooraf een seintje.
Zo werkt hetAanpak
Geen offerte van tien pagina's op basis van een telefoontje. Zo weet je precies waar je ja tegen zegt.
Gratis en vrijblijvend. Je vertelt wat er schuurt, wij vertellen wat we ermee zouden doen.
Een tot drie dagen bij jou. We spreken de mensen die het werk doen en leggen vast hoe het echt gaat.
Binnen twee weken op papier: wat we bouwen, wat we automatiseren en in welke volgorde. Met een vaste prijs.
De eerste werkende versie staat doorgaans binnen enkele weken. Je ziet elke ronde vooruitgang.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Stel hem gerust in het kennismakingsgesprek.
Met een vaste lijst per dossier die in het portaal van je klant staat. De klant ziet wat er nodig is en uploadt het daar. AI leest wat binnenkomt en vinkt het juiste onderdeel af. Wat ontbreekt, wordt vanzelf nagevraagd.
Het opvragen en bijhouden wel. Het systeem vraagt identificatie, gegevens van de eigenaren en het uittreksel op en laat zien wat ontbreekt. De beoordeling blijft bij je team. Zo start een dossier pas als alles compleet is.
De conceptjaarrekening gaat via het portaal ter akkoord naar de klant. Blijft het stil, dan volgt vanzelf een herinnering. Akkoord en handtekening worden vastgelegd in het dossier, zodat je altijd kunt terugzien wie wanneer akkoord gaf.
Dat hangt af van de stappen die je wilt automatiseren. We starten met een gratis kennismaking. Daarna lopen we een tot drie dagen mee met je team, het liefst in een drukke periode. Binnen twee weken ligt er een blauwdruk op tafel, met een vaste prijs per stap.
Ja. Je team blijft werken in de software die je al hebt. Wij automatiseren het verzamelen, opvragen en opvolgen eromheen. Soms adviseren we iets te vervangen, maar dan leggen we uit waarom en beslis jij.
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]