Branches/Administratie- en boekhoudkantoren/Boekhouder
Automatisering voor boekhouders
Als boekhouder heb je veel kleine klanten die bonnen sturen via WhatsApp, mail en soms een envelop. Wij laten AI die bonnen lezen en koppelen aan de juiste betaling, met een portaal waar je klant alles kwijt kan.
Herkenbaar
Herkenbaar bij boekhouders
Mijn WhatsApp staat weer vol met foto's van bonnetjes.
boekhouder, maandag 07:55Bij welke betaling hoort deze bon van de bouwmarkt?
zelfstandig boekhouder, dinsdag 12:10Ik heb jouw bon van de laptop nog nodig, kun je hem sturen?
appje aan klant, woensdag 17:20Hoeveel klanten moeten nog stukken sturen voor de aangifte?
boekhouder, donderdag 09:05Kan dit niet gewoon automatisch?
directie, vrijdag 17:05Ja. Vaak wel.
Een foto van een bon, een factuur of een bankafschrift komt vanzelf bij de juiste klant en betaling. Ontbreekt er een bon, dan krijgt je klant meteen een vraag.
Zo lossen we het opAls boekhouder doe je veel zelf. Je klanten zijn vaak zzp'ers en kleine ondernemers. Ze sturen bonnen als foto via WhatsApp, facturen via mail en soms een envelop met papier. Daarna zoek jij bij welke betaling elke bon hoort. Bij de aangifte inkomstenbelasting begint het verzamelen opnieuw.
AI-automatisering neemt het zoekwerk over. AI leest elke bon en factuur, haalt datum, bedrag en leverancier eruit en koppelt hem aan de juiste betaling. Betalingen zonder bon komen op een lijstje voor de klant. Voor de jaarafsluiting en de aangifte vraagt het systeem vanzelf op wat er nog nodig is. Jij controleert en boekt.
Alles staat in een systeem met per klant de bonnen, de open vragen en de deadlines. In je portaal zie je in een oogopslag welke klant bij is en welke niet. Je klant maakt een foto van een bon in zijn eigen omgeving en ziet welke bonnen nog missen. Zo blijft je eigen WhatsApp weer van jou.
Problemen en oplossingen
Vijf momenten uit de week van een boekhouder, en wat het systeem daarin van je overneemt.
AI leest elke foto, scan of pdf, haalt datum, bedrag en leverancier eruit en zet hem bij de juiste klant. Jij hoeft niets meer over te typen.
Per klant zie je welke bonnen binnen zijn en welke al verwerkt.
Het systeem legt bonnen naast de bankafschriften en stelt de juiste betaling voor. Jij keurt goed of past aan.
Een lijst met gekoppelde en nog niet gekoppelde betalingen per klant.
Betalingen zonder bon komen op een lijst voor de klant. Hij krijgt een seintje en uploadt de bon met een foto.
Je klant ziet welke betalingen een bon missen en vult ze zelf aan.
Het systeem weet per klant welke stukken nodig zijn, zoals jaaropgaven en overzichten van de bank. Het vraagt ze op en herinnert vanzelf.
Per klant een lijst voor de aangifte: binnen of nog nodig.
AI leest vragen van klanten en zet een conceptantwoord klaar. Eenvoudige vragen gaan na jouw akkoord de deur uit, de rest komt op je lijst.
Je klant stelt een vraag in zijn portaal en ziet daar het antwoord.
Zo werkt het
Vier processen die we bij boekhouders vaak automatiseren. Wat er bij jou uitkomt, bepalen we nadat we hebben meegekeken.
Proces 01
Je klant maakt een foto. AI leest de bon en koppelt hem aan de juiste betaling. Jij keurt goed en boekt.
Proces 02
Betalingen zonder bon komen op een lijst. De klant krijgt een seintje en vult ze aan met een foto.
Proces 03
Per klant staat welke stukken nodig zijn. Het systeem vraagt ze op en meldt wanneer alles binnen is.
Proces 04
Een vraag komt binnen in het portaal. AI zet een conceptantwoord klaar dat jij nakijkt en verstuurt.
Systeem en portaal
Een eenvoudig portaal in je eigen huisstijl. Jij ziet al je klanten, je klant alleen zijn eigen bonnen en vragen.
Jij als boekhouder
Je klant
Uit de bibliotheek
Elke automatisering stap voor stap uitgelegd: wat er gebeurt en wat het oplevert.
Klanten zien zelf wat ontbreekt en leveren het aan. Geen mailtjes meer.
Zo werkt hetAIDe inbox ordent zichzelf: soort, klant, bijlage en een conceptantwoord.
Zo werkt hetDocumentenContract, verklaring of rapport: opgemaakt uit je gegevens, klaar om te tekenen.
Zo werkt hetAanpak
Geen offerte van tien pagina's op basis van een telefoontje. Zo weet je precies waar je ja tegen zegt.
Gratis en vrijblijvend. Je vertelt wat er schuurt, wij vertellen wat we ermee zouden doen.
Een tot drie dagen bij jou. We spreken de mensen die het werk doen en leggen vast hoe het echt gaat.
Binnen twee weken op papier: wat we bouwen, wat we automatiseren en in welke volgorde. Met een vaste prijs.
De eerste werkende versie staat doorgaans binnen enkele weken. Je ziet elke ronde vooruitgang.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Stel hem gerust in het kennismakingsgesprek.
Je klant krijgt een eigen portaal waarin hij een foto van een bon maakt of een bestand uploadt. Komt er toch nog iets via WhatsApp of mail binnen, dan zet AI het bij de juiste klant. Zo blijft je eigen telefoon rustig.
Ja. AI leest datum, bedrag en leverancier van de bon en legt die naast de bankafschriften. Het systeem stelt de juiste betaling voor en jij keurt goed. Bij twijfel legt het de bon aan jou voor.
Juist dan. Als je alleen werkt, gaat elke minuut zoeken af van je tijd voor klanten. We beginnen klein, met de stap die nu het meeste tijd kost. Daarna bouwen we verder in rondes, met een vaste prijs per stap.
Je begint met een gratis kennismaking. Daarna kijken we een tot drie dagen mee in je werk. Binnen twee weken heb je een advies en een vaste prijs per stap. Een eerste werkende versie staat er doorgaans binnen enkele weken.
Nee. Je blijft boeken in het programma dat je kent. Wij automatiseren het verzamelen, lezen en koppelen eromheen. Accounts en gegevens staan op jouw naam, dus jij blijft eigenaar.
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]