Branches/Administratie- en boekhoudkantoren
Automatisering voor boekhoudkantoren
Een kantoor draait op de stukken van klanten. Bonnen, facturen, afschriften en brieven komen binnen via mail, WhatsApp en papier. Wij laten AI ze lezen en sorteren, met een portaal waar je klant alles aanlevert.
Herkenbaar
Herkenbaar bij administratiekantoren
Heeft iemand de bonnen van de bakker al verwerkt?
assistent-accountant, maandag 08:35Ik mis nog stukken van klanten voor de btw van dit kwartaal.
administratie, dinsdag 10:20Een klant appte een foto van een factuur, waar moet die heen?
boekhouder, woensdag 13:05Is de nieuwe klant al helemaal compleet aangemeld?
kantoormanager, donderdag 09:30Kan dit niet gewoon automatisch?
directie, vrijdag 17:05Ja. Vaak wel.
Stuurt een klant een bon, factuur of brief, dan zet het systeem hem op de juiste plek. Wat ontbreekt, wordt vanzelf opgevraagd. Jij controleert en boekt.
Zo lossen we het opKies je vak
Een belastingadviseur heeft andere deadlines dan een hypotheekadviseur of budgetcoach. Kies je vak en zie welke problemen we daar oplossen.
Btw-stukken, vragen over posten en nieuwe klanten in een systeem, met een klantportaal.
BekijkJaarwerk, cliëntonderzoek en akkoord op de jaarrekening in een systeem, met een klantportaal.
BekijkBonnetjes, betalingen zonder bon en klantvragen in een systeem, met een portaal voor je klanten.
BekijkStukken voor de aangifte, aanslagen en bezwaartermijnen in een systeem, met een klantportaal.
BekijkDocumenten, voorwaarden en het financieringsvoorbehoud in een systeem, met een klantportaal.
BekijkSchademeldingen, polisvragen en wijzigingen in een systeem, met een portaal voor je klant.
BekijkIntake, stukken en adviesrapporten in een systeem, met een portaal en een vaste jaarlijkse check.
BekijkRegelingen, aanvragen en verantwoordingen in een systeem, met een portaal voor je klant.
BekijkCijferbesprekingen, financieringsaanvragen en actiepunten in een systeem, met een klantportaal.
BekijkPost, betaaldata en afspraken met schuldeisers in een systeem, met een eenvoudig portaal.
BekijkEen administratie- of boekhoudkantoor besteedt veel tijd aan verzamelen. Klanten sturen bonnen en facturen via mail, WhatsApp of in een schoenendoos. Brieven en aanslagen komen los binnen. Voor elke deadline moet iemand nabellen wie nog stukken moet sturen. En een nieuwe klant aanmelden gaat met lijstjes en losse mails.
AI-automatisering neemt dat werk over. AI leest elke bon, factuur of brief, herkent de klant en het soort stuk en zet het op de juiste plek. Het systeem weet per klant wat er voor een deadline nodig is en vraagt het op. Een nieuwe klant krijgt een vaste lijst met alles wat je nodig hebt. Jij controleert en boekt.
Daarachter staat een systeem met per klant de stukken, deadlines, afspraken en vragen. In je portaal zie je welke klanten compleet zijn en wie nog iets moet aanleveren. Je klant uploadt stukken en beantwoordt vragen in zijn eigen omgeving. Zo hoeft niemand meer te zoeken in mail of appjes.
Problemen en oplossingen
Vijf situaties die we bij vrijwel elk administratie- en boekhoudkantoor zien, en wat het systeem overneemt.
AI leest bonnen, facturen en brieven uit mail, foto's en scans. Het herkent de klant en het soort stuk en zet het op de juiste plek.
Per klant zie je welke stukken binnen zijn en wat nog moet worden verwerkt.
Het systeem weet per klant wat er voor een aangifte of afsluiting nodig is. Het vraagt op wat ontbreekt en herinnert vanzelf.
Een lijst per deadline met klanten die compleet zijn en die nog iets missen.
Het systeem zet betalingen zonder bon op een lijst en vraagt de klant om de bon of een korte uitleg. Het antwoord komt vanzelf bij de juiste betaling.
Je klant ziet welke betalingen een bon missen en uploadt hem direct.
Na akkoord krijgt de nieuwe klant een vaste lijst: gegevens, machtigingen, contracten en openingsbalans. Het systeem volgt op tot alles binnen is.
De nieuwe klant ziet wat hij moet aanleveren en wat al binnen is.
AI herkent aanslagen en brieven, haalt het bedrag en de termijn eruit en maakt een taak voor de juiste collega.
Per klant een overzicht van brieven en termijnen die aandacht vragen.
Zo werkt het
Vier processen die we bij administratiekantoren vaak automatiseren. Wat er bij jou uitkomt, bepalen we nadat we hebben meegekeken.
Proces 01
AI leest wat binnenkomt, herkent de klant en het soort stuk en zet het klaar om te boeken in je eigen pakket.
Proces 02
Het systeem weet wat er per klant nodig is en vraagt op tijd op wat ontbreekt. Blijft het stil, dan volgt vanzelf een herinnering.
Proces 03
Na akkoord krijgt de klant een vaste lijst met wat je nodig hebt. Het systeem volgt op tot alles binnen is.
Proces 04
AI leest brieven, haalt termijn en bedrag eruit en maakt een taak voor de juiste collega. Niets blijft liggen.
Systeem en portaal
Het portaal draagt de huisstijl van je kantoor. Jij ziet alle klanten, je klant alleen zijn eigen stukken en vragen.
Jij en je team
Je klant
Uit de bibliotheek
Elke automatisering stap voor stap uitgelegd: wat er gebeurt en wat het oplevert.
Klanten zien zelf wat ontbreekt en leveren het aan. Geen mailtjes meer.
Zo werkt hetAIDe inbox ordent zichzelf: soort, klant, bijlage en een conceptantwoord.
Zo werkt hetDocumentenCertificaten en verklaringen met een vervaldatum. Ruim vooraf een seintje.
Zo werkt hetDocumentenContract, verklaring of rapport: opgemaakt uit je gegevens, klaar om te tekenen.
Zo werkt hetAanpak
Geen offerte van tien pagina's op basis van een telefoontje. Zo weet je precies waar je ja tegen zegt.
Gratis en vrijblijvend. Je vertelt wat er schuurt, wij vertellen wat we ermee zouden doen.
Een tot drie dagen bij jou. We spreken de mensen die het werk doen en leggen vast hoe het echt gaat.
Binnen twee weken op papier: wat we bouwen, wat we automatiseren en in welke volgorde. Met een vaste prijs.
De eerste werkende versie staat doorgaans binnen enkele weken. Je ziet elke ronde vooruitgang.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Stel hem gerust in het kennismakingsgesprek.
Met een eigen portaal waar je klant stukken uploadt, ook met een foto vanaf zijn telefoon. Het systeem weet per klant wat er nodig is en vraagt op wat ontbreekt. Komt er toch iets via mail of WhatsApp binnen, dan zet AI het op de juiste plek.
Ja. AI leest bonnen, facturen en brieven uit mail, foto's en scans. Het herkent de klant, het soort stuk en de belangrijkste gegevens. Twijfelt het systeem, dan legt het het stuk aan jou voor. Jij controleert en boekt.
Ja. Je hoeft je boekhoudpakket niet te vervangen. We bouwen eromheen en koppelen alleen wat nodig is. Soms adviseren we iets te vervangen; dan leggen we uit waarom en beslis jij.
Dat hangt af van wat je wilt aanpakken. Na een gratis kennismaking lopen we een tot drie dagen mee op kantoor, het liefst rond een deadline. Binnen twee weken weet je wat we voorstellen en wat elke stap vast kost.
Van jou. Accounts en gegevens staan op naam van je kantoor. Je klant ziet alleen zijn eigen stukken en vragen. Wij bouwen en beheren, jij bent eigenaar. Stopt de samenwerking, dan blijft alles van jou.
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]