Branches/Juridische dienstverlening/Incassobureau
Automatisering voor incassobureaus
Als incassobureau verwerk je veel dossiers tegelijk: nieuwe vorderingen, brieven, reacties en regelingen. Wij laten AI reacties lezen en het vaste werk klaarzetten, met een portaal voor je opdrachtgevers.
Herkenbaar
Herkenbaar bij incassobureaus
Een opdrachtgever mailt weer een stapel facturen als pdf.
dossierbehandelaar, maandag 08:25Deze debiteur betwist de factuur, wie pakt het op?
incassomedewerker, dinsdag 10:40Welke betalingsregelingen zijn deze maand niet nagekomen?
teamleider, woensdag 13:50De opdrachtgever wil weten hoe het met zijn dossiers staat.
accountmanager, donderdag 16:05Kan dit niet gewoon automatisch?
directie, vrijdag 17:05Ja. Vaak wel.
Bij een nieuwe vordering, een reactie van een debiteur of een gemiste betaling zet het systeem de volgende stap klaar. Je medewerkers besteden tijd aan de lastige gevallen.
Zo lossen we het opEen incassobureau draait op volume. Opdrachtgevers sturen facturen aan als pdf of in een lijst. Elk dossier moet worden aangemaakt, met de juiste gegevens. Daarna komen er reacties van debiteuren: een betwisting, een vraag om een regeling of een betaalbewijs. En wie een regeling heeft, moet wel blijven betalen. Dat bijhouden kost veel handwerk.
AI-automatisering neemt het vaste werk over. AI leest de facturen van de opdrachtgever en zet de dossiers klaar met debiteur, bedrag en vervaldatum. Reacties van debiteuren worden gelezen en gesorteerd: betwisting, regeling of betaald. Het systeem bewaakt elke betalingsregeling en geeft een seintje bij een gemiste termijn. Je medewerker beoordeelt en beslist.
Alles staat in een systeem met per dossier de vordering, de brieven, de reacties en de regeling. In je portaal zie je welke dossiers aandacht vragen. Je opdrachtgever levert nieuwe vorderingen aan en ziet de stand van zijn dossiers in zijn eigen omgeving. Zo hoeft hij niet meer te mailen voor een update.
Problemen en oplossingen
Vijf momenten in het incassoproces waar handwerk de boel ophoudt, en wat het systeem overneemt.
AI leest de facturen, haalt debiteur, bedrag en vervaldatum eruit en zet het dossier klaar. Jij controleert voordat de eerste brief uitgaat.
Per opdrachtgever zie je welke vorderingen binnen zijn en welke al verwerkt.
AI leest elke reactie en herkent of het gaat om een betwisting, een vraag om een regeling of een betaalbewijs. De juiste medewerker krijgt een taak.
Een lijst met reacties per soort, met de dossiers die eerst moeten.
Het systeem kent elke afgesproken termijn. Wordt er niet betaald, dan krijgt de debiteur een herinnering en jij een seintje.
Per regeling zie je wat is betaald, wat openstaat en wat gemist is.
Vraagt een debiteur om een regeling, dan zet het systeem een voorstel klaar volgens jouw regels. Je medewerker keurt goed of past aan.
Je debiteur bekijkt het voorstel en gaat akkoord in zijn eigen omgeving.
De opdrachtgever krijgt vanzelf bericht bij belangrijke stappen, zoals een betaling of een betwisting. Een overzicht staat altijd klaar.
Je opdrachtgever ziet de stand van al zijn dossiers op een plek.
Zo werkt het
Vier processen die we bij incassobureaus vaak automatiseren. Wat er bij jou uitkomt, bepalen we nadat we hebben meegekeken.
Proces 01
AI leest de facturen van de opdrachtgever en zet het dossier klaar met debiteur, bedrag en vervaldatum. Jij controleert.
Proces 02
AI herkent een betwisting, regeling of betaalbewijs en maakt een taak voor de juiste medewerker.
Proces 03
Het systeem volgt elke afgesproken termijn. Bij een gemiste betaling gaat er vanzelf een herinnering uit.
Proces 04
In zijn portaal ziet de opdrachtgever per dossier wat er gebeurd is en wat de volgende stap is.
Systeem en portaal
Een portaal onder de naam van je bureau. Je team ziet alle dossiers, opdrachtgevers en debiteuren alleen wat van hen is.
Jij en je team
Opdrachtgever en debiteur
Uit de bibliotheek
Elke automatisering stap voor stap uitgelegd: wat er gebeurt en wat het oplevert.
De inbox ordent zichzelf: soort, klant, bijlage en een conceptantwoord.
Zo werkt hetDocumentenContract, verklaring of rapport: opgemaakt uit je gegevens, klaar om te tekenen.
Zo werkt hetDocumentenKlanten zien zelf wat ontbreekt en leveren het aan. Geen mailtjes meer.
Zo werkt hetAanpak
Geen offerte van tien pagina's op basis van een telefoontje. Zo weet je precies waar je ja tegen zegt.
Gratis en vrijblijvend. Je vertelt wat er schuurt, wij vertellen wat we ermee zouden doen.
Een tot drie dagen bij jou. We spreken de mensen die het werk doen en leggen vast hoe het echt gaat.
Binnen twee weken op papier: wat we bouwen, wat we automatiseren en in welke volgorde. Met een vaste prijs.
De eerste werkende versie staat doorgaans binnen enkele weken. Je ziet elke ronde vooruitgang.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Stel hem gerust in het kennismakingsgesprek.
AI leest de facturen die je opdrachtgever aanlevert, ook als pdf of scan. Het haalt debiteur, bedrag en vervaldatum eruit en zet het dossier klaar. Een medewerker controleert voordat de eerste brief de deur uit gaat.
Ja. AI herkent of een reactie gaat over een betwisting, een vraag om een regeling of een betaalbewijs. De juiste medewerker krijgt een taak. Lastige of emotionele reacties komen altijd bij een mens terecht.
Het systeem kent elke afgesproken termijn en ziet of de betaling binnen is. Wordt er niet betaald, dan krijgt de debiteur een herinnering en jij een seintje. Per regeling zie je in een oogopslag hoe het ervoor staat.
Dat hangt af van welke stappen je wilt automatiseren. We starten met een gratis kennismaking. Daarna lopen we een tot drie dagen mee met je dossierbehandelaars. Binnen twee weken heb je een blauwdruk, met per stap een vaste prijs.
Ja. Je hoeft je huidige systeem niet te vervangen. We bouwen eromheen en koppelen alleen wat nodig is. Adviseren we toch iets te vervangen, dan leggen we uit waarom. Jij beslist.
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]