Branches/Juridische dienstverlening
Automatisering voor juridische kantoren
Bij een juridisch kantoor draait alles om dossiers, termijnen en stukken. Die komen binnen via mail, post en telefoon. Wij laten AI ze lezen, sorteren en klaarzetten, met een portaal voor je cliënten.
Herkenbaar
Herkenbaar bij juridische kantoren
Bij welk dossier hoort deze brief van de wederpartij?
secretariaat, maandag 08:45Heeft de nieuwe cliënt zijn identiteitsbewijs al gestuurd?
intakemedewerker, dinsdag 10:10Welke termijnen lopen er deze week eigenlijk af?
jurist, woensdag 07:50De cliënt belt weer hoe het met zijn zaak staat.
receptie, donderdag 14:30Kan dit niet gewoon automatisch?
directie, vrijdag 17:05Ja. Vaak wel.
Komt er een mail met bijlagen, een stuk van de wederpartij of een nieuwe cliënt binnen? Dan zet het systeem de volgende stap klaar. Jij beoordeelt, het systeem ordent.
Zo lossen we het opKies je vak
Een notaris werkt anders dan een incassobureau of een mediator. Kies je vak en zie welke problemen we daar oplossen.
Intake, conflictcheck en termijnbewaking in een systeem, met een portaal voor je cliënt.
BekijkGegevens van partijen, conceptaktes en passeerdata in een systeem, met een portaal voor cliënten.
BekijkVragen, contracten en voorwaarden in een systeem, met een portaal voor je klant.
BekijkPlanning, verslagen en overeenkomsten in een systeem, met een eigen omgeving voor elke partij.
BekijkNieuwe vorderingen, reacties van debiteuren en regelingen in een systeem, met een opdrachtgeversportaal.
BekijkOpdrachten, betekeningen en termijnen in een systeem, met een portaal voor je opdrachtgevers.
BekijkContracten, personeelsdossiers en termijnen in een systeem, met een portaal voor de werkgever.
BekijkIntake, schadestaat en contact met verzekeraars in een systeem, met een portaal voor je cliënt.
BekijkVerwerkingsregister, verwerkersovereenkomsten en verzoeken in een systeem, met een klantportaal.
BekijkTermijnen, jaartaksen en merkverlengingen in een systeem, met een portaal voor je klant.
BekijkJuridisch werk is precisiewerk. Toch gaat er veel tijd naar dingen eromheen. Nieuwe cliënten aannemen en hun gegevens verzamelen. Mail en post bij het juiste dossier zetten. Termijnen bijhouden in een agenda of een lijstje. En cliënten op de hoogte houden die bellen hoe het met hun zaak staat.
AI-automatisering neemt dat ordenen over. AI leest binnenkomende mail en post, herkent het dossier en zet stukken op de juiste plek. Een datum of termijn in een brief wordt een taak met een herinnering. Een nieuwe cliënt krijgt een vaste lijst met wat je nodig hebt. Jij beoordeelt en beslist, het systeem doet het sorteerwerk.
Daarachter staat een systeem met per dossier de stukken, termijnen, correspondentie en afspraken. In je portaal zie je welke termijnen eraan komen en welke dossiers aandacht vragen. Je cliënt levert stukken aan en ziet de stand van zijn zaak in zijn eigen omgeving. Dat scheelt telefoontjes en geeft rust.
Problemen en oplossingen
Vijf situaties die we in bijna elk juridisch kantoor tegenkomen, en wat er verandert als het systeem het werk overneemt.
AI leest elke mail en brief, herkent het dossier aan namen en kenmerken en zet het stuk op de juiste plek. Bij twijfel legt het systeem het aan jou voor.
Per dossier alle stukken en correspondentie op volgorde, voor iedereen in het team.
AI haalt data en termijnen uit brieven en stukken. Het systeem maakt er taken van met herinneringen voor de juiste persoon.
Een overzicht van alle termijnen per week, met het dossier erbij.
De cliënt vult een intakeformulier in en krijgt een lijst met stukken. Het systeem controleert of alles compleet is voordat het dossier opent.
Per nieuwe cliënt zie je wat binnen is en wat nog ontbreekt.
Het systeem weet per soort zaak welke stukken nodig zijn. Het vraagt ze op en stuurt een herinnering tot alles binnen is.
Je cliënt ziet wat hij moet aanleveren en uploadt het in zijn portaal.
Na elke belangrijke stap krijgt de cliënt vanzelf een bericht in gewone taal. Zo weet hij waar hij staat.
Je cliënt ziet de stand van zijn zaak en de volgende stap.
Zo werkt het
Vier processen die we bij juridische kantoren vaak automatiseren. Wat er bij jou uitkomt, bepalen we nadat we hebben meegekeken.
Proces 01
Een nieuwe cliënt vult het intakeformulier in en levert stukken aan. Het systeem opent het dossier als alles compleet is.
Proces 02
AI leest wat binnenkomt, herkent het dossier en zet het stuk op de juiste plek, klaar om te beoordelen.
Proces 03
AI haalt data uit brieven en stukken. Het systeem maakt taken met herinneringen voor de juiste persoon.
Proces 04
Na elke stap krijgt de cliënt een bericht. In zijn portaal ziet hij de stand van zijn zaak en wat er nog komt.
Systeem en portaal
Per rol een eigen scherm, in de huisstijl van je kantoor. Je team ziet alle dossiers, je cliënt alleen zijn eigen zaak.
Jij en je team
Je cliënt
Uit de bibliotheek
Elke automatisering stap voor stap uitgelegd: wat er gebeurt en wat het oplevert.
De inbox ordent zichzelf: soort, klant, bijlage en een conceptantwoord.
Zo werkt hetDocumentenKlanten zien zelf wat ontbreekt en leveren het aan. Geen mailtjes meer.
Zo werkt hetDocumentenCertificaten en verklaringen met een vervaldatum. Ruim vooraf een seintje.
Zo werkt hetDocumentenContract, verklaring of rapport: opgemaakt uit je gegevens, klaar om te tekenen.
Zo werkt hetAanpak
Geen offerte van tien pagina's op basis van een telefoontje. Zo weet je precies waar je ja tegen zegt.
Gratis en vrijblijvend. Je vertelt wat er schuurt, wij vertellen wat we ermee zouden doen.
Een tot drie dagen bij jou. We spreken de mensen die het werk doen en leggen vast hoe het echt gaat.
Binnen twee weken op papier: wat we bouwen, wat we automatiseren en in welke volgorde. Met een vaste prijs.
De eerste werkende versie staat doorgaans binnen enkele weken. Je ziet elke ronde vooruitgang.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Stel hem gerust in het kennismakingsgesprek.
De cliënt vult een intakeformulier in en krijgt een lijst met stukken die bij zijn zaak passen. AI leest wat binnenkomt en het systeem controleert of alles compleet is. Pas dan opent het dossier. Jij beoordeelt de zaak, het verzamelen gaat vanzelf.
Ja. AI leest data en termijnen uit binnenkomende brieven en stukken en zet ze als taak in het dossier, met een herinnering. Jij controleert of de termijn klopt. Zo staat alles op een plek en niet in losse agenda's.
Ja. Jullie dossiersoftware blijft gewoon in gebruik. Wij bouwen eromheen en koppelen alleen wat nodig is. Adviseren we toch iets te vervangen, dan hoor je waarom en beslis jij.
Dat hangt af van wat je wilt automatiseren. Na een gratis kennismaking lopen we een tot drie dagen mee op kantoor, van intake tot archief. Daarna krijg je binnen twee weken een advies en blauwdruk, met per stap een vaste prijs.
Van jou. Accounts en gegevens staan op naam van je kantoor en jij bepaalt wie wat ziet. Je cliënt ziet alleen zijn eigen zaak. Wij bouwen en beheren, jij bent eigenaar.
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]