Branches/Juridische dienstverlening/Notariskantoor
Automatisering voor notariskantoren
Als notariskantoor heb je voor elke akte gegevens nodig van partijen, makelaars en banken. Wij laten AI die gegevens verzamelen, controleren en in een conceptakte zetten, met een portaal waar partijen aanleveren.
Herkenbaar
Herkenbaar bij notariskantoren
We missen nog de gegevens van de koper voor de leveringsakte.
kandidaat-notaris, maandag 09:40De bank heeft de hypotheekstukken gestuurd, kloppen ze?
dossiermedewerker, dinsdag 13:00Kunnen we de passeerdatum van vrijdag nog halen?
notarieel medewerker, woensdag 10:25De makelaar belt weer of de akte al klaarstaat.
receptie, donderdag 11:50Kan dit niet gewoon automatisch?
directie, vrijdag 17:05Ja. Vaak wel.
Zodra een koopovereenkomst, gegevens van een partij of stukken van de bank binnen zijn, zet het systeem de volgende stap klaar. Jij controleert en de akte is eerder klaar.
Zo lossen we het opVoor elke akte heeft een notariskantoor veel gegevens nodig. Bij een levering gaat het om de koopovereenkomst en de gegevens van koper en verkoper. Daar komen de hypotheekstukken van de bank en vragen van de makelaar bij. Bij een testament of statuten is het weer anders. Alles komt binnen via mail en post, en de passeerdatum ligt vaak al vast.
AI-automatisering neemt het verzamelen en overnemen over. AI leest een koopovereenkomst of opdracht en haalt partijen, object en data eruit. Het systeem vraagt de ontbrekende gegevens bij partijen op via een formulier. Stukken van de bank worden gecontroleerd op wat er nodig is. Daarna staat de conceptakte klaar. De notaris controleert en beslist.
Alles staat in een systeem met per dossier de partijen, stukken, conceptakte en passeerdatum. In je portaal zie je welke dossiers op schema liggen voor de passeerdatum. Partijen vullen gegevens in en lezen de conceptakte in hun eigen omgeving. De makelaar ziet de status. Zo wordt er veel minder gebeld.
Problemen en oplossingen
Vijf momenten waarop een dossier bij de notaris stil komt te liggen, en wat het systeem dan doet.
Elke partij krijgt een formulier dat past bij de akte, met vragen over bijvoorbeeld burgerlijke staat en identiteitsbewijs. Het systeem herinnert tot alles binnen is.
Per dossier zie je per partij welke gegevens binnen zijn en wat ontbreekt.
AI leest de koopovereenkomst en haalt partijen, object, koopsom en data eruit. Jij controleert voordat het in de akte komt.
Per dossier de gegevens met de bron erbij, klaar om te controleren.
Het systeem weet welke stukken van de bank nodig zijn en vraagt ze op. AI controleert of wat binnenkomt compleet is.
Per dossier zie je welke stukken van de bank binnen zijn en wat nog mist.
Het systeem rekent terug vanaf de passeerdatum en geeft een seintje als een stap achterloopt. Zo kun je op tijd bijsturen.
Een planning van alle passeerdata met de status van elk dossier.
Bij elke stap krijgen betrokkenen vanzelf bericht: gegevens compleet, conceptakte verstuurd, afspraak bevestigd.
Partijen en makelaar zien de status van het dossier in hun eigen omgeving.
Zo werkt het
Vier processen die we bij notariskantoren vaak automatiseren. Wat er bij jou uitkomt, bepalen we nadat we hebben meegekeken.
Proces 01
Elke partij krijgt een formulier dat past bij de akte. Het systeem herinnert tot alle gegevens binnen zijn.
Proces 02
AI haalt de gegevens uit de stukken en zet ze in je eigen modelakte. De notaris controleert de akte.
Proces 03
Het systeem rekent terug vanaf de passeerdatum en waarschuwt als een stap achterloopt.
Proces 04
Bij elke stap krijgen betrokkenen een bericht. In het portaal zien ze de stand van zaken van het dossier.
Systeem en portaal
Een portaal in de huisstijl van je notariskantoor. Je team ziet alle dossiers, partijen alleen hun eigen akte.
Jij en je team
Partijen en makelaar
Uit de bibliotheek
Elke automatisering stap voor stap uitgelegd: wat er gebeurt en wat het oplevert.
Klanten zien zelf wat ontbreekt en leveren het aan. Geen mailtjes meer.
Zo werkt hetDocumentenContract, verklaring of rapport: opgemaakt uit je gegevens, klaar om te tekenen.
Zo werkt hetPlanningEen geboekte afspraak landt direct op de juiste plek. De administratie volgt.
Zo werkt hetAIDe inbox ordent zichzelf: soort, klant, bijlage en een conceptantwoord.
Zo werkt hetAanpak
Geen offerte van tien pagina's op basis van een telefoontje. Zo weet je precies waar je ja tegen zegt.
Gratis en vrijblijvend. Je vertelt wat er schuurt, wij vertellen wat we ermee zouden doen.
Een tot drie dagen bij jou. We spreken de mensen die het werk doen en leggen vast hoe het echt gaat.
Binnen twee weken op papier: wat we bouwen, wat we automatiseren en in welke volgorde. Met een vaste prijs.
De eerste werkende versie staat doorgaans binnen enkele weken. Je ziet elke ronde vooruitgang.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Stel hem gerust in het kennismakingsgesprek.
Elke partij krijgt een formulier in zijn eigen omgeving dat past bij de akte. Het systeem stuurt herinneringen tot alles binnen is. Jij ziet per dossier welke gegevens er nog missen, zonder te hoeven bellen of mailen.
AI kan de gegevens uit de koopovereenkomst en andere stukken halen en in je eigen modelakte zetten. De notaris controleert de akte en blijft verantwoordelijk. Zo gaat het overnemen sneller en blijft de inhoud in handen van je kantoor.
Het systeem rekent terug vanaf elke passeerdatum en kent de stappen die ervoor nodig zijn. Loopt een stap achter, dan krijg je een seintje. In je portaal staan alle passeerdata met de status van het dossier.
Dat verschilt per kantoor. Na een gratis kennismaking lopen we een tot drie dagen mee met je medewerkers, van opdracht tot passeren. Binnen twee weken heb je een advies en een vaste prijs voor elke stap.
Ja. Je blijft aktes maken in de software die je kent. Wij automatiseren het verzamelen, controleren en informeren eromheen. Niets hoeft in een keer te worden vervangen. Accounts en gegevens staan op naam van je kantoor.
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]