Branches/Juridische dienstverlening/Octrooibureau
Automatisering voor octrooibureaus
Als octrooibureau werk je met harde termijnen in veel landen tegelijk. Wij laten AI officiële brieven lezen, termijnen vastleggen en instructies van klanten opvragen, met een portaal voor je klant.
Herkenbaar
Herkenbaar bij octrooibureaus
Er kwam een officiële brief over een aanvraag binnen, welke termijn geldt?
termijnbewaking, maandag 08:50Heeft de klant al instructies gegeven voor de jaartaksen?
octrooimedewerker, dinsdag 11:10Welke merken van onze klanten moeten dit jaar worden verlengd?
merkengemachtigde, woensdag 14:45De klant stuurde een beschrijving van zijn uitvinding, waar moet die heen?
octrooigemachtigde, donderdag 10:20Kan dit niet gewoon automatisch?
directie, vrijdag 17:05Ja. Vaak wel.
Bij een officiële brief, een instructie van de klant of een naderende jaartaks zet het systeem de volgende actie klaar. Termijnen staan vast, jij beslist.
Zo lossen we het opEen octrooibureau leeft van termijnen. Een prioriteitstermijn, een reactie op een officiële brief, jaartaksen in veel landen en merkverlengingen. Brieven komen binnen per mail en post, in verschillende talen. Voor veel stappen heb je een instructie van de klant nodig, en die laat soms op zich wachten. Een gemiste termijn kan een recht kosten.
AI-automatisering helpt die termijnen vast te leggen. AI leest officiële brieven, herkent de aanvraag of het merk en haalt de termijn en de gevraagde actie eruit. Een medewerker controleert en het systeem zet de termijn vast. Waar een instructie nodig is, gaat er op tijd een verzoek naar de klant, met herinneringen tot hij heeft gekozen.
Alles staat in een systeem met per klant de aanvragen, merken, termijnen en instructies. In je portaal zie je welke termijnen deze maand aflopen en waar een instructie ontbreekt. Je klant geeft instructies, levert uitvindingsmeldingen aan en ziet zijn portefeuille in zijn eigen omgeving.
Problemen en oplossingen
Herkenbare momenten op een octrooibureau, en wat het systeem daarin voor je klaarzet.
AI leest de brief, ook in een andere taal, en herkent aanvraag, termijn en gevraagde actie. Een medewerker controleert voordat de termijn vaststaat.
Per aanvraag alle brieven met de termijn en actie die eruit volgen.
Ruim voor de termijn krijgt de klant een verzoek om een instructie, met de keuzes op een rij. Het systeem herinnert tot hij heeft gekozen.
Je klant ziet welke instructies van hem nodig zijn en kiest met een klik.
Het systeem houdt per recht de data van jaartaksen en verlengingen bij en zet ze op tijd klaar ter bevestiging.
Een overzicht van jaartaksen en verlengingen per maand en per klant.
De klant vult een vast formulier in voor een uitvinding. AI controleert of beschrijving, tekeningen en uitvinders erin staan.
Per melding zie je of hij compleet is en wat er nog ontbreekt.
Het systeem zet een offerte klaar voor de geplande stappen, op basis van je eigen tarieven. Jij controleert en verstuurt.
Je klant ziet de offerte voor de volgende stap en gaat akkoord in zijn portaal.
Zo werkt het
Vier processen die we bij octrooibureaus vaak automatiseren. Wat er bij jou uitkomt, bepalen we nadat we hebben meegekeken.
Proces 01
AI leest de brief en herkent aanvraag, termijn en actie. Een medewerker controleert en de termijn staat vast.
Proces 02
Ruim voor de termijn gaat er een verzoek naar de klant met de keuzes. Het systeem herinnert tot hij kiest.
Proces 03
Per recht staan de data van jaartaksen en verlengingen. Op tijd staat de actie klaar ter bevestiging.
Proces 04
De klant vult een vast formulier in. AI controleert of alles erin staat voordat je eraan begint.
Systeem en portaal
Je klant ziet jouw huisstijl en alleen zijn eigen rechten. Je team ziet alle termijnen van alle klanten.
Jij en je team
Je klant
Uit de bibliotheek
Elke automatisering stap voor stap uitgelegd: wat er gebeurt en wat het oplevert.
De inbox ordent zichzelf: soort, klant, bijlage en een conceptantwoord.
Zo werkt hetDocumentenCertificaten en verklaringen met een vervaldatum. Ruim vooraf een seintje.
Zo werkt hetDocumentenKlanten zien zelf wat ontbreekt en leveren het aan. Geen mailtjes meer.
Zo werkt hetVerkoopDe offerte maakt zichzelf op uit de calculatie en herinnert zichzelf na een week.
Zo werkt hetAanpak
Geen offerte van tien pagina's op basis van een telefoontje. Zo weet je precies waar je ja tegen zegt.
Gratis en vrijblijvend. Je vertelt wat er schuurt, wij vertellen wat we ermee zouden doen.
Een tot drie dagen bij jou. We spreken de mensen die het werk doen en leggen vast hoe het echt gaat.
Binnen twee weken op papier: wat we bouwen, wat we automatiseren en in welke volgorde. Met een vaste prijs.
De eerste werkende versie staat doorgaans binnen enkele weken. Je ziet elke ronde vooruitgang.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Stel hem gerust in het kennismakingsgesprek.
AI leest officiële brieven en haalt de termijn en de gevraagde actie eruit. Een medewerker controleert en daarna staat de termijn vast in het systeem. Ruim voor elke termijn krijg je een seintje en gaat er waar nodig een verzoek naar de klant.
Ja. AI kan brieven in andere talen lezen en de aanvraag, termijn en actie herkennen. Een medewerker controleert altijd voordat iets wordt vastgelegd. Zo gaat het invoeren sneller en blijft er een mens verantwoordelijk.
Ruim voor de termijn krijgt de klant in zijn portaal een verzoek met de keuzes op een rij. Hij kiest met een klik. Blijft het stil, dan stuurt het systeem herinneringen en zie jij welke instructies nog ontbreken.
Dat hangt af van wat je wilt automatiseren. We beginnen met een gratis kennismaking. Daarna lopen we een tot drie dagen mee met je gemachtigden en termijnbewaking. Binnen twee weken heb je ons advies, met per stap een vaste prijs.
Niet per se. We werken met de software die je al hebt en bouwen eromheen. Soms adviseren we iets te vervangen; dan leggen we uit waarom en beslis jij. Accounts en gegevens blijven op naam van je bureau.
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]