Branches/Opleidingen en trainingen/Kinderopvang
Automatisering voor kinderopvang
In de kinderopvang lopen inschrijvingen, de wachtlijst, plaatsingen, ruildagen en het rooster van medewerkers door elkaar. Wij laten AI dat werk klaarzetten, met een portaal waarin ouders zelf dingen regelen.
Herkenbaar
Herkenbaar bij kinderopvangorganisaties
Er zijn weer nieuwe inschrijvingen voor de babygroep binnengekomen.
planning, maandag 09:30Kan Noor volgende week een dag ruilen van dinsdag naar donderdag?
ouder, dinsdag 07:55Wie valt morgen in op de peutergroep? Er is iemand ziek.
locatiemanager, woensdag 17:10Heeft iedereen de informatie over de sluitingsdagen gekregen?
kantoor, donderdag 13:00Kan dit niet gewoon automatisch?
directie, vrijdag 17:05Ja. Vaak wel.
Een inschrijving, een ruilverzoek of een ziekmelding zet vanzelf de volgende stap klaar. De planner keurt goed, ouders regelen veel zelf.
Zo lossen we het opIn de kinderopvang moet de puzzel elke dag kloppen. Ouders schrijven zich in en komen op een wachtlijst. Plekken komen vrij en moeten opnieuw worden aangeboden. Ouders willen een dag ruilen of een extra dag. En het rooster van pedagogisch medewerkers moet passen bij het aantal kinderen. Veel daarvan gaat nu via mail, telefoon en Excel.
Met AI-automatisering gaat een groot deel van dat werk vanzelf. AI leest een inschrijving en zet die klaar op de wachtlijst, met de gewenste dagen. Komt er een plek vrij, dan stelt het systeem de juiste ouders voor. Ruilverzoeken worden getoetst aan de bezetting. Bij een ziekmelding ziet de planner wie kan invallen. Jij keurt goed.
Achter je huidige software komt een systeem dat alles bijhoudt. In je portaal zie je de wachtlijst, de bezetting per groep per dag en het rooster van medewerkers. Ouders zien in hun eigen omgeving de dagen van hun kind, dienen zelf een ruilverzoek in en lezen nieuws van de locatie.
Problemen en oplossingen
Vijf dingen die bijna elke kinderopvang herkent, en hoe het systeem ze overneemt.
Inschrijvingen komen vanzelf op de wachtlijst, met gewenste dagen en startdatum. Het systeem ziet welke ouders passen bij een vrije plek.
De wachtlijst per locatie en groep, met wie al een aanbod heeft.
Bij een vrije plek stelt het systeem de ouders voor die passen. Jij kiest en zij krijgen vanzelf een aanbod om te bevestigen.
Per plek zie je wie een aanbod heeft en wie heeft geantwoord.
Ouders dienen zelf een verzoek in. Het systeem kijkt of er plek is op die dag en zet het klaar om goed te keuren.
Ouders zien de dagen van hun kind en de status van hun verzoek.
Het systeem ziet welke groep onderbezet raakt en welke collega's kunnen invallen. De planner keurt goed en de groep krijgt bericht.
Een rooster per groep en per dag, met open plekken in een oogopslag.
Berichten over sluitingsdagen, uitjes of wijzigingen gaan vanzelf naar de juiste ouders, per groep of locatie.
Ouders lezen alle berichten van de locatie terug op een plek.
Zo werkt het
Vier processen die we bij kinderopvangorganisaties vaak automatiseren. Wat er bij jou uitkomt, bepalen we nadat we hebben meegekeken.
Proces 01
AI zet de inschrijving klaar met dagen en startdatum. Ouders krijgen vanzelf een bevestiging.
Proces 02
Komt er een plek vrij, dan stelt het systeem passende ouders voor. Na jouw keuze krijgen ze een aanbod.
Proces 03
Ouders dienen zelf een ruilverzoek in. Het systeem toetst de bezetting en zet het klaar om goed te keuren.
Proces 04
Bij een ziekmelding ziet de planner meteen welke groep onderbezet raakt en wie kan invallen.
Systeem en portaal
Een eigen portaal in de huisstijl van je opvang. De planner ziet alles, medewerkers hun rooster en ouders alleen hun eigen kind.
Planning en locatie
De ouders
Uit de bibliotheek
Elke automatisering stap voor stap uitgelegd: wat er gebeurt en wat het oplevert.
Een geboekte afspraak landt direct op de juiste plek. De administratie volgt.
Zo werkt hetAIDe inbox ordent zichzelf: soort, klant, bijlage en een conceptantwoord.
Zo werkt hetDocumentenKlanten zien zelf wat ontbreekt en leveren het aan. Geen mailtjes meer.
Zo werkt hetAanpak
Geen offerte van tien pagina's op basis van een telefoontje. Zo weet je precies waar je ja tegen zegt.
Gratis en vrijblijvend. Je vertelt wat er schuurt, wij vertellen wat we ermee zouden doen.
Een tot drie dagen bij jou. We spreken de mensen die het werk doen en leggen vast hoe het echt gaat.
Binnen twee weken op papier: wat we bouwen, wat we automatiseren en in welke volgorde. Met een vaste prijs.
De eerste werkende versie staat doorgaans binnen enkele weken. Je ziet elke ronde vooruitgang.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Stel hem gerust in het kennismakingsgesprek.
Inschrijvingen komen vanzelf op de wachtlijst, met de gewenste dagen en startdatum. Komt er een plek vrij, dan stelt het systeem passende ouders voor. Jij kiest en zij krijgen vanzelf een aanbod.
Ja. Ouders dienen in hun eigen omgeving een verzoek in. Het systeem kijkt of er plek is op die dag en zet het klaar om goed te keuren. De ouder krijgt vanzelf bericht.
Ja. We werken met de software die je al gebruikt en automatiseren de stappen eromheen. Er hoeft niets in een keer om. Zien we dat vervangen beter is, dan vertellen we waarom en beslissen jullie.
Dat hangt af van wat je opvang wil automatiseren. We beginnen met een gratis kennismaking op je locatie. Daarna lopen we een tot drie dagen mee op een locatie. Binnen twee weken heb je een advies en blauwdruk, en per stap een vaste prijs.
Alleen wie jij toegang geeft. Elke gebruiker ziet in het portaal alleen wat bij zijn rol hoort. Ouders zien hun eigen kind. Accounts en data staan op naam van je organisatie, dus jij bent eigenaar.
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]