Branches/Opleidingen en trainingen/Gastouderbureau
Automatisering voor gastouderbureaus
Een gastouderbureau koppelt ouders aan gastouders en bewaakt de kwaliteit op elk opvangadres. Wij laten AI aanmeldingen, koppelingen, documenten en huisbezoeken klaarzetten, met een portaal voor ouders en gastouders.
Herkenbaar
Herkenbaar bij gastouderbureaus
Deze ouders zoeken opvang op dinsdag en donderdag, welke gastouder past?
bemiddelaar, maandag 10:00Het EHBO-certificaat van gastouder Sanne verloopt volgende maand.
kantoor, dinsdag 09:30De inspectie komt bij een opvangadres, is de risico-inventarisatie actueel?
kwaliteit, woensdag 14:45Wanneer was het laatste huisbezoek bij Mehmet ook alweer?
consulent, donderdag 11:10Kan dit niet gewoon automatisch?
directie, vrijdag 17:05Ja. Vaak wel.
Een aanmelding komt binnen en het systeem stelt passende gastouders voor. Documenten worden bewaakt en op tijd opgevraagd. Huisbezoeken en evaluaties staan vanzelf in de planning, met het verslag klaar.
Zo lossen we het opEen gastouderbureau heeft veel adressen en veel regels. Ouders melden zich aan met hun wensen. Jij zoekt een gastouder die past qua dagen, plek en leeftijd van het kind. Elke gastouder heeft documenten die geldig moeten zijn, zoals een verklaring omtrent gedrag en een EHBO-certificaat voor kinderen. Per opvangadres hoort een actuele risico-inventarisatie. En huisbezoeken en evaluaties moeten op tijd gebeuren.
AI-automatisering neemt een groot deel van dat regelwerk over. AI leest een aanmelding en zet de wensen van de ouders op een rij. Het systeem stelt gastouders voor die passen en plant een kennismaking. Documenten van gastouders worden bewaakt en op tijd opnieuw opgevraagd. Huisbezoeken en evaluaties komen vanzelf in de planning en AI zet je aantekeningen klaar in een verslag.
In je portaal zie je per gastouder de koppelingen, de documenten en wanneer het volgende bezoek is. Je ziet welke opvangadressen klaar zijn voor een inspectie. Ouders zien hun koppeling, hun overeenkomst en nieuws van het bureau. Gastouders leveren hun documenten zelf aan en zien wat er van hen nodig is.
Problemen en oplossingen
Vijf herkenbare situaties uit de week van een gastouderbureau, en wat er verandert als het systeem ze overneemt.
AI zet de wensen uit de aanmelding op een rij, zoals dagen, buurt en leeftijd. Het systeem stelt gastouders voor die plek hebben en plant een kennismaking.
Per aanmelding zie je de voorgestelde gastouders en hoe ver de koppeling is.
Het systeem weet per gastouder welke documenten nodig zijn en wanneer ze verlopen. Ruim vooraf krijgt de gastouder een verzoek om een nieuwe aan te leveren.
Een overzicht van verlopen en bijna verlopen documenten per gastouder.
Het systeem houdt per adres bij wanneer de risico-inventarisatie is gedaan en plant op tijd een nieuwe. Wijzigt er iets aan het adres, dan volgt een seintje.
Per opvangadres zie je de status: actueel, bijna verlopen of te doen.
Bezoeken en evaluatiegesprekken komen vanzelf in de planning van de consulent. Na het bezoek zet AI de aantekeningen in een verslag. Jij controleert.
De consulent ziet zijn bezoeken per week en welke verslagen nog open staan.
Per opvangadres staan documenten, risico-inventarisatie, verslagen en koppelingen al bij elkaar. Het systeem laat zien wat er nog ontbreekt.
Per adres een dossier dat klaar is voor de inspectie.
Zo werkt het
Vier processen die we bij gastouderbureaus vaak automatiseren. Wat er bij jou uitkomt, bepalen we nadat we hebben meegekeken.
Proces 01
AI zet de wensen van de ouders op een rij. Het systeem stelt gastouders voor en plant de kennismaking.
Proces 02
Het systeem bewaakt per gastouder de VOG, het EHBO-certificaat en de andere stukken, en vraagt ze op tijd op.
Proces 03
Bezoeken staan vanzelf in de planning. Na afloop zet AI je aantekeningen klaar in een verslag om na te lezen.
Proces 04
Per adres staan documenten, risico-inventarisatie en verslagen bij elkaar. Je ziet meteen wat ontbreekt.
Systeem en portaal
Een portaal in de huisstijl van je gastouderbureau. Ouders, gastouders en je team zien alleen wat bij hen hoort.
Jij en je consulenten
Ouders en gastouders
Uit de bibliotheek
Elke automatisering stap voor stap uitgelegd: wat er gebeurt en wat het oplevert.
Certificaten en verklaringen met een vervaldatum. Ruim vooraf een seintje.
Zo werkt hetDocumentenKlanten zien zelf wat ontbreekt en leveren het aan. Geen mailtjes meer.
Zo werkt hetPlanningEen geboekte afspraak landt direct op de juiste plek. De administratie volgt.
Zo werkt hetDocumentenContract, verklaring of rapport: opgemaakt uit je gegevens, klaar om te tekenen.
Zo werkt hetAanpak
Geen offerte van tien pagina's op basis van een telefoontje. Zo weet je precies waar je ja tegen zegt.
Gratis en vrijblijvend. Je vertelt wat er schuurt, wij vertellen wat we ermee zouden doen.
Een tot drie dagen bij jou. We spreken de mensen die het werk doen en leggen vast hoe het echt gaat.
Binnen twee weken op papier: wat we bouwen, wat we automatiseren en in welke volgorde. Met een vaste prijs.
De eerste werkende versie staat doorgaans binnen enkele weken. Je ziet elke ronde vooruitgang.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Stel hem gerust in het kennismakingsgesprek.
AI zet de wensen uit de aanmelding op een rij, zoals dagen, buurt en leeftijd van het kind. Het systeem laat zien welke gastouders passen en plek hebben. Jij kiest en plant de kennismaking, het systeem stuurt de uitnodigingen.
Het systeem weet per gastouder welke documenten nodig zijn en wanneer ze verlopen. Ruim vooraf krijgt de gastouder een verzoek om een nieuw document aan te leveren in zijn portaal. Jij ziet in een overzicht wat bijna verloopt.
Door per opvangadres alles bij elkaar te houden: documenten, risico-inventarisatie, verslagen van huisbezoeken en koppelingen. Het systeem laat zien wat er ontbreekt. Komt er een inspectie, dan heb je het dossier zo bij de hand.
Dat hangt af van het aantal gastouders en wat je wilt automatiseren. Je begint met een gratis kennismaking. Daarna lopen we een tot drie dagen mee. Binnen twee weken heb je een advies en blauwdruk voor je gastouderbureau, met een vaste prijs per stap.
Alleen wie het nodig heeft. Ouders zien hun eigen gegevens, gastouders hun eigen documenten en koppelingen, en je team wat bij het werk hoort. Accounts en gegevens staan op naam van je gastouderbureau. Jij bent eigenaar.
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]