Branches/Opleidingen en trainingen/Opleidingsinstituut
Automatiseren voor opleidingsinstituten
Een opleidingsinstituut verwerkt inschrijvingen, plant docenten en lokalen, organiseert examens en verstrekt diploma's. Wij laten AI dat werk klaarzetten, met een portaal voor cursisten, docenten en werkgevers.
Herkenbaar
Herkenbaar bij opleidingsinstituten
De opleiding van september zit vol, maar er komen nog inschrijvingen binnen.
cursusadministratie, maandag 09:00Welke cursisten mogen er al op voor het examen van volgende maand?
examenbureau, dinsdag 14:20Een werkgever vraagt welke van zijn mensen al geslaagd zijn.
accountmanager, woensdag 11:35De diploma's van de vorige groep liggen nog op mijn bureau.
secretariaat, donderdag 16:15Kan dit niet gewoon automatisch?
directie, vrijdag 17:05Ja. Vaak wel.
Een inschrijving, een examenresultaat of een vraag van een werkgever zet vanzelf de volgende stap in gang. Jij keurt goed, het systeem houdt alles bij.
Zo lossen we het opEen opleidingsinstituut draait op veel kleine stappen. Een inschrijving moet worden bevestigd, de cursist moet in een groep, het lesmateriaal moet klaarstaan. Daarna volgen presentie, opdrachten en examens. Tot slot moet het diploma of certificaat de deur uit. Veel van die stappen gaan nu met de hand, verspreid over mail, Excel en losse mappen.
AI-automatisering verbindt die stappen. AI leest inschrijvingen en zet cursisten in de juiste groep, of op de wachtlijst als die vol is. Het systeem houdt bij wie klaar is voor het examen en plant dat in. Na het slagen staat het diploma klaar om te controleren. Werkgevers die cursisten sturen, krijgen vanzelf een update.
Alles komt samen in een systeem dat aansluit op wat je al gebruikt. In je portaal zie je per opleiding de bezetting, de voortgang en de examens. Docenten zien hun groepen en roosters. Cursisten vinden hun rooster, materiaal en diploma in hun eigen omgeving, en werkgevers zien de voortgang van hun mensen.
Problemen en oplossingen
Herkenbare momenten in de cursusadministratie, en hoe het systeem ze overneemt.
Het systeem ziet dat een groep vol is en zet nieuwe inschrijvingen op de wachtlijst. Bij genoeg aanmeldingen stelt het een nieuwe groep voor.
Per opleiding zie je de bezetting, de wachtlijst en geplande groepen.
Het systeem houdt presentie en opdrachten bij en ziet wie aan de eisen voldoet. Die cursisten worden vanzelf voorgesteld voor het examen.
Een lijst met cursisten die klaar zijn, met de datum van hun examen.
Werkgevers krijgen vanzelf een update bij voortgang, examen en diploma. Vragen komen op een plek binnen in plaats van via losse mails.
De werkgever ziet de voortgang van zijn cursisten in een eigen omgeving.
Na het slagen zet het systeem het diploma klaar met naam, opleiding en datum. Jij controleert en het gaat vanzelf naar de cursist.
Cursisten downloaden hun diploma zelf in hun portaal.
Bij inschrijving krijgt de cursist vanzelf zijn rooster en materiaal. Verandert er iets, dan krijgt hij bericht.
Cursisten zien altijd het actuele rooster en materiaal op een plek.
Zo werkt het
Vier processen die we bij opleidingsinstituten vaak automatiseren. Wat er bij jou uitkomt, bepalen we nadat we hebben meegekeken.
Proces 01
AI zet elke inschrijving in een groep of op de wachtlijst. De cursist krijgt vanzelf bericht over zijn plek.
Proces 02
Het systeem ziet wie aan de eisen voldoet en stelt een examendatum voor. Jij keurt goed en de cursist krijgt een uitnodiging.
Proces 03
Na het slagen zet het systeem het diploma klaar. Jij controleert, de cursist downloadt het in zijn portaal.
Proces 04
Werkgevers die cursisten sturen, zien in hun eigen omgeving hoe hun mensen ervoor staan en krijgen updates.
Systeem en portaal
Een portaal in je huisstijl. Je team ziet alle opleidingen, docenten hun groepen, cursisten hun eigen voortgang en werkgevers hun mensen.
Jij en je team
Cursist en werkgever
Uit de bibliotheek
Elke automatisering stap voor stap uitgelegd: wat er gebeurt en wat het oplevert.
Contract, verklaring of rapport: opgemaakt uit je gegevens, klaar om te tekenen.
Zo werkt hetPlanningEen geboekte afspraak landt direct op de juiste plek. De administratie volgt.
Zo werkt hetAIDe inbox ordent zichzelf: soort, klant, bijlage en een conceptantwoord.
Zo werkt hetDocumentenKlanten zien zelf wat ontbreekt en leveren het aan. Geen mailtjes meer.
Zo werkt hetAanpak
Geen offerte van tien pagina's op basis van een telefoontje. Zo weet je precies waar je ja tegen zegt.
Gratis en vrijblijvend. Je vertelt wat er schuurt, wij vertellen wat we ermee zouden doen.
Een tot drie dagen bij jou. We spreken de mensen die het werk doen en leggen vast hoe het echt gaat.
Binnen twee weken op papier: wat we bouwen, wat we automatiseren en in welke volgorde. Met een vaste prijs.
De eerste werkende versie staat doorgaans binnen enkele weken. Je ziet elke ronde vooruitgang.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Stel hem gerust in het kennismakingsgesprek.
Dat hangt af van hoe je werkt. Wij beginnen niet bij een pakket, maar bij je cursusadministratie. We automatiseren wat nu met de hand gaat, zoals inschrijvingen, examens en diploma's, en bouwen het systeem eromheen.
Ja. Na het slagen zet het systeem het diploma klaar met de juiste naam, opleiding en datum. Jij controleert en keurt goed. Daarna gaat het vanzelf naar de cursist en staat het in zijn portaal.
Werkgevers krijgen een eigen omgeving waarin ze zien hoe hun mensen ervoor staan. Ze krijgen vanzelf een update bij een examen of diploma. Je betaalt geen licentie per meekijker.
We beginnen met een gratis kennismaking, zonder verplichtingen. Daarna lopen we een tot drie dagen mee in je administratie. Binnen twee weken krijg je een advies en blauwdruk met een vaste prijs per stap, zodat je weet waar je ja tegen zegt.
Nee. Wat goed werkt, blijft. Wij bouwen eromheen en koppelen waar dat helpt. Is vervangen ooit de betere keuze, dan leggen we uit waarom en neem jij het besluit.
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]