Branches/Opleidingen en trainingen/Muziekschool
Automatisering voor muziekscholen
Een muziekschool plant individuele lessen, groepslessen, lokalen en uitvoeringen rond schooltijden en vakanties. Wij laten AI dat werk klaarzetten, met een portaal voor leerlingen, ouders en docenten.
Herkenbaar
Herkenbaar bij muziekscholen
Er staan nog aanvragen voor een proefles gitaar in de mail.
administratie, maandag 10:00Ik ben volgende week ziek, wie belt mijn leerlingen?
pianodocent, dinsdag 18:30Welk lokaal is er vrij voor de bandrepetitie op vrijdag?
coördinator, woensdag 14:15Hebben alle ouders de informatie voor de uitvoering al gekregen?
directie, donderdag 11:45Kan dit niet gewoon automatisch?
directie, vrijdag 17:05Ja. Vaak wel.
Een proefles, een afmelding van een docent of een uitvoering die eraan komt zet vanzelf de volgende stap klaar. Jij keurt goed, het rooster past zich aan.
Zo lossen we het opEen muziekschool heeft een ingewikkeld rooster. Elke leerling heeft een eigen tijd bij een eigen docent, vaak na schooltijd. Daarnaast zijn er groepslessen, bands en lokalen die gedeeld worden. Een docent die ziek is, betekent een rij telefoontjes. Inhaallessen raken uit beeld. En voor elke uitvoering gaat er een stroom mails naar ouders.
AI-automatisering vangt dat grotendeels op. AI leest een aanvraag voor een proefles en stelt een docent en tijd voor. Het rooster houdt rekening met docenten, lokalen en vakanties. Valt een les uit, dan krijgen leerlingen vanzelf bericht en een voorstel voor een inhaalles. Rond een uitvoering gaan de berichten vanzelf.
Alles komt samen in een systeem dat past bij je muziekschool. In je portaal zie je het rooster per docent en per lokaal, de inschrijvingen en de inhaallessen. Docenten zien hun eigen dag. Leerlingen en ouders zien in hun eigen omgeving hun lestijd, berichten van de docent en alles over de volgende uitvoering.
Problemen en oplossingen
Vijf situaties die bijna elke muziekschool herkent, en wat het systeem ervan overneemt.
AI leest de aanvraag, ziet welk instrument en welke dagen, en stelt een docent en tijd voor. Jij keurt goed en de leerling krijgt bericht.
Een lijst met aanvragen: nieuw, proefles gepland of ingeschreven.
Bij een afmelding krijgen alle leerlingen van die docent vanzelf bericht. Het systeem stelt meteen een moment voor een inhaalles voor.
Je ziet per docent welke lessen zijn uitgevallen en ingehaald.
Lessen, bands en repetities komen in een rooster met de lokalen erbij. Een dubbele boeking valt meteen op voordat het misgaat.
Een overzicht per lokaal per dag, voor iedereen die het nodig heeft.
Elke uitgevallen les komt op een lijst. Het systeem stelt een nieuwe tijd voor en houdt bij tot de les is ingehaald.
Leerlingen en ouders zien welke lessen nog ingehaald worden en wanneer.
Leerlingen melden zich aan via een formulier. Het systeem stuurt ouders vanzelf de informatie, het programma en een herinnering.
Per uitvoering zie je wie er meedoet en wie de informatie heeft gehad.
Zo werkt het
Vier processen die we bij muziekscholen vaak automatiseren. Wat er bij jou uitkomt, bepalen we nadat we hebben meegekeken.
Proces 01
AI leest de aanvraag en stelt een docent en tijd voor. Na de proefles volgt vanzelf een aanbod om in te schrijven.
Proces 02
Meldt een docent zich af, dan krijgen zijn leerlingen bericht en een voorstel voor een inhaalles.
Proces 03
Lessen, groepen en repetities staan in een rooster met de lokalen erbij. Botsingen vallen meteen op.
Proces 04
Aanmelden via een formulier, daarna gaan informatie en herinneringen vanzelf naar leerlingen en ouders.
Systeem en portaal
Een eigen portaal in je huisstijl. Je team ziet het hele rooster, de docent zijn dag en leerlingen en ouders alleen hun eigen lessen.
Jij en je docenten
Leerling en ouders
Uit de bibliotheek
Elke automatisering stap voor stap uitgelegd: wat er gebeurt en wat het oplevert.
Een geboekte afspraak landt direct op de juiste plek. De administratie volgt.
Zo werkt hetAIDe inbox ordent zichzelf: soort, klant, bijlage en een conceptantwoord.
Zo werkt hetDocumentenKlanten zien zelf wat ontbreekt en leveren het aan. Geen mailtjes meer.
Zo werkt hetAanpak
Geen offerte van tien pagina's op basis van een telefoontje. Zo weet je precies waar je ja tegen zegt.
Gratis en vrijblijvend. Je vertelt wat er schuurt, wij vertellen wat we ermee zouden doen.
Een tot drie dagen bij jou. We spreken de mensen die het werk doen en leggen vast hoe het echt gaat.
Binnen twee weken op papier: wat we bouwen, wat we automatiseren en in welke volgorde. Met een vaste prijs.
De eerste werkende versie staat doorgaans binnen enkele weken. Je ziet elke ronde vooruitgang.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Stel hem gerust in het kennismakingsgesprek.
Docenten, lokalen, leerlingen en vakanties komen samen in een systeem. Dat stelt een rooster voor waarin niets botst. Jij past aan waar nodig. Bij wijzigingen krijgen leerlingen en ouders vanzelf bericht.
Elke uitgevallen les komt vanzelf op een lijst. Het systeem stelt een nieuwe tijd voor en houdt bij tot de les is ingehaald. Leerlingen en ouders zien in hun eigen omgeving wanneer dat is.
Ja. Ouders zien de lestijd van hun kind, berichten van de docent en informatie over uitvoeringen. Ze zien alleen wat voor hen bedoeld is. Er komt geen licentie per meekijker bij.
Dat hangt af van wat je muziekschool wil automatiseren. Na een gratis kennismaking lopen we een tot drie dagen mee op de administratie en tijdens lessen. Binnen twee weken krijg je ons advies en een blauwdruk, elke stap met een vaste prijs.
Nee. Je huidige administratie mag blijven en wij bouwen eromheen. Alles gaat in rondes, zonder grote overstap. Accounts en data staan op naam van je muziekschool, zodat jij eigenaar bent.
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]