Branches/Zakelijke dienstverlening/Vertaalbureau
Automatisering voor vertaalbureaus
Als vertaalbureau krijg je elke dag aanvragen met bestanden in allerlei talen en vormen. Wij laten AI de aanvraag lezen, de offerte klaarzetten en een vertaler voorstellen, met een portaal voor je klant.
Herkenbaar
Herkenbaar bij vertaalbureaus
Kan iemand deze pdf tellen voor een offerte naar het Duits?
projectmanager, maandag 08:30Welke vertaler heeft deze week nog ruimte voor juridisch Frans?
planner, dinsdag 10:45De klant vraagt of zijn beëdigde vertaling al klaar is.
binnendienst, woensdag 14:35Die losse opdrachten van vorige maand, zijn die al gefactureerd?
administratie, donderdag 11:25Kan dit niet gewoon automatisch?
directie, vrijdag 17:05Ja. Vaak wel.
Stuurt een klant bestanden, dan zet het systeem de offerte en een voorstel voor de vertaler klaar. Jij controleert en verstuurt. Planning en factuur volgen vanzelf.
Zo lossen we het opBij een vertaalbureau begint elk project met een aanvraag. Een klant stuurt een pdf, een scan of een map met bestanden. Iemand moet tellen, de talen en het vakgebied bepalen en een offerte maken. Daarna zoek je een vertaler met tijd en de juiste kennis. Ondertussen belt de klant of het al klaar is.
AI-automatisering neemt het voorwerk over. AI leest de bestanden, telt de woorden, herkent het taalpaar en het vakgebied en zet een offerte klaar met je eigen tarieven. Na akkoord stelt het systeem een vertaler voor die past en tijd heeft. Deadlines worden bewaakt. Jij en je vertalers houden de regie over de kwaliteit.
Alles staat in een systeem met per project de bestanden, de vertaler, de deadline en de factuur. In je portaal zie je welke projecten op schema liggen. Je klant levert bestanden aan, keurt de offerte goed en downloadt de vertaling in zijn eigen omgeving. Je vertalers zien alleen hun eigen opdrachten.
Problemen en oplossingen
Vijf momenten uit de week van een vertaalbureau waar het systeem het handwerk overneemt.
AI leest de bestanden, telt de woorden, herkent taalpaar en vakgebied en zet een offerte klaar met je eigen tarieven.
Alle aanvragen met hun status: nieuw, offerte verstuurd, akkoord.
Het systeem kent per vertaler de talen, vakgebieden en beschikbaarheid. Na akkoord stelt het de beste match voor.
Per project zie je welke vertaler het doet en wanneer hij levert.
Elke opdracht heeft een leverdatum. Loopt een vertaling achter, dan krijg je op tijd een seintje en kun je bijsturen.
Een planning met alle lopende opdrachten en hun leverdatum.
Bij elke stap krijgt de klant vanzelf bericht: in behandeling, in revisie, klaar. Zo hoeft hij niet te bellen.
Je klant ziet de status van zijn opdracht en downloadt de vertaling zelf.
Is een vertaling geleverd, dan zet het systeem de factuurregel klaar. Kleine opdrachten bundelt het per klant per maand.
Per klant zie je wat geleverd, gefactureerd en betaald is.
Zo werkt het
Vier processen die we bij vertaalbureaus vaak automatiseren. Wat er bij jou uitkomt, bepalen we nadat we hebben meegekeken.
Proces 01
AI leest de bestanden, telt woorden en herkent het taalpaar. De offerte staat klaar met je eigen tarieven.
Proces 02
Het systeem zoekt een vertaler met het juiste taalpaar, vakgebied en tijd. Jij bevestigt en hij krijgt de opdracht.
Proces 03
Alle opdrachten staan in een planning. Dreigt een vertaling te laat te komen, dan krijg je meteen een seintje.
Proces 04
De vertaling komt in het portaal van de klant. Tegelijk staat de factuurregel klaar ter controle.
Systeem en portaal
Een eigen omgeving in de stijl van je bureau. Je team ziet alles, de klant en de vertaler alleen hun eigen opdrachten.
Jij en je team
Je klant
Uit de bibliotheek
Elke automatisering stap voor stap uitgelegd: wat er gebeurt en wat het oplevert.
De offerte maakt zichzelf op uit de calculatie en herinnert zichzelf na een week.
Zo werkt hetAIDe inbox ordent zichzelf: soort, klant, bijlage en een conceptantwoord.
Zo werkt hetDocumentenKlanten zien zelf wat ontbreekt en leveren het aan. Geen mailtjes meer.
Zo werkt hetPlanningEen geboekte afspraak landt direct op de juiste plek. De administratie volgt.
Zo werkt hetAanpak
Geen offerte van tien pagina's op basis van een telefoontje. Zo weet je precies waar je ja tegen zegt.
Gratis en vrijblijvend. Je vertelt wat er schuurt, wij vertellen wat we ermee zouden doen.
Een tot drie dagen bij jou. We spreken de mensen die het werk doen en leggen vast hoe het echt gaat.
Binnen twee weken op papier: wat we bouwen, wat we automatiseren en in welke volgorde. Met een vaste prijs.
De eerste werkende versie staat doorgaans binnen enkele weken. Je ziet elke ronde vooruitgang.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Stel hem gerust in het kennismakingsgesprek.
AI leest de bestanden van de klant, telt de woorden en herkent het taalpaar en vakgebied. Daarna zet het systeem een offerte klaar met je eigen tarieven. Jij controleert en verstuurt. Ook scans en pdf's worden gelezen.
Nee. Wij automatiseren het werk rond de vertaling: aanvragen, offertes, planning en facturen. Het vertalen en de kwaliteit blijven bij je vertalers. Zij krijgen juist meer tijd voor hun vak.
Het systeem kent per vertaler de talen, vakgebieden en beschikbaarheid. Na akkoord op een offerte stelt het een vertaler voor. Alle leverdata staan in een planning en je krijgt een seintje als iets dreigt uit te lopen.
Dat verschilt per bureau. Na een gratis kennismaking lopen we een tot drie dagen mee met je projectmanagers, van aanvraag tot levering. Binnen twee weken krijg je een blauwdruk. Daarin staat per stap een vaste prijs.
Ja. Elke vertaler krijgt een eigen omgeving met alleen zijn eigen opdrachten, bestanden en leverdata. Je betaalt geen licentie per meekijker. Accounts en gegevens blijven op naam van je bureau.
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]