Branches/Zakelijke dienstverlening/Communicatiebureau
Automatisering voor communicatiebureaus
Als communicatiebureau maak je teksten, ontwerpen en drukwerk met feedback van veel mensen tegelijk. Wij laten AI die feedback bundelen en akkoord en deadlines bewaken, met een portaal voor je opdrachtgever.
Herkenbaar
Herkenbaar bij communicatiebureaus
Er staan opmerkingen in de mail en in de pdf, welke tellen?
vormgever, maandag 11:05Wie bij de klant moet het jaarverslag nu goedkeuren?
projectmanager, dinsdag 09:50De drukker wil morgen de bestanden, hebben we akkoord?
traffic, woensdag 16:10Het persbericht moet vandaag nog weg, waar is de laatste versie?
tekstschrijver, donderdag 12:20Kan dit niet gewoon automatisch?
directie, vrijdag 17:05Ja. Vaak wel.
Feedback in een mail, opmerkingen in een pdf of een akkoord van de klant komen bij het juiste stuk. Daarna regelt het systeem de volgende stap. Je team werkt altijd met de laatste versie.
Zo lossen we het opBij een communicatiebureau gaat elk stuk een paar keer heen en weer. Een tekst, een folder of een jaarverslag krijgt feedback van meerdere mensen bij de klant. Die komt binnen via mail, telefoon en opmerkingen in een pdf. Soms spreken ze elkaar tegen. En als de drukker wacht, weet niemand zeker of er echt akkoord is.
AI-automatisering brengt orde in die rondes. AI leest feedback uit mail en pdf's en zet alle opmerkingen per stuk op een rij. Tegenstrijdige punten worden gemarkeerd, zodat je ze kunt navragen. Het systeem weet wie bij de klant moet goedkeuren en stuurt een herinnering. Pas na akkoord gaat het stuk door.
Alles staat in een systeem met per opdracht de versies, de feedback, de akkoorden en de deadlines. In je portaal zie je welk stuk op wie wacht. Je opdrachtgever bekijkt de versie, geeft feedback en keurt goed in zijn eigen omgeving. Zo is altijd duidelijk wat de laatste versie is.
Problemen en oplossingen
Herkenbare momenten in een communicatiebureau, en hoe het systeem ze voor je oppakt.
AI leest alle feedback, ook opmerkingen in pdf's, en zet ze per stuk op een rij. Dubbele of tegenstrijdige punten worden gemarkeerd.
Per stuk een lijst met opmerkingen: open, verwerkt of nagevraagd.
Per opdracht staat wie meekijkt en wie het laatste woord heeft. Het systeem stuurt het stuk naar de juiste mensen en herinnert tot er akkoord is.
Je opdrachtgever ziet wat op zijn akkoord wacht en keurt met een klik goed.
Een stuk gaat pas naar de drukker als het akkoord is vastgelegd. Het systeem bewaart wie wanneer akkoord gaf.
Per opdracht zie je de drukproef, het akkoord en de leverdatum.
Elke nieuwe versie krijgt een nummer en vervangt de vorige. Oude versies blijven bewaard, maar niemand pakt per ongeluk de verkeerde.
Per stuk de actuele versie bovenaan, met de geschiedenis eronder.
Het systeem telt de rondes per stuk. Gaat het verder dan afgesproken, dan zet het een aanvulling op de offerte klaar.
Per opdracht zie je de rondes, het meerwerk en wat nog gefactureerd moet worden.
Zo werkt het
Vier processen die we bij communicatiebureaus vaak automatiseren. Wat er bij jou uitkomt, bepalen we nadat we hebben meegekeken.
Proces 01
AI haalt opmerkingen uit mail en pdf's en bundelt ze per stuk. Tegenstrijdige punten worden gemarkeerd.
Proces 02
Het stuk gaat naar wie moet goedkeuren. Het systeem herinnert en legt het akkoord vast met datum en versie.
Proces 03
Pas na vastgelegd akkoord gaan de bestanden naar de drukker. Leverdatum en oplage staan erbij.
Proces 04
Gaat het aantal rondes over de afspraak heen, dan staat er een aanvulling op de offerte klaar.
Systeem en portaal
Natuurlijk in je eigen huisstijl. Je team ziet alle opdrachten, je opdrachtgever alleen zijn eigen stukken.
Jij en je team
Je opdrachtgever
Uit de bibliotheek
Elke automatisering stap voor stap uitgelegd: wat er gebeurt en wat het oplevert.
De inbox ordent zichzelf: soort, klant, bijlage en een conceptantwoord.
Zo werkt hetVerkoopDe offerte maakt zichzelf op uit de calculatie en herinnert zichzelf na een week.
Zo werkt hetDocumentenContract, verklaring of rapport: opgemaakt uit je gegevens, klaar om te tekenen.
Zo werkt hetDocumentenKlanten zien zelf wat ontbreekt en leveren het aan. Geen mailtjes meer.
Zo werkt hetAanpak
Geen offerte van tien pagina's op basis van een telefoontje. Zo weet je precies waar je ja tegen zegt.
Gratis en vrijblijvend. Je vertelt wat er schuurt, wij vertellen wat we ermee zouden doen.
Een tot drie dagen bij jou. We spreken de mensen die het werk doen en leggen vast hoe het echt gaat.
Binnen twee weken op papier: wat we bouwen, wat we automatiseren en in welke volgorde. Met een vaste prijs.
De eerste werkende versie staat doorgaans binnen enkele weken. Je ziet elke ronde vooruitgang.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Stel hem gerust in het kennismakingsgesprek.
Door het stuk in het portaal van de klant te zetten. Daar geeft hij feedback en keurt hij goed. Komt er toch feedback via mail of in een pdf, dan leest AI die en zet de opmerkingen bij het juiste stuk.
Ja. AI leest opmerkingen en markeringen in pdf's en zet ze als losse punten op een rij. Jij ziet per punt wat er gevraagd wordt en of het al is verwerkt. Tegenstrijdige opmerkingen worden gemarkeerd zodat je ze kunt navragen.
Het systeem legt vast wie wanneer akkoord gaf op welke versie. Pas daarna gaan de bestanden naar de drukker. Zo heb je bij vragen achteraf altijd zwart op wit wat er is goedgekeurd.
We beginnen met een gratis en vrijblijvende kennismaking. Daarna lopen we een tot drie dagen mee met je team, van briefing tot drukwerk. Binnen twee weken volgt een advies met een vaste prijs voor elke stap. Bouwen doen we in rondes, zodat je snel iets werkends ziet.
Ja. Je ontwerpers blijven gewoon werken in hun eigen programma's. Wij automatiseren het werk eromheen, zoals feedback, akkoord, versies en planning. Niets hoeft in een keer te worden vervangen.
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]