Branches/Zakelijke dienstverlening
Automatisering voor dienstverleners
Bij een bureau draait alles om kennis en tijd. Toch gaat veel tijd op aan aanvragen, mail, bijlagen en nabellen. Wij laten AI dat werk klaarzetten, met een systeem en portaal voor je team en je klanten.
Herkenbaar
Herkenbaar bij dienstverleners
Wie pakt die aanvraag op die vrijdag binnenkwam?
accountmanager, maandag 08:50Heeft de klant de teksten en het logo al aangeleverd?
projectleider, dinsdag 10:30Hoeveel budget is er nog over op dat project?
directie, woensdag 14:10Ik zoek de laatste versie van het rapport, welke is het?
adviseur, donderdag 16:45Kan dit niet gewoon automatisch?
directie, vrijdag 17:05Ja. Vaak wel.
Komt er een aanvraag, een mail met bijlagen of een reactie van je klant binnen? Dan zet het systeem de volgende stap klaar. Jij en je team houden tijd over voor het echte werk.
Zo lossen we het opKies je vak
Een ingenieursbureau loopt ergens anders op vast dan een vertaalbureau. Kies je vak en zie welke problemen we daar oplossen.
Meldingen, licenties en nieuwe medewerkers bij klanten in een systeem, met een klantportaal.
BekijkBriefings, contentgoedkeuring en maandrapportages in een systeem, met een portaal voor je klant.
BekijkAanvragen, veldwerk en adviesrapporten in een systeem, met een portaal voor je opdrachtgever.
BekijkRevisies, vragen van partijen en meerwerk in een systeem, met de juiste versie voor iedereen.
BekijkWensen, wijzigingen en vergunningsstukken in een systeem, met een portaal voor je opdrachtgever.
BekijkAanvragen, offertes en vertalers in een systeem, met een portaal waar je klant bestanden aanlevert.
BekijkFeedback, correcties en drukproeven in een systeem, met een portaal voor je opdrachtgever.
BekijkContent aanleveren, feedback en supportverzoeken in een systeem, met een portaal voor je klant.
BekijkVoorstellen, verslagen en actiepunten in een systeem, met een portaal per traject voor je klant.
BekijkAanvragen, cv's en lopende opdrachten in een systeem, met een portaal voor opdrachtgever en interimmer.
BekijkBriefings, correctierondes, eindbestanden en kleine opdrachten in een systeem en portaal.
BekijkIntake, moodboards, keuzes van de klant en inkooplijsten met budget in een portaal.
BekijkEen bureau verkoopt kennis. Maar een groot deel van de week gaat op aan dingen eromheen. Aanvragen beantwoorden, offertes schrijven, stukken opvragen bij de klant en mail sorteren. Informatie staat verspreid over mailboxen, Excel en losse mappen. Wie iets zoekt, moet het aan een collega vragen.
AI-automatisering neemt dat werk voor een groot deel over. AI leest een aanvraag en zet een offerte klaar op basis van eerdere projecten. Een mail met bijlagen komt vanzelf bij het juiste project terecht. Ontbreekt er iets van de klant, dan gaat er een vriendelijke herinnering uit. Jij leest mee en keurt goed.
Daarachter staat een systeem dat alles bijhoudt: klanten, projecten, afspraken en facturen. In je eigen portaal zie je per project wat er loopt en wat aandacht nodig heeft. Je klant heeft een eigen omgeving om stukken aan te leveren en de voortgang te volgen. Zo hoeft niemand meer te zoeken in mail.
Problemen en oplossingen
Vijf situaties die we bij bijna elk bureau zien, en wat er verandert als het systeem het werk overneemt.
AI leest elke aanvraag, haalt de vraag, de deadline en de contactgegevens eruit en zet een eerste reactie of offerte klaar. Jij kijkt het na en verstuurt.
Alle aanvragen op een rij: nieuw, in behandeling, offerte verstuurd, akkoord.
Het systeem weet per project wat er nodig is en vraagt het vanzelf op. Blijft het stil, dan volgt een herinnering zonder dat iemand hoeft te bellen.
Je klant levert aan in zijn eigen omgeving. Jij ziet meteen wat er nog ontbreekt.
Elke offerte, wijziging en factuur wordt aan het project gekoppeld. Komt er extra werk bij, dan zet het systeem een aanvulling op de offerte klaar.
Per project zie je wat is afgesproken, wat is gefactureerd en wat nog openstaat.
AI herkent bijlagen in mail en zet ze met een duidelijke naam en versie bij het juiste project. Oude versies blijven bewaard.
Per project een map met de actuele stukken, voor jou en voor je klant.
Is een fase klaar of een afspraak gehaald, dan zet het systeem de factuur klaar met de juiste regels. Jij keurt goed met een klik.
Een lijst met wat klaarstaat om te factureren en wat nog betaald moet worden.
Zo werkt het
Vier processen die we bij dienstverleners vaak automatiseren. Wat er bij jou uitkomt, bepalen we nadat we hebben meegekeken.
Proces 01
Een aanvraag komt binnen via mail of formulier. AI haalt de vraag eruit en zet een offerte klaar op basis van eerder werk.
Proces 02
Het systeem vraagt per project op wat nodig is. Je klant levert aan in zijn portaal en krijgt een herinnering als iets ontbreekt.
Proces 03
AI leest binnenkomende mail, herkent het project en zet bijlagen op de juiste plek. Vragen worden taken voor de juiste collega.
Proces 04
Een afgeronde fase of afspraak wordt meteen een conceptfactuur. Jij controleert en verstuurt, het systeem volgt de betaling.
Systeem en portaal
Een helder scherm per rol, in je eigen huisstijl. Je team ziet alle projecten, je klant alleen die van hem.
Jij en je team
Je klant
Uit de bibliotheek
Elke automatisering stap voor stap uitgelegd: wat er gebeurt en wat het oplevert.
De offerte maakt zichzelf op uit de calculatie en herinnert zichzelf na een week.
Zo werkt hetAIDe inbox ordent zichzelf: soort, klant, bijlage en een conceptantwoord.
Zo werkt hetDocumentenKlanten zien zelf wat ontbreekt en leveren het aan. Geen mailtjes meer.
Zo werkt hetDocumentenContract, verklaring of rapport: opgemaakt uit je gegevens, klaar om te tekenen.
Zo werkt hetAanpak
Geen offerte van tien pagina's op basis van een telefoontje. Zo weet je precies waar je ja tegen zegt.
Gratis en vrijblijvend. Je vertelt wat er schuurt, wij vertellen wat we ermee zouden doen.
Een tot drie dagen bij jou. We spreken de mensen die het werk doen en leggen vast hoe het echt gaat.
Binnen twee weken op papier: wat we bouwen, wat we automatiseren en in welke volgorde. Met een vaste prijs.
De eerste werkende versie staat doorgaans binnen enkele weken. Je ziet elke ronde vooruitgang.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Stel hem gerust in het kennismakingsgesprek.
We kijken eerst hoe aanvragen nu binnenkomen en wie ze oppakt. Daarna laat AI elke aanvraag lezen en een offerte klaarzetten op basis van je eigen teksten en prijzen. Jij past aan waar nodig en verstuurt. Het systeem volgt de offerte daarna vanzelf op.
Ja. AI leest de mail, herkent de klant en het project en zet bijlagen op de juiste plek. Vragen worden taken voor de juiste collega. Twijfelt het systeem, dan legt het de mail aan jou voor. Jij houdt de regie.
Ja. Je hoeft niets in een keer te vervangen. We bouwen om je huidige software heen en koppelen alleen wat nodig is. Adviseren we toch iets te vervangen, dan leggen we uit waarom. Jij beslist.
Dat verschilt per bureau. Je begint met een gratis en vrijblijvende kennismaking. Daarna lopen we een tot drie dagen mee op je bureau. Binnen twee weken krijg je advies en een blauwdruk, met een vaste prijs voor elke stap.
Ja. Je klanten krijgen een eigen omgeving in jouw huisstijl. Daar zien ze alleen hun eigen projecten en stukken. Je betaalt geen licentie per meekijker. Accounts en gegevens staan op naam van je bedrijf.
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]