Branches/Events en verhuur
Automatisering voor events
Aanvragen, offertes, draaiboeken, verhuurplanning en retouren lopen in de eventwereld vaak via mail, Excel en de groepsapp. Wij laten AI dat werk klaarzetten en zetten er een systeem en portaal achter voor je team en je klanten.
Herkenbaar
Herkenbaar bij eventbedrijven
Is die partytent voor zaterdag nou al bevestigd of niet?
verhuur, dinsdag 09:30Welke versie van het draaiboek heeft de klant gekregen?
projectleider, woensdag 14:10Er missen nog statafels uit de retour van vorige week.
magazijn, maandag 08:20De klant vraagt of zijn aanbetaling al binnen is.
administratie, donderdag 11:35Kan dit niet gewoon automatisch?
directie, vrijdag 17:05Ja. Vaak wel.
Een aanvraag, een wijziging of een retour komt binnen en het systeem zet de volgende stap klaar. Je team ziet op de telefoon wat er moet gebeuren en je klant kijkt mee in zijn eigen portaal.
Zo lossen we het opKies je vak
Een partyverhuurder heeft andere zorgen dan een fotograaf of een festivalorganisatie. Kies je vak en zie welke problemen we daar oplossen.
Leveranciers, budget, draaiboek en deelnemers per event in een systeem, met een portaal voor je klant.
BekijkAanvragen, beschikbaarheid, bezorgritten en retouren in een systeem, met een bestelportaal voor je klant.
BekijkZaalaanvragen, arrangementen, personeel en nacalculatie in een systeem, met een portaal voor je gast.
BekijkBezichtigingen, offertes, betalingen en draaiboeken per bruiloft, met een portaal voor het bruidspaar.
BekijkAanvragen, contracten, intakes en levering van foto's in een systeem, met een portaal voor je klant.
BekijkRiders, offertes, crewplanning en retourcontrole van geluid, licht en beeld in een systeem.
BekijkBriefings, ontwerpakkoord, beursdeadlines, opbouwplanning en opslag in een systeem met een klantportaal.
BekijkAanvragen, locatiebezoeken, documenten, opbouwploegen en retouren van tenten in een systeem.
BekijkVrijwilligers, artiesten, standhouders en documenten in een systeem, met een portaal per groep.
BekijkAanvragen, contracten, muziekwensen, dj-planning en apparatuur in een systeem met een klantportaal.
BekijkPasafspraken, levertijden, vermaak en betalingen per bruid op een plek.
BekijkAanvragen, shotlijsten, montageplanning, feedback met tijdcodes en leveren op een plek.
BekijkBudget, gasten, leveranciers, taken en draaiboek per bruiloft, met een portaal voor het bruidspaar.
BekijkIn de eventwereld zit het werk in de dag zelf, maar de voorbereiding begint weken eerder. Een aanvraag komt binnen en wordt een offerte met veel regels. De klant wijzigt nog een paar keer. Materiaal moet beschikbaar zijn, op tijd geladen worden en compleet terugkomen. En het draaiboek bestaat al snel in verschillende versies.
AI-automatisering neemt dat voorwerk over. AI leest een aanvraag en zet een offerte klaar met je eigen artikelen en prijzen. Na akkoord zet het systeem de verhuurplanning, de paklijst en het draaiboek klaar. Wijzigt de klant iets, dan past alles mee aan. Bij retour wordt gecontroleerd wat er terug is en wat ontbreekt.
Alles komt samen in een systeem dat bij jouw bedrijf past. In je eigen portaal zie je per event de status, het materiaal en de planning. Je klant ziet zijn offerte, draaiboek en facturen in zijn eigen omgeving. Je werkt gewoon verder met de software die je al hebt.
Problemen en oplossingen
Situaties die in bijna elk event- en verhuurbedrijf terugkomen, en hoe het systeem ze overneemt.
AI leest de aanvraag en zet een offerte klaar met artikelen, aantallen en prijzen uit je eigen lijst. Het systeem volgt hem vanzelf op.
Per aanvraag zie je de status: nieuw, verstuurd, akkoord of verlopen.
Elke bevestigde order reserveert het materiaal voor die dagen. Bij een nieuwe aanvraag zie je meteen wat er beschikbaar is.
Een overzicht van de beschikbaarheid per artikel en per dag.
Het draaiboek wordt opgebouwd uit de offerte en past zich aan bij elke wijziging. Iedereen werkt met dezelfde versie.
Je team en je klant openen hetzelfde draaiboek, ook op de telefoon.
Bij retour wordt de paklijst afgevinkt. Ontbreekt er iets of is er schade, dan zet het systeem een melding en een factuurregel klaar.
Per order zie je wat terug is, wat ontbreekt en wat gerepareerd moet worden.
Na akkoord gaat het verzoek om aanbetaling vanzelf. Na het event staat de eindfactuur klaar met extra's en eventuele schade.
Per event zie je wat betaald is en wat er nog openstaat.
Zo werkt het
Vier processen die we bij eventbedrijven vaak automatiseren. Wat er bij jou uitkomt, bepalen we nadat we hebben meegekeken.
Proces 01
AI leest de aanvraag en zet een offerte klaar met artikelen en prijzen uit je eigen lijst.
Proces 02
Een akkoord reserveert het materiaal en zet het laden en bezorgen vanzelf in de planning.
Proces 03
Het draaiboek komt uit de offerte en past zich aan bij elke wijziging van de klant.
Proces 04
De paklijst wordt bij retour afgevinkt. Ontbrekend of beschadigd materiaal komt op de factuur.
Systeem en portaal
Per rol een eigen overzicht, in jouw huisstijl. Magazijn, planning en verkoop zien elk hun eigen werk.
Jij en je team
Je klant
Uit de bibliotheek
Elke automatisering stap voor stap uitgelegd: wat er gebeurt en wat het oplevert.
De offerte maakt zichzelf op uit de calculatie en herinnert zichzelf na een week.
Zo werkt hetPlanningOntvangst en uitgifte op één plek, met printklare labels en een bestelvoorstel.
Zo werkt hetAdministratieAIWerkbonnen die direct klaarstaan voor de factuur, ook vanaf een foto.
Zo werkt hetDocumentenContract, verklaring of rapport: opgemaakt uit je gegevens, klaar om te tekenen.
Zo werkt hetAanpak
Geen offerte van tien pagina's op basis van een telefoontje. Zo weet je precies waar je ja tegen zegt.
Gratis en vrijblijvend. Je vertelt wat er schuurt, wij vertellen wat we ermee zouden doen.
Een tot drie dagen bij jou. We spreken de mensen die het werk doen en leggen vast hoe het echt gaat.
Binnen twee weken op papier: wat we bouwen, wat we automatiseren en in welke volgorde. Met een vaste prijs.
De eerste werkende versie staat doorgaans binnen enkele weken. Je ziet elke ronde vooruitgang.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Stel hem gerust in het kennismakingsgesprek.
We kijken eerst hoe je nu offertes maakt. Daarna leest AI de aanvragen en zet het systeem een offerte klaar met je eigen artikelen en prijzen. Jij controleert en verstuurt. Blijft een reactie uit, dan volgt het systeem de offerte zelf op.
Elke bevestigde order reserveert het materiaal voor die dagen, inclusief laden en terugbrengen. Bij een nieuwe aanvraag zie je meteen wat er vrij is. Zo zie je een tekort voordat het misgaat.
Ja. Je hoeft niet alles tegelijk om te gooien. We bouwen eromheen en koppelen alleen wat nodig is. Raden we toch iets nieuws aan, dan leggen we uit waarom. De keuze is aan jou.
Dat hangt af van wat je in je eventbedrijf wilt automatiseren. We beginnen met een gratis kennismaking. Daarna lopen we een tot drie dagen mee, het liefst ook rond een event. Binnen twee weken krijg je een advies en blauwdruk met een vaste prijs per stap.
Ja. Alles staat op naam van je bedrijf: accounts en gegevens. Wij bouwen en beheren, jij bent eigenaar. Je team en je klanten kijken mee zonder licentie per meekijker.
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]