Branches/Events en verhuur/Feestzaal
Automatisering voor feestzalen
Een feestzaal verhuur je voor verjaardagen, jubilea en bedrijfsfeesten, en elk feest begint met vragen over datum, arrangement en aantallen. Wij laten AI aanvragen, offertes en draaiboeken klaarzetten en de nacalculatie bijhouden.
Herkenbaar
Herkenbaar bij feestzalen
Is de zaal op de laatste zaterdag van maart nog vrij?
verkoop, maandag 14:30Het jubileum van zaterdag, hoeveel gasten komen er nou definitief?
bedrijfsleider, woensdag 11:15Wie staat er vrijdagavond achter de bar en in de garderobe?
planning, dinsdag 16:40Hoeveel rondjes moeten we nacalculeren voor dat bedrijfsfeest?
administratie, maandag 10:05Kan dit niet gewoon automatisch?
directie, vrijdag 17:05Ja. Vaak wel.
Een aanvraag wordt een offerte met arrangement. De gast geeft zelf aantallen en wensen door. Het systeem zet draaiboek, personeel en nacalculatie klaar. Jij keurt elke stap goed.
Zo lossen we het opEen feestzaal heeft elke week andere gasten en andere wensen. De een wil een buffet en een drankarrangement, de ander een borrel met hapjes en een dj. Het aantal gasten verandert tot vlak voor het feest. Je personeel moet weten wat er die avond gebeurt. En na afloop moet de drank op nacalculatie nog netjes worden afgerekend.
AI-automatisering neemt het voorbereidende werk over. AI leest de aanvraag, kijkt of de zaal vrij is en zet een offerte klaar met de juiste arrangementen. Na akkoord gaat het verzoek om aanbetaling vanzelf. Een week voor het feest vraagt het systeem naar de definitieve aantallen. Daaruit volgen het draaiboek en de personeelsplanning.
In je portaal zie je per weekend welke feesten er zijn, wat er is afgesproken en wie er werkt. Je gast heeft een eigen omgeving met de offerte, het draaiboek en een formulier voor aantallen en wensen. Na het feest staat de eindafrekening klaar met de nacalculatie.
Problemen en oplossingen
De bekendste losse eindjes rond zaalverhuur, en hoe het systeem ze voor je oppakt.
AI leest de aanvraag, kijkt of de zaal vrij is en zet een offerte klaar met passende arrangementen. Jij kijkt na en verstuurt.
Een agenda met opties, bevestigde feesten en vrije data.
De gast past aantallen, menukeuze en wensen zelf aan in zijn portaal, tot een datum die jij kiest. De prijs rekent mee.
Per feest zie je het laatste aantal gasten en wat er veranderd is.
Uit de afspraken ontstaat een draaiboek voor de avond, met tijden, menu en bijzonderheden. Medewerkers zien het op de telefoon.
Een draaiboek per feest en een personeelsplanning per avond.
Wat er die avond getapt en geschonken is, wordt vastgelegd. De eindafrekening staat klaar met arrangement en nacalculatie.
Je gast ziet de eindafrekening met een duidelijke uitleg erbij.
Na akkoord gaat het verzoek om aanbetaling vanzelf. Komt er niets binnen, dan volgt een herinnering voordat de optie vervalt.
Per feest zie je de aanbetaling, het restbedrag en wat openstaat.
Zo werkt het
Vier processen die we bij feestzalen vaak automatiseren. Wat er bij jou uitkomt, bepalen we nadat we hebben meegekeken.
Proces 01
AI checkt de agenda en zet een offerte klaar met arrangementen die bij het feest passen.
Proces 02
De gast past aantallen en menukeuze aan in zijn portaal. De prijs en het draaiboek rekenen mee.
Proces 03
Tijden, menu en bijzonderheden komen in een draaiboek dat het personeel op de telefoon ziet.
Proces 04
Wat er geschonken is, wordt vastgelegd. De eindafrekening staat de volgende dag voor je klaar.
Systeem en portaal
In je eigen huisstijl. Je team ziet de feesten van het weekend, je gast zijn eigen feest.
Jij en je team
De gastheer van het feest
Uit de bibliotheek
Elke automatisering stap voor stap uitgelegd: wat er gebeurt en wat het oplevert.
De offerte maakt zichzelf op uit de calculatie en herinnert zichzelf na een week.
Zo werkt hetPlanningEen geboekte afspraak landt direct op de juiste plek. De administratie volgt.
Zo werkt hetDocumentenContract, verklaring of rapport: opgemaakt uit je gegevens, klaar om te tekenen.
Zo werkt hetAdministratieAIWerkbonnen die direct klaarstaan voor de factuur, ook vanaf een foto.
Zo werkt hetAanpak
Geen offerte van tien pagina's op basis van een telefoontje. Zo weet je precies waar je ja tegen zegt.
Gratis en vrijblijvend. Je vertelt wat er schuurt, wij vertellen wat we ermee zouden doen.
Een tot drie dagen bij jou. We spreken de mensen die het werk doen en leggen vast hoe het echt gaat.
Binnen twee weken op papier: wat we bouwen, wat we automatiseren en in welke volgorde. Met een vaste prijs.
De eerste werkende versie staat doorgaans binnen enkele weken. Je ziet elke ronde vooruitgang.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Stel hem gerust in het kennismakingsgesprek.
AI leest de aanvraag, kijkt of de zaal op die datum vrij is en zet een offerte klaar met passende arrangementen. Jij controleert en verstuurt. Hoor je niets, dan volgt het systeem de offerte voor je op.
Ja. De gast krijgt een eigen omgeving waarin hij aantallen, menukeuze en wensen aanpast tot een datum die jij kiest. De prijs en het draaiboek rekenen vanzelf mee.
Wat er die avond geschonken is, wordt vastgelegd. Het systeem zet de eindafrekening klaar met het arrangement en de nacalculatie. Je gast ziet de afrekening met uitleg in zijn eigen omgeving.
Dat hangt af van wat je in je zaal wilt aanpakken. Na een gratis kennismaking lopen we een tot drie dagen mee, ook tijdens een feest. Binnen twee weken krijg je een advies en een blauwdruk, met per stap een vaste prijs.
We gebruiken wat je al hebt en koppelen alleen wat echt nodig is. Wat goed werkt, blijft gewoon staan. Adviseren we toch iets te vervangen, dan hoor je waarom en beslis jij.
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]