Branches/Events en verhuur/Evenementenbureau
Automatisering voor evenementenbureaus
Een evenementenbureau stemt klanten, locaties, cateraars, techniek en deelnemers op elkaar af, vaak met mail en losse Excel-lijsten. Wij laten AI prijsopvragingen, offertes, budget en draaiboek klaarzetten, met een portaal voor je klant.
Herkenbaar
Herkenbaar bij evenementenbureaus
Hebben alle locaties al gereageerd op onze prijsopvraag?
projectmanager, maandag 10:20De klant wil weten hoeveel er nog over is van het budget.
accountmanager, dinsdag 15:00Klopt de factuur van de cateraar met wat we hadden afgesproken?
financiën, woensdag 11:50Hoeveel deelnemers hebben zich nu aangemeld voor het congres?
eventcoördinator, donderdag 09:05Kan dit niet gewoon automatisch?
directie, vrijdag 17:05Ja. Vaak wel.
Prijzen van leveranciers, wijzigingen van de klant en aanmeldingen van deelnemers komen in een systeem samen. Het zet offerte, budget en draaiboek klaar en jij houdt de regie.
Zo lossen we het opEen evenementenbureau is de spil tussen klant en leveranciers. Voor een event vraag je prijzen op bij locaties, cateraars en techniek. Je zet ze om in een voorstel voor de klant en houdt het budget bij. Daarna komen de wijzigingen, de aanmeldingen van deelnemers en de facturen van leveranciers. Alles moet kloppen met wat er is afgesproken.
AI-automatisering neemt het uitzoekwerk over. AI leest de offertes van leveranciers, ook als pdf, en zet de prijzen naast elkaar. Het systeem maakt daar een voorstel en budget voor de klant van. Na akkoord ontstaat het draaiboek. Facturen van leveranciers worden vergeleken met de afspraken, zodat je verschillen meteen ziet.
In je portaal zie je per event de leveranciers, het budget, de planning en de aanmeldingen. Je klant ziet zijn voorstel, het budget en het draaiboek in zijn eigen omgeving. Leveranciers krijgen alleen de informatie die zij nodig hebben. Zo werkt iedereen met dezelfde, actuele gegevens.
Problemen en oplossingen
Herkenbare momenten tussen klant en leverancier, en hoe het systeem het uitzoekwerk overneemt.
AI leest de offertes van locaties, cateraars en techniek, ook als pdf, en zet de prijzen en voorwaarden overzichtelijk naast elkaar.
Per event zie je welke leveranciers gereageerd hebben en wat ze vragen.
Elke offerte, wijziging en factuur telt vanzelf mee in het budget. Je ziet meteen wat er is uitgegeven en wat er over is.
Je klant ziet zijn budget per onderdeel in zijn eigen portaal.
Het draaiboek wordt opgebouwd uit de bevestigde onderdelen en past zich aan bij elke wijziging.
Klant, team en leveranciers zien elk hun deel van hetzelfde draaiboek.
Deelnemers melden zich aan via een formulier. Bevestigingen, praktische informatie en herinneringen gaan vanzelf.
Een actuele lijst met aanmeldingen, dieetwensen en afmeldingen.
AI leest de factuur en vergelijkt hem met de offerte en de wijzigingen. Verschillen worden gemarkeerd voordat je betaalt.
Per event zie je welke facturen kloppen en welke je moet navragen.
Zo werkt het
Vier processen die we bij evenementenbureaus vaak automatiseren. Wat er bij jou uitkomt, bepalen we nadat we hebben meegekeken.
Proces 01
AI leest de offertes van leveranciers en zet prijzen en voorwaarden overzichtelijk naast elkaar.
Proces 02
Offertes, wijzigingen en facturen tellen mee. Jij en je klant zien altijd de actuele stand van zaken.
Proces 03
Deelnemers melden zich aan via een formulier en krijgen vanzelf een bevestiging en praktische informatie.
Proces 04
AI vergelijkt elke factuur met de offerte en de wijzigingen. Verschillen staan bovenaan de lijst.
Systeem en portaal
In je eigen huisstijl. Iedereen ziet zijn eigen deel van het event, met dezelfde actuele gegevens.
Jij en je team
Je opdrachtgever
Uit de bibliotheek
Elke automatisering stap voor stap uitgelegd: wat er gebeurt en wat het oplevert.
De inbox ordent zichzelf: soort, klant, bijlage en een conceptantwoord.
Zo werkt hetVerkoopDe offerte maakt zichzelf op uit de calculatie en herinnert zichzelf na een week.
Zo werkt hetDocumentenContract, verklaring of rapport: opgemaakt uit je gegevens, klaar om te tekenen.
Zo werkt hetDocumentenKlanten zien zelf wat ontbreekt en leveren het aan. Geen mailtjes meer.
Zo werkt hetAanpak
Geen offerte van tien pagina's op basis van een telefoontje. Zo weet je precies waar je ja tegen zegt.
Gratis en vrijblijvend. Je vertelt wat er schuurt, wij vertellen wat we ermee zouden doen.
Een tot drie dagen bij jou. We spreken de mensen die het werk doen en leggen vast hoe het echt gaat.
Binnen twee weken op papier: wat we bouwen, wat we automatiseren en in welke volgorde. Met een vaste prijs.
De eerste werkende versie staat doorgaans binnen enkele weken. Je ziet elke ronde vooruitgang.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Stel hem gerust in het kennismakingsgesprek.
AI leest de offertes van locaties, cateraars en techniek, ook als ze als pdf binnenkomen. De prijzen en voorwaarden komen overzichtelijk naast elkaar te staan. Jij kiest en het systeem zet het voorstel voor je klant klaar.
Door elke offerte, wijziging en factuur vanzelf te laten meetellen. Je ziet per onderdeel wat er begroot, besteld en betaald is. Je klant kijkt mee in zijn eigen portaal, zodat je minder hoeft te rapporteren.
Ja. Deelnemers melden zich aan via een formulier in de stijl van het event. Ze krijgen vanzelf een bevestiging, praktische informatie en een herinnering. Jij en je klant zien een actuele lijst met dieetwensen en afmeldingen.
Dat hangt af van wat je voor je bureau wilt aanpakken. Na een gratis kennismaking lopen we een tot drie dagen mee, op kantoor en bij een event. Binnen twee weken ligt er een advies en blauwdruk met een vaste prijs per stap.
Ja. Leveranciers krijgen een eigen omgeving met alleen hun deel van het draaiboek en de afspraken. Ze kunnen daar ook documenten aanleveren. Er is geen licentie per meekijker.
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]