Branches/Events en verhuur/Festivalorganisatie
Automatisering voor festivals
Een festival organiseren betekent veel losse eindjes: vrijwilligers, artiesten, standhouders, leveranciers en vergunningen. Wij laten AI aanmeldingen, riders en documenten verwerken, met een portaal voor iedereen die meedoet.
Herkenbaar
Herkenbaar bij festivalorganisaties
Hoeveel vrijwilligers hebben we nu voor zaterdagavond bij de bar?
vrijwilligerscoördinator, dinsdag 20:10Wat staat er in de rider van de headliner over de kleedkamer?
artiestenzaken, woensdag 14:40Welke foodtrucks hebben hun verzekering nog niet gestuurd?
productie, maandag 11:25De gemeente wil een nieuwe versie van het veiligheidsplan.
organisator, donderdag 09:50Kan dit niet gewoon automatisch?
directie, vrijdag 17:05Ja. Vaak wel.
Aanmeldingen, riders en documenten komen in een systeem binnen. AI leest ze uit, het systeem plant diensten en vraagt ontbrekende stukken vanzelf op. Iedere groep heeft zijn eigen portaal.
Zo lossen we het opEen festival bouw je maandenlang op met veel verschillende mensen. Vrijwilligers melden zich aan en willen weten wanneer ze werken. Artiesten sturen contracten en riders met wensen voor techniek en kleedkamer. Standhouders en foodtrucks moeten zich inschrijven en documenten aanleveren. En de gemeente wil vergunningen, plannen en tekeningen zien.
AI-automatisering verwerkt die stroom. AI leest riders en contracten en haalt de afspraken over tijden, techniek en hospitality eruit. Vrijwilligers kiezen zelf hun diensten en krijgen vanzelf een briefing. Standhouders schrijven zich in via een formulier en leveren hun verzekering en andere documenten aan. Ontbreekt er iets, dan gaat er vanzelf een herinnering uit.
In je portaal zie je per onderdeel hoe het ervoor staat: vrijwilligers per dienst, artiesten per podium, standhouders per plek en de status van de vergunningen. Vrijwilligers, artiesten en standhouders hebben elk hun eigen omgeving. Zo hoeft de organisatie niet alles zelf te mailen en na te bellen.
Problemen en oplossingen
De bekendste knelpunten in de maanden voor een festival, en hoe het systeem ze overneemt.
Vrijwilligers melden zich aan en kiezen zelf diensten. Het systeem laat zien waar gaten zitten en stuurt vanzelf een briefing en herinnering.
Per dienst zie je hoeveel vrijwilligers er zijn en waar je er nog tekortkomt.
AI leest de rider en het contract en zet tijden, techniek en hospitality overzichtelijk per artiest klaar.
Per podium een overzicht van artiesten, tijden en wensen.
Standhouders schrijven zich in via een formulier. Het systeem vraagt verzekering en andere stukken op en herinnert tot alles binnen is.
Per standhouder zie je wat er is aangeleverd en wat ontbreekt.
Alle documenten voor de gemeente staan op een plek, met versies en deadlines. Het systeem herinnert je op tijd.
Een overzicht van vergunningen, plannen en hun status bij de gemeente.
AI leest facturen van leveranciers en vergelijkt ze met de afspraken. Standhouders krijgen hun factuur vanzelf na inschrijving.
Per leverancier en standhouder zie je wat betaald is en wat openstaat.
Zo werkt het
Vier processen die we bij festivalorganisaties vaak automatiseren. Wat er bij jou uitkomt, bepalen we nadat we hebben meegekeken.
Proces 01
Vrijwilligers melden zich aan en kiezen diensten. Het systeem stuurt vanzelf een briefing en herinnering.
Proces 02
AI leest rider en contract en zet tijden, techniek en hospitality klaar voor de productie.
Proces 03
Inschrijving gaat via een formulier. Documenten worden opgevraagd tot alles binnen is.
Proces 04
Alle documenten voor de gemeente met versies en deadlines. Het systeem herinnert je op tijd.
Systeem en portaal
In de huisstijl van je festival. Organisatie, vrijwilligers, artiesten en standhouders zien elk alleen hun eigen deel.
De organisatie
Vrijwilligers en standhouders
Uit de bibliotheek
Elke automatisering stap voor stap uitgelegd: wat er gebeurt en wat het oplevert.
Klanten zien zelf wat ontbreekt en leveren het aan. Geen mailtjes meer.
Zo werkt hetDocumentenCertificaten en verklaringen met een vervaldatum. Ruim vooraf een seintje.
Zo werkt hetAIDe inbox ordent zichzelf: soort, klant, bijlage en een conceptantwoord.
Zo werkt hetPlanningEen geboekte afspraak landt direct op de juiste plek. De administratie volgt.
Zo werkt hetAanpak
Geen offerte van tien pagina's op basis van een telefoontje. Zo weet je precies waar je ja tegen zegt.
Gratis en vrijblijvend. Je vertelt wat er schuurt, wij vertellen wat we ermee zouden doen.
Een tot drie dagen bij jou. We spreken de mensen die het werk doen en leggen vast hoe het echt gaat.
Binnen twee weken op papier: wat we bouwen, wat we automatiseren en in welke volgorde. Met een vaste prijs.
De eerste werkende versie staat doorgaans binnen enkele weken. Je ziet elke ronde vooruitgang.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Stel hem gerust in het kennismakingsgesprek.
Vrijwilligers melden zich aan via een formulier en kiezen zelf hun diensten. Het systeem laat zien waar nog gaten zitten en stuurt vanzelf een briefing en herinnering. Jij ziet per dienst wie er staat.
Ja. AI leest riders en contracten, ook als pdf, en zet tijden, techniek en hospitality per artiest overzichtelijk klaar. Productie en artiestenzaken zien zo in een oogopslag wat er nodig is. Jij controleert de afspraken.
Standhouders schrijven zich in via een formulier en leveren hun verzekering en andere documenten aan in hun eigen omgeving. Het systeem vraagt ontbrekende stukken vanzelf op en waarschuwt als iets verloopt.
Dat hangt af van wat je voor je festival wilt aanpakken. Na een gratis kennismaking lopen we een tot drie dagen mee in de voorbereiding. Binnen twee weken ligt er een advies en blauwdruk met een vaste prijs per stap. Daarna bouwen we in rondes.
Nee. Iedereen krijgt een eigen omgeving met alleen zijn eigen deel. Er is geen licentie per meekijker nodig. Accounts en gegevens staan op naam van je eigen organisatie.
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]