Branches/Schoonmaak en facilitair/Facilitair dienstverlener
Automatisering voor facilitair
Als facilitair dienstverlener stuur je schoonmaak, onderhoud, receptie en leveranciers tegelijk aan. Wij laten AI meldingen sorteren en opvolgen, met een portaal waarin je opdrachtgever ziet wat er loopt.
Herkenbaar
Herkenbaar bij facilitair dienstverleners
De lamp in vergaderzaal drie is al een week kapot, wie pakt dit op?
receptie, maandag 09:15Wanneer moeten de brandblussers op locatie Noord weer gekeurd worden?
facilitair coordinator, dinsdag 11:00Heeft de leverancier van de koffieautomaten al gereageerd?
facilitair manager, woensdag 14:40De klant wil de maandrapportage voor vrijdag hebben.
accountmanager, donderdag 10:25Kan dit niet gewoon automatisch?
directie, vrijdag 17:05Ja. Vaak wel.
Een melding, een keuring of een vraag van de klant komt binnen en het systeem zet hem bij de juiste partij. Jij ziet wat er loopt en stuurt bij waar nodig.
Zo lossen we het opAls facilitair dienstverlener ben je het aanspreekpunt voor alles in een gebouw. Een kapotte lamp, een volle prullenbak, een koffieautomaat die lekt of een keuring die eraan komt. Meldingen komen binnen via mail, telefoon en de receptie. Leveranciers moeten worden aangestuurd en de klant wil elke maand weten hoe het ging.
AI-automatisering brengt orde in al die meldingen. AI leest elke melding, bepaalt wat het is en bij wie het hoort: schoonmaak, technische dienst of een leverancier. Die krijgt een opdracht met de juiste informatie. Het systeem houdt bij of afspraken over reactietijd worden gehaald en plant keuringen op tijd in.
In je portaal zie je per gebouw de open meldingen, de leveranciers en de geplande keuringen. Gebruikers doen zelf een melding met een foto. Je opdrachtgever ziet de voortgang en krijgt aan het eind van de maand een rapportage die vanzelf is opgebouwd.
Problemen en oplossingen
Veel disciplines, veel leveranciers en een klant die alles wil weten. Hier gaat het vaak mis.
AI leest elke melding, herkent het soort probleem en het gebouw en zet hem door naar de juiste partij met alle informatie.
Gebruikers melden zelf met een foto, jij ziet alle meldingen op een plek.
Het systeem houdt per melding bij wanneer de leverancier moet reageren. Gebeurt dat niet, dan gaat er een herinnering uit en krijg jij een seintje.
Per leverancier zie je open opdrachten en hoe snel ze worden opgepakt.
Per gebouw staan alle installaties met hun keuringsdatum. Het systeem plant de keuring op tijd in bij de juiste partij.
Een keuringskalender per gebouw, met de rapporten erbij.
Meldingen, reactietijden en keuringen worden de hele maand bijgehouden. Aan het eind staat de rapportage klaar ter controle.
Je opdrachtgever leest de rapportage in zijn eigen portaal.
Elke melding krijgt een tijd mee waarbinnen hij moet zijn opgelost. Dreigt die te verlopen, dan krijgt de verantwoordelijke een seintje.
Je ziet direct welke meldingen dreigen te laat te worden.
Zo werkt het
Vier processen die we bij facilitair dienstverleners vaak automatiseren. Wat er bij jou uitkomt, bepalen we nadat we hebben meegekeken.
Proces 01
Een gebruiker meldt een probleem met een foto. AI bepaalt wat het is en zet de opdracht door naar de juiste partij.
Proces 02
Het systeem bewaakt per opdracht de afgesproken reactietijd en herinnert de leverancier vanzelf als het nodig is.
Proces 03
Brandblussers, liften en installaties staan met hun datum in het systeem. Keuringen worden vooraf ingepland.
Proces 04
Alles wat er gebeurt, wordt meegeteld. Aan het eind van de maand staat een rapportage klaar voor de klant.
Systeem en portaal
Een portaal in de huisstijl van jou of je klant. Gebruikers melden, leveranciers zien hun opdrachten, de klant ziet de voortgang.
Jij en je team
Je opdrachtgever
Uit de bibliotheek
Elke automatisering stap voor stap uitgelegd: wat er gebeurt en wat het oplevert.
De inbox ordent zichzelf: soort, klant, bijlage en een conceptantwoord.
Zo werkt hetPlanningElke installatie met een datum. Het systeem plant ruim vooraf.
Zo werkt hetDocumentenContract, verklaring of rapport: opgemaakt uit je gegevens, klaar om te tekenen.
Zo werkt hetDocumentenCertificaten en verklaringen met een vervaldatum. Ruim vooraf een seintje.
Zo werkt hetAanpak
Geen offerte van tien pagina's op basis van een telefoontje. Zo weet je precies waar je ja tegen zegt.
Gratis en vrijblijvend. Je vertelt wat er schuurt, wij vertellen wat we ermee zouden doen.
Een tot drie dagen bij jou. We spreken de mensen die het werk doen en leggen vast hoe het echt gaat.
Binnen twee weken op papier: wat we bouwen, wat we automatiseren en in welke volgorde. Met een vaste prijs.
De eerste werkende versie staat doorgaans binnen enkele weken. Je ziet elke ronde vooruitgang.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Stel hem gerust in het kennismakingsgesprek.
Een systeem dat past bij jouw gebouwen, je leveranciers en je afspraken met de klant. Wij bouwen het rond hoe jullie nu werken. AI sorteert de meldingen, jij houdt de regie. Je bestaande software kan blijven.
Ja. AI leest de melding, ook als het een mail met foto is, en herkent het gebouw en het soort probleem. De opdracht gaat naar de juiste partij. Twijfelt het systeem, dan legt het de melding aan jou voor.
Door alles de hele maand automatisch bij te houden: meldingen, reactietijden, keuringen. Aan het eind van de maand staat de rapportage klaar. Jij leest hem na en de klant vindt hem in zijn portaal.
Eerst maken we gratis kennis. Daarna lopen we een tot drie dagen mee in een van je gebouwen. Binnen twee weken krijg je een plan op papier met een vaste prijs per stap. Daarna bouwen we in rondes, en zie je doorgaans binnen enkele weken een eerste werkende versie.
Ja. Een leverancier ziet alleen zijn eigen opdrachten en kan ze daar afmelden met een foto. Er hangt geen licentie aan elke meekijker, dus je kunt alle partijen toegang geven.
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]