Branches/Transport en logistiek/Expediteur
Automatisering voor expediteurs
Een expediteur regelt zendingen met veel partijen en nog meer documenten. Wij laten AI boekingen, paklijsten, douanepapieren en facturen van vervoerders uitlezen en klaarzetten, met een portaal waarin je klant zijn zending volgt.
Herkenbaar
Herkenbaar bij expediteurs
De paklijst van die zending uit China klopt niet met de factuur.
operations, maandag 09:30Heeft de klant de handelsfactuur al gestuurd voor de aangifte?
douane, dinsdag 11:45De factuur van de rederij is hoger dan we hebben afgesproken.
administratie, woensdag 14:20Wanneer komt mijn container nou aan in Rotterdam?
klant via de mail, donderdag 08:15Kan dit niet gewoon automatisch?
directie, vrijdag 17:05Ja. Vaak wel.
Een boeking, een handelsfactuur of een factuur van een vervoerder komt binnen en AI leest hem uit. Het systeem zet alles klaar bij de juiste zending en laat zien wat er nog mist.
Zo lossen we het opEen expediteur zit tussen klant, vervoerder, rederij en douane in. Elke zending heeft zijn eigen stapel papier: boeking, handelsfactuur, paklijst, vrachtbrief en certificaten. Iemand moet die documenten verzamelen, overtypen en controleren. Ondertussen vraagt de klant wanneer zijn goederen aankomen. En de facturen van vervoerders moeten nog gecontroleerd worden.
AI-automatisering neemt het lees- en typwerk over. AI leest handelsfacturen en paklijsten en zet goederen, gewichten en waardes klaar voor de aangifte. Het systeem ziet welke documenten per zending nog ontbreken en vraagt ze op bij de klant. Facturen van vervoerders worden vergeleken met de afgesproken tarieven.
In je portaal zie je per zending waar hij is, welke documenten er zijn en wat er nog moet gebeuren. Afwijkingen in facturen staan bovenaan. Je klant levert zelf zijn documenten aan en volgt zijn zending. Zo wordt er minder gemaild en minder gezocht.
Problemen en oplossingen
Vijf vaste knelpunten in de expeditie, en wat het systeem ervan overneemt.
AI leest de documenten, haalt goederen, gewichten, aantallen en waardes eruit en zet ze klaar bij de zending. Jij controleert.
Per zending zie je welke gegevens klaarstaan en welke nog gecontroleerd moeten.
Het systeem weet welke documenten per zending nodig zijn en vraagt de klant vanzelf om wat ontbreekt.
Je klant levert aan in zijn eigen portaal. Jij ziet wat er nog mist.
AI leest de inkoopfactuur en vergelijkt hem met het afgesproken tarief en de zending. Afwijkingen worden gemarkeerd.
Een lijst van facturen met een afwijking, klaar om te bespreken.
Bij elke statuswijziging werkt het systeem de zending bij. De klant krijgt bericht bij vertrek, aankomst en vrijgave.
Je klant volgt zijn zendingen zelf in zijn portaal.
Uit de opdracht van de klant zet het systeem de boeking klaar voor de vervoerder of rederij. Jij kijkt na en verstuurt.
Per zending zie je de status van de boeking en de bevestiging.
Zo werkt het
Vier processen die we bij expediteurs vaak automatiseren. Wat er bij jou uitkomt, bepalen we nadat we hebben meegekeken.
Proces 01
AI leest de documenten van de klant en zet goederen, gewichten en waardes klaar bij de zending.
Proces 02
Het systeem ziet wat er ontbreekt en vraagt het op bij de klant. Pas als alles er is, staat de aangifte klaar.
Proces 03
Elke inkoopfactuur wordt vergeleken met de afspraak. Klopt hij niet, dan zie je dat meteen.
Proces 04
Bij elke stap werkt het systeem de status bij. De klant krijgt een bericht en kijkt zelf mee.
Systeem en portaal
Een portaal in je huisstijl voor operations, douane, administratie en klanten. Ieder ziet zijn eigen deel.
Jij en je team
Je klant
Uit de bibliotheek
Elke automatisering stap voor stap uitgelegd: wat er gebeurt en wat het oplevert.
De inbox ordent zichzelf: soort, klant, bijlage en een conceptantwoord.
Zo werkt hetDocumentenKlanten zien zelf wat ontbreekt en leveren het aan. Geen mailtjes meer.
Zo werkt hetDocumentenCertificaten en verklaringen met een vervaldatum. Ruim vooraf een seintje.
Zo werkt hetDocumentenContract, verklaring of rapport: opgemaakt uit je gegevens, klaar om te tekenen.
Zo werkt hetAanpak
Geen offerte van tien pagina's op basis van een telefoontje. Zo weet je precies waar je ja tegen zegt.
Gratis en vrijblijvend. Je vertelt wat er schuurt, wij vertellen wat we ermee zouden doen.
Een tot drie dagen bij jou. We spreken de mensen die het werk doen en leggen vast hoe het echt gaat.
Binnen twee weken op papier: wat we bouwen, wat we automatiseren en in welke volgorde. Met een vaste prijs.
De eerste werkende versie staat doorgaans binnen enkele weken. Je ziet elke ronde vooruitgang.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Stel hem gerust in het kennismakingsgesprek.
AI kan handelsfacturen, paklijsten en vrachtbrieven lezen en gegevens zoals goederen, gewichten en waardes klaarzetten. Jij of je douanespecialist controleert alles voordat de aangifte gedaan wordt. Het overtypen valt weg, de verantwoordelijkheid blijft bij jou.
Het systeem leest elke inkoopfactuur en vergelijkt hem met het afgesproken tarief en de zending. Klopt er iets niet, dan wordt de factuur gemarkeerd. Zo betaal je niet zomaar te veel.
Ja. Je klant krijgt een eigen portaal waarin hij ziet welke documenten nodig zijn en ze uploadt. AI leest ze meteen uit. Er is geen licentie per meekijker.
Je begint met een gratis kennismaking. Daarna lopen we een tot drie dagen mee met operations, douane en administratie. Binnen twee weken krijg je een advies en blauwdruk met een vaste prijs per stap.
Ja. We werken met de software die je al hebt en koppelen wat nodig is. Niets hoeft in een keer vervangen te worden. Adviseren we iets te vervangen, dan leggen we uit waarom en beslis jij.
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]