Branches/Horeca en catering/Eventcatering
Automatisering voor eventcatering
Bij eventcatering verandert alles tot het laatste moment: aantallen, menu's, dieetwensen en tijden. Wij laten AI offertes en draaiboeken klaarzetten en houden personeel en materiaal per event bij, zodat iedereen dezelfde versie heeft.
Herkenbaar
Herkenbaar bij eventcateraars
Welke versie van het draaiboek is nou de laatste?
eventmanager, maandag 10:00Het bruidspaar heeft er weer gasten bij, klopt de offerte nog?
verkoop, dinsdag 15:25Hoeveel warmhoudkasten gaan er mee naar het congres?
logistiek, woensdag 08:15Ik mis nog koks voor zaterdagavond, wie kan er?
planning, donderdag 14:40Kan dit niet gewoon automatisch?
directie, vrijdag 17:05Ja. Vaak wel.
Een wijziging van de klant komt binnen en het systeem past offerte, draaiboek, personeelsplanning en paklijst in een keer aan. Jij ziet wat er veranderd is en keurt goed.
Zo lossen we het opEventcatering is maatwerk, en maatwerk betekent veel wijzigingen. Een klant wil een paar menu's vergelijken, voegt later gasten toe en meldt kort van tevoren nog allergieën. Ondertussen moeten koks, bediening, servies en warmhoudkasten op het juiste moment op de juiste plek zijn. Vaak staat dat in losse Excel-lijsten die niet met elkaar praten.
AI-automatisering zorgt dat alles per event aan elkaar hangt. AI leest de aanvraag en zet een offerte met varianten klaar. Na akkoord ontstaat het draaiboek vanzelf uit de offerte. Wijzigt het aantal gasten, dan rekent het systeem personeel, ingrediënten en materiaal opnieuw uit en zie je wat er verschilt.
In je portaal zie je per event de planning, de mensen, het materiaal en de status van betalingen. Je klant geeft zelf aantallen en dieetwensen door tot een datum die jij kiest. Je team ziet op de telefoon waar en wanneer ze moeten zijn. Na het event staat de eindfactuur klaar op basis van wat er echt geleverd is.
Problemen en oplossingen
Situaties die iedere eventcateraar kent, van de eerste offerte tot het retour van het materiaal.
AI leest de aanvraag en stelt varianten samen uit je menu's, personeel en materiaal. Je controleert en verstuurt een offerte waarin de klant kan kiezen.
Per aanvraag zie je welke variant de klant bekeken of gekozen heeft.
De klant geeft wijzigingen door in zijn portaal. Het systeem rekent ingrediënten, personeel en materiaal opnieuw uit en laat zien wat er verandert.
Een duidelijke lijst met wijzigingen per event, met datum en wie het doorgaf.
Het draaiboek wordt uit de offerte opgebouwd en past zich aan bij elke wijziging. Er is altijd maar een geldige versie.
Iedereen opent hetzelfde draaiboek op de telefoon, met tijden en taken.
Het systeem zet op basis van het event een voorstel klaar voor koks, bediening en materiaal. Medewerkers geven hun beschikbaarheid door op de telefoon.
Per event zie je wie er staat, wat er mee moet en wat er nog ontbreekt.
Wat er op de dag geleverd en gebruikt is, wordt vastgelegd. De eindfactuur staat klaar met de echte aantallen en extra's.
Je klant ziet de eindafrekening en wat er al is aanbetaald.
Zo werkt het
Vier processen die we bij eventcateraars vaak automatiseren. Wat er bij jou uitkomt, bepalen we nadat we hebben meegekeken.
Proces 01
AI zet varianten klaar uit je menu's en prijzen. De klant kiest online en jij krijgt een seintje.
Proces 02
Na akkoord ontstaat het draaiboek vanzelf. Elke wijziging komt er direct in, voor iedereen zichtbaar.
Proces 03
Het systeem rekent uit hoeveel mensen er nodig zijn en vraagt beschikbaarheid uit via de telefoon.
Proces 04
Een paklijst per event, afgevinkt bij vertrek en bij retour. Wat ontbreekt, valt meteen op.
Systeem en portaal
Een portaal in je eigen huisstijl. Je team ziet zijn taken, je klant ziet zijn event.
Jij en je team
Je opdrachtgever
Uit de bibliotheek
Elke automatisering stap voor stap uitgelegd: wat er gebeurt en wat het oplevert.
De offerte maakt zichzelf op uit de calculatie en herinnert zichzelf na een week.
Zo werkt hetDocumentenContract, verklaring of rapport: opgemaakt uit je gegevens, klaar om te tekenen.
Zo werkt hetPlanningOntvangst en uitgifte op één plek, met printklare labels en een bestelvoorstel.
Zo werkt hetAdministratieAIWerkbonnen die direct klaarstaan voor de factuur, ook vanaf een foto.
Zo werkt hetAanpak
Geen offerte van tien pagina's op basis van een telefoontje. Zo weet je precies waar je ja tegen zegt.
Gratis en vrijblijvend. Je vertelt wat er schuurt, wij vertellen wat we ermee zouden doen.
Een tot drie dagen bij jou. We spreken de mensen die het werk doen en leggen vast hoe het echt gaat.
Binnen twee weken op papier: wat we bouwen, wat we automatiseren en in welke volgorde. Met een vaste prijs.
De eerste werkende versie staat doorgaans binnen enkele weken. Je ziet elke ronde vooruitgang.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Stel hem gerust in het kennismakingsgesprek.
AI leest de aanvraag en stelt een offerte met varianten samen uit je eigen menu's, personeel en materiaal. Jij controleert en verstuurt. De klant kiest online en het systeem volgt de offerte vanzelf op als het stil blijft.
Door het draaiboek niet los te typen, maar te laten opbouwen uit de offerte. Elke wijziging van de klant komt er vanzelf in. Je team opent op de telefoon altijd dezelfde, actuele versie.
Het zet een voorstel klaar op basis van het aantal gasten en het soort event. Medewerkers geven hun beschikbaarheid door op hun telefoon. Jij beslist wie er gaat. Materiaal gaat mee op een paklijst die bij vertrek en retour wordt afgevinkt.
Dat hangt af van wat je bij je eventcatering wilt automatiseren. We starten met een gratis kennismaking en lopen daarna een tot drie dagen mee, het liefst ook op een eventdag. Binnen twee weken volgt een advies en blauwdruk met een vaste prijs per stap.
Nee. We werken met wat je al hebt en koppelen alleen wat nodig is. Soms is een onderdeel vervangen slimmer. Dan lichten we toe waarom en kies jij. Accounts en gegevens staan altijd op naam van je bedrijf.
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]