Branches/Horeca en catering/Nachtclub
Automatisering voor nachtclubs
In een nachtclub begint het werk lang voordat de deur opengaat. Wij laten AI tafelreserveringen, gastenlijsten, artiestenafspraken en de bezetting per nacht klaarzetten, met een portaal voor je team en je promoters.
Herkenbaar
Herkenbaar bij nachtclubs
Wie heeft tafel drie voor zaterdag beloofd aan die groep?
floormanager, vrijdag 23:40De gastenlijst van de promoter staat weer in een screenshot.
deur, zaterdag 22:50Wat stond er nou in de rider van de headliner over drank?
productie, donderdag 15:30We hebben zaterdag twee beveiligers te weinig, wie belt er rond?
bedrijfsleider, woensdag 14:10Kan dit niet gewoon automatisch?
directie, vrijdag 17:05Ja. Vaak wel.
Reserveringen, gastenlijsten en afspraken komen op een plek binnen. Het systeem zet per nacht klaar wie er komt, wat er geregeld is en wie er werkt. Jij keurt goed.
Zo lossen we het opEen clubnacht is een productie. Er zijn tafels met flessenpakketten, gastenlijsten van promoters, artiesten met een rider en een team van bar, deur en beveiliging. Veel loopt via DM's, screenshots en de groepsapp. Op het laatste moment blijkt een tafel dubbel geboekt of staat er een naam niet op de lijst.
AI-automatisering brengt dat voor elke nacht bij elkaar. Tafelaanvragen komen binnen via een formulier, met aanbetaling en bevestiging. Promoters vullen hun gastenlijst in hun eigen omgeving in. AI leest contracten en riders en zet de afspraken als checklist klaar. Het systeem stelt de bezetting voor op basis van de verwachte drukte.
In je portaal zie je per nacht de tafels, de lijsten, de artiesten en wie er werkt. De deur zoekt namen op een tablet. Na afloop vult de floormanager meldingen in op zijn telefoon. Je ticketverkoop en kassa blijven zoals ze zijn.
Problemen en oplossingen
Vijf momenten voor, tijdens en na de nacht, en hoe het systeem ze strak houdt.
Gasten vragen een tafel aan via een formulier en kiezen een pakket. Na de aanbetaling volgt vanzelf een bevestiging. Dubbel boeken kan niet meer.
Een plattegrond per nacht met welke tafels geboekt, betaald of nog vrij zijn.
Elke promoter vult zijn lijst in zijn eigen omgeving in, tot een tijd die jij kiest. Het systeem telt per promoter wie er echt binnenkwam.
De deur zoekt namen op een tablet. Jij ziet per promoter het aantal gasten.
AI leest het contract en de rider en zet de afspraken klaar: set times, hotel, vervoer en wat er in de kleedkamer moet staan.
Per nacht een checklist per artiest, met wat geregeld is en wat nog openstaat.
Het systeem kijkt naar ticketverkoop en tafelboekingen en stelt een bezetting voor. Barpersoneel en beveiligers geven hun beschikbaarheid door op hun telefoon.
Een bezetting per nacht en per post, met een melding als er nog een plek open is.
De floormanager of beveiliger vult een melding in op zijn telefoon, met tijd en foto. Het systeem zet alles per nacht op een rij.
Een overzicht van meldingen per nacht, voor als je later iets moet terugzoeken.
Zo werkt het
Vier processen die we bij nachtclubs vaak automatiseren. Wat er bij jou uitkomt, bepalen we nadat we hebben meegekeken.
Proces 01
De gast kiest een tafel en een pakket. Na de aanbetaling volgt de bevestiging en staat de tafel op de plattegrond.
Proces 02
Promoters vullen hun lijst in tot de deadline. De deur zoekt namen op en het systeem telt wie er binnenkwam.
Proces 03
AI haalt de afspraken uit contract en rider. Productie ziet per artiest wat er nog geregeld moet worden.
Proces 04
Ticketverkoop en tafels bepalen het voorstel. Je team geeft beschikbaarheid door en het systeem vult de gaten.
Systeem en portaal
Een portaal in je huisstijl. Je team ziet de nacht, promoters hun lijst en gasten hun tafel.
Jij en je team
Je gast of promoter
Uit de bibliotheek
Elke automatisering stap voor stap uitgelegd: wat er gebeurt en wat het oplevert.
Een geboekte afspraak landt direct op de juiste plek. De administratie volgt.
Zo werkt hetAIDe inbox ordent zichzelf: soort, klant, bijlage en een conceptantwoord.
Zo werkt hetDocumentenKlanten zien zelf wat ontbreekt en leveren het aan. Geen mailtjes meer.
Zo werkt hetPlanningOntvangst en uitgifte op één plek, met printklare labels en een bestelvoorstel.
Zo werkt hetAanpak
Geen offerte van tien pagina's op basis van een telefoontje. Zo weet je precies waar je ja tegen zegt.
Gratis en vrijblijvend. Je vertelt wat er schuurt, wij vertellen wat we ermee zouden doen.
Een tot drie dagen bij jou. We spreken de mensen die het werk doen en leggen vast hoe het echt gaat.
Binnen twee weken op papier: wat we bouwen, wat we automatiseren en in welke volgorde. Met een vaste prijs.
De eerste werkende versie staat doorgaans binnen enkele weken. Je ziet elke ronde vooruitgang.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Stel hem gerust in het kennismakingsgesprek.
Laat gasten een tafel aanvragen via een formulier met een plattegrond en pakketten. Na de aanbetaling staat de tafel vast. Het systeem laat geen tweede boeking op dezelfde tafel toe. Jij ziet per nacht wat er geboekt en betaald is.
Elke promoter krijgt een eigen omgeving en vult daar zijn lijst in tot een tijd die jij kiest. De deur zoekt namen op een tablet. Achteraf zie je per promoter hoeveel gasten er echt binnenkwamen.
Ja. AI leest contract en rider en zet de afspraken klaar als checklist: set times, vervoer, hotel en wensen voor de kleedkamer. Productie controleert en tikt af wat geregeld is. Zo vergeet niemand de handdoeken of het vervoer.
Dat hangt af van wat je wilt aanpakken. Na een gratis kennismaking lopen we een tot drie dagen mee, ook tijdens een clubnacht. Binnen twee weken heb je voor je club een advies en blauwdruk met een vaste prijs per stap.
Ja. We bouwen eromheen en koppelen wat nodig is. Je ticketverkoop levert juist de cijfers voor de bezetting. Raden we iets anders aan, dan vertellen we eerst waarom en beslis jij.
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]