Branches/Horeca en catering/Cateraar
Automatisering voor cateraars
Als cateraar krijg je bestellingen en offerteaanvragen via mail, telefoon en losse formulieren. Wij laten AI ze uitlezen en klaarzetten, zodat keuken, inkoop en bezorging uit dezelfde lijst werken.
Herkenbaar
Herkenbaar bij cateraars
Kantoor Noord wil morgen toch extra lunches, kan dat nog?
binnendienst, maandag 16:10Welke van die bestellingen moest er nou vegetarisch zijn?
keuken, dinsdag 06:45De offerte voor die borrel van vrijdag, is die al de deur uit?
eigenaar, woensdag 09:30Ik sta voor de deur, maar niemand weet van een levering.
bezorger, donderdag 11:50Kan dit niet gewoon automatisch?
directie, vrijdag 17:05Ja. Vaak wel.
Een bestelling of aanvraag komt binnen en het systeem maakt er een keukenlijst, een inkooplijst en een rit van. Je klant bestelt en wijzigt zelf in zijn eigen portaal.
Zo lossen we het opEen cateraar werkt met veel kleine bestellingen die allemaal net anders zijn. Het ene bedrijf wil elke dag lunch, het andere een borrel met hapjes en een derde vraagt om een offerte voor een jubileum. De bestellingen komen binnen via mail, telefoon en soms een Excel-lijstje. Alles overtypen naar keuken en bezorging kost tijd en geeft fouten.
AI-automatisering haalt dat overtypen weg. AI leest een bestelmail of aanvraag en zet hem om in een order met aantallen, dieetwensen en leveradres. Het systeem telt alle orders op tot een productielijst voor de keuken en een inkooplijst voor je leveranciers. Offertes staan klaar met je eigen prijzen en worden vanzelf opgevolgd.
Je klanten krijgen een eigen bestelportaal. Daar bestellen ze, passen ze aantallen aan en zien ze hun facturen. Jij ziet per dag wat er gemaakt en bezorgd moet worden. De bezorger ziet zijn ritten en levertijden op zijn telefoon.
Problemen en oplossingen
Vijf dingen die bij bijna elke cateraar spelen, van de eerste aanvraag tot de factuur.
AI leest elke bestelmail, haalt aantallen, dieetwensen, leverdatum en adres eruit en zet een order klaar. Jij kijkt na en bevestigt.
Alle orders per leverdag op een rij, met wat nog bevestigd moet worden.
AI leest de aanvraag en kiest passende producten uit je assortiment. De offerte staat klaar met jouw prijzen en gaat na controle de deur uit.
Per aanvraag zie je of de offerte verstuurd, bekeken of akkoord is.
Het systeem telt alle orders van de volgende dag op tot een productielijst, met dieetwensen apart vermeld.
De keuken ziet een duidelijke productielijst per dag en per tijdstip.
De klant past aantallen zelf aan tot een tijd die jij kiest. Daarna komt een wijziging bij jou ter goedkeuring binnen.
Je ziet direct welke orders gewijzigd zijn en wat dat betekent voor de keuken.
Alle geleverde orders van een klant worden per maand gebundeld. De factuur staat klaar met de referenties en kostenplaatsen die de klant opgaf.
Je klant ziet zijn orders en facturen in zijn eigen portaal.
Zo werkt het
Vier processen die we bij cateraars vaak automatiseren. Wat er bij jou uitkomt, bepalen we nadat we hebben meegekeken.
Proces 01
AI leest de mail of het formulier en zet een order klaar met aantallen, wensen en leveradres.
Proces 02
Een aanvraag wordt een offerte met producten uit je assortiment. Na een paar dagen volgt het systeem hem op.
Proces 03
Alle orders van de volgende dag tellen op tot een lijst per product en per tijdstip.
Proces 04
Het systeem zet de leveringen in een volgorde per bezorger. Bij levering tekent de klant af op de telefoon.
Systeem en portaal
Je zakelijke klanten bestellen en wijzigen zelf. Jij en je team zien per dag wat er gemaakt en bezorgd moet worden.
Jij en je team
Je zakelijke klant
Uit de bibliotheek
Elke automatisering stap voor stap uitgelegd: wat er gebeurt en wat het oplevert.
De inbox ordent zichzelf: soort, klant, bijlage en een conceptantwoord.
Zo werkt hetVerkoopDe offerte maakt zichzelf op uit de calculatie en herinnert zichzelf na een week.
Zo werkt hetAdministratieAIWerkbonnen die direct klaarstaan voor de factuur, ook vanaf een foto.
Zo werkt hetDocumentenContract, verklaring of rapport: opgemaakt uit je gegevens, klaar om te tekenen.
Zo werkt hetAanpak
Geen offerte van tien pagina's op basis van een telefoontje. Zo weet je precies waar je ja tegen zegt.
Gratis en vrijblijvend. Je vertelt wat er schuurt, wij vertellen wat we ermee zouden doen.
Een tot drie dagen bij jou. We spreken de mensen die het werk doen en leggen vast hoe het echt gaat.
Binnen twee weken op papier: wat we bouwen, wat we automatiseren en in welke volgorde. Met een vaste prijs.
De eerste werkende versie staat doorgaans binnen enkele weken. Je ziet elke ronde vooruitgang.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Stel hem gerust in het kennismakingsgesprek.
AI leest bestelmails en formulieren en zet ze om in orders met aantallen, wensen en leveradres. Jij controleert en bevestigt. Klanten die vaker bestellen, krijgen een eigen portaal waarin ze zelf bestellen en wijzigen.
Ja. AI leest de aanvraag en stelt een offerte samen uit je eigen assortiment en prijzen. Jij past aan waar nodig en verstuurt. Komt er geen reactie, dan volgt het systeem de offerte vanzelf op.
Het systeem telt alle orders van de volgende dag op tot een productielijst. Dieetwensen en allergenen staan er apart bij. Wijzigt een klant nog iets, dan past de lijst zich aan en ziet de keuken wat er veranderd is.
Dat hangt af van wat je in je cateringbedrijf wilt aanpakken. Eerst is er een gratis kennismaking. Daarna lopen we een tot drie dagen mee, van keuken tot bezorging. Binnen twee weken heb je een advies en een blauwdruk, met per stap een vaste prijs.
Alleen als ze dat willen. Bedrijven die vaak bestellen, krijgen een eigen portaal in jouw huisstijl. Anderen mailen gewoon zoals ze gewend zijn en AI leest hun bestelling uit. Er is geen licentie per meekijker.
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]