Branches/Zorg en welzijn/Apotheek
Automatisering voor apotheken
In een apotheek komen herhaalverzoeken, vragen of iets al klaarligt en bezorgverzoeken binnen via telefoon, mail en website. Wij laten AI dat werk sorteren en klaarzetten, zodat het team minder belt en klanten zelf de status zien.
Herkenbaar
Herkenbaar bij apotheken
De lijn staat alweer vol met mensen die vragen of hun bestelling klaar is.
balie, maandag 08:35Er zit weer een stapel herhaalverzoeken in de mailbox van het weekend.
apothekersassistent, maandag 09:10Wie rijdt vanmiddag de bezorgroute naar de buitenwijk?
teamleider, dinsdag 12:30Dat middel is nog niet binnen, moeten we de klant terugbellen?
assistent, woensdag 15:20Kan dit niet gewoon automatisch?
directie, vrijdag 17:05Ja. Vaak wel.
Een herhaalverzoek, een vraag over de status of een bezorgverzoek wordt vanzelf gesorteerd en klaargezet. Het team controleert en keurt goed, en de klant krijgt bericht zonder dat iemand hoeft te bellen.
Zo lossen we het opEen apotheek is de hele dag druk aan de balie en aan de telefoon. Herhaalverzoeken komen binnen via mail, website, telefoon en briefjes. Klanten bellen om te vragen of hun bestelling al klaarligt. Is iets nog niet geleverd, dan moet iemand ze later terugbellen. En de bezorgroute wordt elke dag opnieuw uitgezocht.
AI-automatisering neemt dat sorteerwerk van het team over. AI leest elk verzoek uit mail of formulier, haalt naam en geboortedatum eruit en zet het klaar in een lijst voor het team. De assistent of apotheker beoordeelt en verwerkt. Ligt iets klaar, dan krijgt de klant vanzelf een bericht. Komt een middel later binnen, dan volgt dat bericht ook vanzelf.
Het medicatiedossier blijft in je apotheeksysteem en daar verandert niets aan. Het systeem regelt het werk eromheen. In je portaal zie je openstaande verzoeken, wat klaarligt en welke bezorgingen er vandaag zijn. De klant ziet in zijn eigen omgeving de status van zijn verzoek, zonder te hoeven bellen.
Problemen en oplossingen
Vijf momenten die in vrijwel elke apotheek dagelijks terugkomen, en wat het systeem ervan overneemt.
AI leest elk verzoek, haalt de gegevens van de klant eruit en zet alles in een lijst. Het team beoordeelt en verwerkt het in het eigen apotheeksysteem.
Een lijst met alle verzoeken van vandaag, met per verzoek de status.
Zodra het team iets op klaar zet, krijgt de klant vanzelf een bericht dat hij het kan ophalen. Dat scheelt veel telefoontjes aan de balie.
De klant ziet zelf of zijn verzoek in behandeling is of klaarligt.
Het systeem onthoudt welke klant op welk middel wacht. Komt de levering binnen, dan gaat er vanzelf een bericht uit dat het klaarligt.
Een overzicht van klanten die wachten op een nalevering.
Bezorgverzoeken komen samen in een lijst per dag. Het systeem zet een logische volgorde klaar en de bezorger ziet zijn route op de telefoon.
De bezorger ziet zijn adressen en vinkt af wat is afgeleverd.
Beschikbaarheid en vrije dagen staan op een plek. Bij een afmelding ziet de teamleider meteen wie kan invallen en krijgt die een verzoek.
Een weekrooster per medewerker, ook op de telefoon te bekijken.
Zo werkt het
Vier processen die we bij apotheken vaak automatiseren. Wat er bij jou uitkomt, bepalen we nadat we hebben meegekeken.
Proces 01
AI leest het verzoek uit mail of formulier en zet het in de lijst. Het team beoordeelt en verwerkt.
Proces 02
Zet het team een verzoek op klaar, dan krijgt de klant direct een bericht dat hij kan komen ophalen.
Proces 03
Het systeem onthoudt wie op een nalevering wacht en meldt het de klant zodra de levering binnen is.
Proces 04
Alle bezorgverzoeken in een lijst met een voorgestelde volgorde. De bezorger werkt hem af op zijn telefoon.
Systeem en portaal
Een eigen portaal in de huisstijl van je apotheek. Het team ziet alle verzoeken, de klant alleen de status van de zijne.
Jij en je team
Je klant
Uit de bibliotheek
Elke automatisering stap voor stap uitgelegd: wat er gebeurt en wat het oplevert.
De inbox ordent zichzelf: soort, klant, bijlage en een conceptantwoord.
Zo werkt hetPlanningOntvangst en uitgifte op één plek, met printklare labels en een bestelvoorstel.
Zo werkt hetDocumentenKlanten zien zelf wat ontbreekt en leveren het aan. Geen mailtjes meer.
Zo werkt hetAanpak
Geen offerte van tien pagina's op basis van een telefoontje. Zo weet je precies waar je ja tegen zegt.
Gratis en vrijblijvend. Je vertelt wat er schuurt, wij vertellen wat we ermee zouden doen.
Een tot drie dagen bij jou. We spreken de mensen die het werk doen en leggen vast hoe het echt gaat.
Binnen twee weken op papier: wat we bouwen, wat we automatiseren en in welke volgorde. Met een vaste prijs.
De eerste werkende versie staat doorgaans binnen enkele weken. Je ziet elke ronde vooruitgang.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Stel hem gerust in het kennismakingsgesprek.
Door alle verzoeken uit mail, website en telefoon op een plek te verzamelen. AI leest ze en zet de gegevens van de klant klaar. Het team beoordeelt elk verzoek en verwerkt het in het eigen apotheeksysteem.
Nee. AI leest en sorteert alleen verzoeken en berichten. Elke beslissing over een middel ligt bij de apotheker en het team. Het systeem zorgt dat het werk overzichtelijk klaarligt en dat de klant op tijd bericht krijgt.
De meeste telefoontjes gaan over de status: ligt het al klaar, is het al binnen? Krijgen klanten vanzelf bericht en zien ze de status zelf, dan hoeven ze minder te bellen. Het team houdt meer tijd over voor de balie.
Dat verschilt per apotheek. Het begint met een gratis kennismaking. Daarna lopen we een tot drie dagen mee aan de balie en in de achterruimte. Binnen twee weken heb je een advies en blauwdruk voor je apotheek, met een vaste prijs per stap.
Nee. Je apotheeksysteem blijft de basis. Wij bouwen het werk eromheen en koppelen alleen wat echt nodig is. Zien we dat iets beter anders kan, dan hoor je waarom en beslist de apotheek. Accounts en gegevens staan op naam van de apotheek.
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]