Branches/Zorg en welzijn
Automatisering voor zorg en welzijn
In de zorg gaat veel tijd naar aanmeldingen, intakeformulieren, afspraken en telefoontjes. Wij laten AI dat werk klaarzetten en zetten er een overzichtelijk systeem en portaal achter, zodat er meer tijd overblijft voor je cliënten.
Herkenbaar
Herkenbaar bij zorgorganisaties
Er staan weer een hoop nieuwe aanmeldingen in de mailbox.
secretariaat, maandag 08:15Is het intakeformulier van die nieuwe cliënt al binnen?
planning, dinsdag 10:30Wie kan woensdag de dienst van Fatima overnemen?
teamleider, woensdag 07:20Weer iemand niet komen opdagen zonder af te bellen.
balie, donderdag 14:45Kan dit niet gewoon automatisch?
directie, vrijdag 17:05Ja. Vaak wel.
Een aanmelding, formulier of afzegging komt binnen en het systeem zet de volgende stap klaar. Herinneringen gaan vanzelf, en je dossier blijft gewoon in de software die je al hebt.
Zo lossen we het opKies je vak
Een fysiotherapeut plant anders dan een thuiszorgorganisatie. Kies je vak en lees welke knelpunten we daar wegnemen.
Aanmeldingen, herinneringen en wachtlijst geregeld, zodat je agenda vol blijft.
BekijkRecall, inschrijvingen en begrotingen opgevolgd, met minder telefoontjes aan de balie.
BekijkPlanning, vervanging en intake van nieuwe cliënten in een systeem, met een portaal voor familie.
BekijkInschrijvingen, praktijkinbox en roosters op orde, met minder belwerk voor je assistentes.
BekijkAanmeldingen, wachtlijst en intake geregeld, met heldere berichten aan wie wacht.
BekijkInschrijvingen, intakes en planning van kraamverzorgenden in een systeem, met een portaal voor ouders.
BekijkHerinneringen, afspraken en voorraad geregeld, met minder telefoontjes van eigenaren.
BekijkAanmeldingen, dagdelen en aanwezigheid geregeld, met een portaal voor deelnemers en familie.
BekijkIntake, vragenlijsten en vervolgafspraken geregeld, met een eigen omgeving voor je cliënten.
BekijkWachtlijst, afspraken op school en contact met ouders geregeld, zonder losse mailtjes.
BekijkVergoedingsvragen, intake en nota's geregeld, ook als je zonder balie werkt.
BekijkHerhaalverzoeken, afhaalberichten en bezorging geregeld, met minder telefoon aan de balie.
BekijkProefperiodes, aanvragen en nazorg bewaakt, zodat geen klant tussen wal en schip valt.
BekijkBehandelreeksen, pakketten en herinneringen geregeld, met minder lege plekken.
BekijkVerwijzingen, huisbezoeken en aanvragen voor hulpmiddelen overzichtelijk in een systeem.
BekijkBehandelreeksen, intake en vergoedingsvragen geregeld, zodat jij kunt behandelen.
BekijkConsultaanvragen, prijsopgaves, formulieren en nazorg in een systeem met patiëntportaal.
BekijkVerwijzingen, terugkomafspraken en terugkoppeling aan tandartsen netjes geregeld.
BekijkWachtlijst, controles en begrotingen geregeld, met een portaal voor ouders.
BekijkVervolgafspraken, vragen en meerdere locaties overzichtelijk, ook zonder balie.
BekijkZolen, controles en aanmeldingen gevolgd, met minder telefoon over wanneer iets klaar is.
BekijkInschrijvingen, afsprakenschema en echo's gepland, met een portaal voor zwangeren.
BekijkIn de zorg wil je tijd besteden aan mensen, niet aan formulieren. Toch gaat een groot deel van de dag op aan aanmeldingen overtypen, afspraken verzetten en terugbellen. Informatie staat verspreid over de mailbox, de telefoon, papier en Excel. En wie niet komt opdagen, laat een gat achter in de agenda.
AI-automatisering neemt dat routinewerk over. AI leest een aanmelding of formulier en zet de gegevens klaar voor de intake. Cliënten krijgen vanzelf een herinnering voor hun afspraak en kunnen zelf verzetten. Bij een ziekmelding in het team ziet de planner meteen wie kan invallen. Jij keurt goed en het systeem regelt de rest.
Alles komt samen in een systeem dat aansluit op de software die je al gebruikt. Je dossier hoeft niet te verhuizen. In je eigen portaal zie je wie zich heeft aangemeld, wie op de wachtlijst staat en welke formulieren nog ontbreken. Cliënten en familie zien in hun eigen omgeving alleen wat voor hen bedoeld is.
Problemen en oplossingen
Vijf situaties die we in praktijken en zorgorganisaties vaak zien, en wat er verandert als het systeem het werk overneemt.
AI leest elke aanmelding, haalt naam, contactgegevens en voorkeuren eruit en zet alles op een plek klaar. Jij controleert en plant de intake.
Een lijst met nieuwe aanmeldingen, met per aanmelding de status en wat er nog nodig is.
Cliënten krijgen vanzelf een herinnering met een link om te bevestigen of te verzetten. Een vrijgekomen plek wordt aangeboden aan iemand van de wachtlijst.
Je ziet welke afspraken bevestigd zijn en welke plekken vrijkomen.
Het systeem stuurt het formulier vooraf en herinnert de cliënt tot het is ingevuld. AI zet de antwoorden overzichtelijk klaar voor het eerste gesprek.
Per cliënt zie je of het formulier binnen is, zonder te zoeken in de mail.
Bij een afmelding ziet het systeem welke collega's beschikbaar zijn en stelt een vervanger voor. Cliënten krijgen bericht als er iets verandert.
Een actuele planning per zorgverlener, ook op de telefoon.
Het systeem weet welke documenten per medewerker nodig zijn en vraagt ze op tijd opnieuw op, met een seintje voordat iets verloopt.
Medewerkers leveren zelf aan in hun omgeving. Jij ziet wat ontbreekt.
Zo werkt het
Vier processen die we bij zorgorganisaties vaak automatiseren. Wat er bij jou uitkomt, bepalen we nadat we hebben meegekeken.
Proces 01
Een aanmelding komt binnen via mail of website. AI zet de gegevens klaar en jij plant de intake met een klik.
Proces 02
Cliënten krijgen vooraf een bericht om te bevestigen of te verzetten. Een lege plek gaat naar de wachtlijst.
Proces 03
Beschikbaarheid, afwezigheid en nieuwe cliënten komen samen in een planning. Bij uitval stelt het systeem een vervanger voor.
Proces 04
Het systeem weet welke formulieren en verklaringen nodig zijn en vraagt ze vanzelf op, met een seintje voor ze verlopen.
Systeem en portaal
Een rustig scherm per rol, in de huisstijl van je organisatie. Je team ziet de planning, de cliënt alleen zijn eigen afspraken en formulieren.
Jij en je team
Je cliënt
Uit de bibliotheek
Elke automatisering stap voor stap uitgelegd: wat er gebeurt en wat het oplevert.
Een geboekte afspraak landt direct op de juiste plek. De administratie volgt.
Zo werkt hetAIDe inbox ordent zichzelf: soort, klant, bijlage en een conceptantwoord.
Zo werkt hetDocumentenKlanten zien zelf wat ontbreekt en leveren het aan. Geen mailtjes meer.
Zo werkt hetDocumentenCertificaten en verklaringen met een vervaldatum. Ruim vooraf een seintje.
Zo werkt hetAanpak
Geen offerte van tien pagina's op basis van een telefoontje. Zo weet je precies waar je ja tegen zegt.
Gratis en vrijblijvend. Je vertelt wat er schuurt, wij vertellen wat we ermee zouden doen.
Een tot drie dagen bij jou. We spreken de mensen die het werk doen en leggen vast hoe het echt gaat.
Binnen twee weken op papier: wat we bouwen, wat we automatiseren en in welke volgorde. Met een vaste prijs.
De eerste werkende versie staat doorgaans binnen enkele weken. Je ziet elke ronde vooruitgang.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Stel hem gerust in het kennismakingsgesprek.
We beginnen met kijken hoe het nu loopt. Daarna laten we AI aanmeldingen en formulieren lezen en klaarzetten, en gaan herinneringen en opvolging vanzelf. Jij en je team keuren goed. Het overtypen en nabellen doet het systeem.
Nee. We werken met je huidige zorgsoftware en bouwen eromheen. Niets hoeft in een keer te veranderen. Lijkt een ander pakket op termijn beter, dan leggen we eerlijk uit waarom. De keuze is aan jou.
AI en automatisering zorgen dat elke cliënt op tijd een herinnering krijgt en makkelijk kan verzetten. Komt er een plek vrij, dan kan het systeem die aanbieden aan iemand op de wachtlijst. Zo blijft je agenda beter gevuld.
Dat verschilt per organisatie en per wens. Eerst is er een gratis kennismaking, zonder verplichting. Daarna lopen we een tot drie dagen met je team mee. Binnen twee weken heb je ons advies en een blauwdruk voor je organisatie, met voor elke stap een vaste prijs.
Van jou. Accounts en data staan op naam van je organisatie. In het portaal ziet ieder alleen zijn eigen deel. Wij bouwen en beheren, jij bent en blijft eigenaar.
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]