Branches/Zorg en welzijn/Fysiotherapiepraktijk
Automatisering voor fysiotherapeuten
In een fysiotherapiepraktijk gaan aanmeldingen, verwijzingen, herinneringen en afzeggingen vaak via de balie en de telefoon. Wij laten AI dat werk klaarzetten, met een portaal waarin je patiënt zelf zijn afspraken ziet en verzet.
Herkenbaar
Herkenbaar bij fysiotherapiepraktijken
Er is weer een aanmelding via de site zonder telefoonnummer.
balie, maandag 08:05Mijn patiënt van negen uur is niet gekomen en neemt niet op.
fysiotherapeut, dinsdag 09:20Wie van de wachtlijst kan morgen om vijf uur komen?
praktijkmanager, woensdag 12:40Hebben we die nieuwe patiënt al het intakeformulier gestuurd?
fysiotherapeut, donderdag 16:10Kan dit niet gewoon automatisch?
directie, vrijdag 17:05Ja. Vaak wel.
Een aanmelding via de site, een afzegging of een vrije plek zet vanzelf de volgende stap in gang. De balie hoeft minder te bellen en jij houdt je handen vrij voor je patiënten.
Zo lossen we het opIn een fysiotherapiepraktijk draait alles om een goed gevulde agenda. Maar aanmeldingen komen binnen via de site, de mail en de telefoon, vaak met gegevens die ontbreken. Patiënten vergeten een afspraak of zeggen te laat af. En de wachtlijst staat op een lijstje dat alleen de balie snapt.
Met AI-automatisering gaat veel daarvan vanzelf. AI leest een aanmelding of verwijzing en zet naam, contactgegevens en voorkeurstijden klaar. Patiënten krijgen een herinnering en kunnen met een klik bevestigen of verzetten. Valt er een plek weg, dan biedt het systeem die aan iemand van de wachtlijst aan. Jij of de balie keurt goed.
Je dossiersoftware blijft gewoon in gebruik. Het systeem werkt eromheen en houdt bij wat er rond de behandeling moet gebeuren. In je portaal zie je nieuwe aanmeldingen, de wachtlijst en open formulieren. De patiënt ziet in zijn eigen omgeving zijn afspraken en kan zelf iets regelen, zonder de balie te bellen.
Problemen en oplossingen
Herkenbare momenten aan de balie en in de behandelkamer, en wat het systeem daarvan overneemt.
Een dag vooraf krijgt de patiënt vanzelf een bericht met een knop om te bevestigen of te verzetten. Bij een afzegging gaat de plek direct naar de wachtlijst.
Je ziet per dag welke afspraken bevestigd zijn en welke plekken vrijkomen.
AI leest de aanmelding en ziet wat er ontbreekt, zoals een telefoonnummer of verzekeraar. De patiënt krijgt vanzelf een vraag om het aan te vullen.
Een lijst met nieuwe aanmeldingen, compleet of met wat er nog nodig is.
Het systeem houdt de wachtlijst bij met voorkeursdagen en tijden. Komt er iets vrij, dan krijgt de eerste geschikte patiënt een aanbod.
De hele wachtlijst in een overzicht, met wie al een aanbod heeft gekregen.
Na het inplannen krijgt de patiënt het formulier vanzelf toegestuurd, met een herinnering als het nog niet is ingevuld.
Per patiënt zie je of het formulier binnen is voordat hij binnenloopt.
Werkdagen, vrije dagen en kamers staan in een planning. Bij een wijziging ziet het systeem welke afspraken verschoven moeten worden.
Een weekoverzicht per therapeut en per kamer, ook op de telefoon.
Zo werkt het
Vier processen die we bij fysiotherapiepraktijken vaak automatiseren. Wat er bij jou uitkomt, bepalen we nadat we hebben meegekeken.
Proces 01
AI leest de aanmelding, vraagt ontbrekende gegevens op en zet een voorstel voor de eerste afspraak klaar.
Proces 02
De patiënt krijgt vooraf een bericht en kan zelf bevestigen of verzetten. De balie hoeft niet na te bellen.
Proces 03
Zegt iemand af, dan krijgt de eerste passende patiënt op de wachtlijst vanzelf een aanbod voor die plek.
Proces 04
Na het inplannen gaat het formulier vanzelf naar de patiënt. Jij hebt de antwoorden klaar als hij binnenkomt.
Systeem en portaal
Een eigen portaal in de huisstijl van je praktijk. Je team ziet de agenda en de wachtlijst, de patiënt alleen zijn eigen afspraken.
Jij en je team
Je patiënt
Uit de bibliotheek
Elke automatisering stap voor stap uitgelegd: wat er gebeurt en wat het oplevert.
Een geboekte afspraak landt direct op de juiste plek. De administratie volgt.
Zo werkt hetAIDe inbox ordent zichzelf: soort, klant, bijlage en een conceptantwoord.
Zo werkt hetDocumentenKlanten zien zelf wat ontbreekt en leveren het aan. Geen mailtjes meer.
Zo werkt hetAanpak
Geen offerte van tien pagina's op basis van een telefoontje. Zo weet je precies waar je ja tegen zegt.
Gratis en vrijblijvend. Je vertelt wat er schuurt, wij vertellen wat we ermee zouden doen.
Een tot drie dagen bij jou. We spreken de mensen die het werk doen en leggen vast hoe het echt gaat.
Binnen twee weken op papier: wat we bouwen, wat we automatiseren en in welke volgorde. Met een vaste prijs.
De eerste werkende versie staat doorgaans binnen enkele weken. Je ziet elke ronde vooruitgang.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Stel hem gerust in het kennismakingsgesprek.
Door elke patiënt vooraf vanzelf een herinnering te sturen met een knop om te bevestigen of te verzetten. Een afzegging komt dan eerder binnen. Het systeem biedt de vrije plek direct aan iemand van de wachtlijst aan.
Ja. Je dossier en je declaraties blijven waar ze nu zijn. Wij automatiseren het werk eromheen, zoals aanmeldingen, herinneringen en de wachtlijst. Je hoeft dus niets in een keer te vervangen.
AI leest aanmeldingen en verwijzingen uit de mail of het websiteformulier en zet de gegevens op de juiste plek klaar. Ontbreekt er iets, dan vraagt het systeem de patiënt om aanvulling. De balie controleert en plant in.
Dat hangt af van de stappen die je praktijk wil automatiseren. Je begint met een gratis kennismaking. Daarna lopen we een tot drie dagen mee aan de balie en bij de behandelingen. Binnen twee weken ligt er een advies met blauwdruk, en elke stap krijgt een vaste prijs.
Nee. Patiënten krijgen een bericht met een link en regelen het daar. Wie wil, logt in op zijn eigen omgeving in de huisstijl van je praktijk. Je betaalt geen licentie per meekijker.
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]