Branches/Zorg en welzijn/Zorgboerderij
Automatisering voor zorgboerderijen
Op een zorgboerderij wil je buiten bij de deelnemers zijn, niet achter de computer. Wij laten AI aanmeldingen, de planning van dagdelen, aanwezigheid en berichten aan familie klaarzetten, met een overzichtelijk portaal.
Herkenbaar
Herkenbaar bij zorgboerderijen
Wie komt er morgen eigenlijk allemaal, en wie wordt opgehaald?
begeleider, maandag 16:30Er is weer een aanmelding binnen via de gemeente.
zorgcoördinator, dinsdag 09:10Kees is vandaag niet gekomen, heeft iemand iets gehoord?
begeleider, woensdag 10:00De aanwezigheidslijst van vorige maand is nog niet compleet.
administratie, donderdag 14:50Kan dit niet gewoon automatisch?
directie, vrijdag 17:05Ja. Vaak wel.
Een aanmelding, een afmelding of een gemiste dag zet vanzelf de volgende stap klaar. Begeleiders tikken kort iets aan op hun telefoon, de administratie gaat vanzelf.
Zo lossen we het opEen zorgboerderij is een plek om te werken en mee te doen, maar de administratie groeit mee met elke deelnemer. Aanmeldingen komen binnen via mail en telefoon. De planning van dagdelen en vervoer staat op een whiteboard of in Excel. Aanwezigheid wordt achteraf bijgewerkt. En familie belt om te horen hoe het gaat.
AI-automatisering neemt het meeste van dat werk over. AI leest een aanmelding en zet de gegevens klaar voor het kennismakingsgesprek. Het systeem maakt de planning van dagdelen en vervoer. Begeleiders vinken met hun telefoon af wie er is. Is iemand er niet, dan krijgt de juiste persoon een seintje. Jij keurt goed.
Alles komt samen in een eenvoudig systeem dat past bij je boerderij en de software die je al hebt. In je portaal zie je wie er vandaag komt, wie opgehaald wordt en welke gegevens nog ontbreken. Deelnemers en familie zien in hun eigen omgeving de planning en berichten van de boerderij.
Problemen en oplossingen
Vijf dingen die op veel zorgboerderijen steeds terugkomen, en hoe het systeem ze overneemt.
AI leest elke aanmelding en zet de gegevens op een plek klaar. Het systeem stelt een moment voor het kennismakingsgesprek voor.
Een lijst met aanmeldingen: nieuw, kennismaking gepland of gestart.
Het systeem maakt de planning per dagdeel, inclusief wie er wordt opgehaald. Afmeldingen verwerken zich vanzelf in de planning.
Een dagoverzicht met deelnemers, begeleiders en vervoer.
Begeleiders vinken op hun telefoon af wie er is. Het systeem houdt alles bij, zodat de maandlijst vanzelf klopt.
Per deelnemer zie je de aanwezigheid van de maand in een oogopslag.
Is iemand er niet zonder afmelding, dan krijgt de begeleider of contactpersoon vanzelf een seintje om na te vragen.
Je ziet meteen wie er vandaag onverwacht ontbreekt.
Familie krijgt vanzelf bericht bij wijzigingen in de planning en kan berichten van de boerderij nalezen in een eigen omgeving.
Familie ziet de planning en berichten, zonder te hoeven bellen.
Zo werkt het
Vier processen die we bij zorgboerderijen vaak automatiseren. Wat er bij jou uitkomt, bepalen we nadat we hebben meegekeken.
Proces 01
AI zet de gegevens van een nieuwe deelnemer klaar. Het systeem plant het gesprek en houdt bij wat nog nodig is.
Proces 02
Wie komt wanneer, en wie wordt opgehaald? Het systeem maakt de planning en verwerkt afmeldingen vanzelf.
Proces 03
Begeleiders vinken in een paar tikken af wie er is. Aan het eind van de maand klopt de lijst vanzelf.
Proces 04
Bij een wijziging krijgt familie vanzelf bericht. Ze zien de planning en berichten in hun eigen omgeving.
Systeem en portaal
Een eenvoudig portaal in de stijl van je boerderij. Begeleiders zien de dag, de administratie de maand en familie alleen wat voor hen bedoeld is.
Begeleiders en kantoor
Deelnemer en familie
Uit de bibliotheek
Elke automatisering stap voor stap uitgelegd: wat er gebeurt en wat het oplevert.
Een geboekte afspraak landt direct op de juiste plek. De administratie volgt.
Zo werkt hetAIDe inbox ordent zichzelf: soort, klant, bijlage en een conceptantwoord.
Zo werkt hetDocumentenKlanten zien zelf wat ontbreekt en leveren het aan. Geen mailtjes meer.
Zo werkt hetAanpak
Geen offerte van tien pagina's op basis van een telefoontje. Zo weet je precies waar je ja tegen zegt.
Gratis en vrijblijvend. Je vertelt wat er schuurt, wij vertellen wat we ermee zouden doen.
Een tot drie dagen bij jou. We spreken de mensen die het werk doen en leggen vast hoe het echt gaat.
Binnen twee weken op papier: wat we bouwen, wat we automatiseren en in welke volgorde. Met een vaste prijs.
De eerste werkende versie staat doorgaans binnen enkele weken. Je ziet elke ronde vooruitgang.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Stel hem gerust in het kennismakingsgesprek.
Begeleiders vinken op hun telefoon af wie er is. Het systeem bewaart alles en maakt aan het eind van de maand vanzelf een overzicht. Niemand hoeft achteraf nog lijsten uit het hoofd in te vullen.
Grotendeels wel. Het systeem maakt de planning per dagdeel en houdt bij wie er wordt opgehaald. Afmeldingen verwerken zich vanzelf. Jij kijkt mee en past aan waar nodig.
Nee. We bouwen alleen wat jij nodig hebt en houden het simpel. Begeleiders werken met een paar knoppen op hun telefoon. Een systeem is pas goed als het gebruikt wordt zonder uitleg.
Dat hangt af van wat je wilt regelen. Je begint met een gratis kennismaking op de boerderij. Daarna lopen we een tot drie dagen mee met de begeleiders. Binnen twee weken krijg je advies en een blauwdruk met een vaste prijs per stap.
Van jou. Accounts en data staan op naam van je zorgboerderij. Begeleiders, deelnemers en familie zien alleen wat voor hen bedoeld is. Wij bouwen en beheren, jij blijft eigenaar.
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]