Branches/Zorg en welzijn/Psychologenpraktijk
Automatisering voor psychologen
Aanmeldingen, verwijzingen, de wachtlijst en vragenlijsten vragen in een psychologenpraktijk veel tijd. Wij laten AI dat werk klaarzetten, zodat wachtenden op de hoogte blijven en jij je kunt richten op de gesprekken.
Herkenbaar
Herkenbaar bij psychologenpraktijken
Er zijn deze week weer veel nieuwe aanmeldingen binnengekomen.
secretariaat, maandag 09:00Heeft die nieuwe aanmelding al een verwijzing meegestuurd?
praktijkhouder, dinsdag 11:30Iemand op de wachtlijst vraagt hoe lang het nog duurt.
secretariaat, woensdag 14:20De vragenlijst voor de intake van morgen is nog niet terug.
psycholoog, donderdag 17:05Kan dit niet gewoon automatisch?
directie, vrijdag 17:05Ja. Vaak wel.
Een aanmelding, een vrije plek of een vragenlijst die niet terug is zet vanzelf de volgende stap in gang. Jij beslist wie wanneer start, het systeem houdt iedereen op de hoogte.
Zo lossen we het opIn een psychologenpraktijk wil je zorgvuldig zijn, ook in de administratie. Toch kost juist die veel tijd. Aanmeldingen komen binnen met of zonder verwijzing. De wachtlijst staat in Excel en mensen bellen om te vragen hoe het ervoor staat. Vragenlijsten voor de intake komen te laat of helemaal niet terug.
AI-automatisering neemt dat werk uit handen. AI leest de aanmelding en ziet of de nodige papieren erbij zitten. Het systeem houdt de wachtlijst bij en stuurt wachtenden op vaste momenten een update. Vragenlijsten gaan vooraf vanzelf de deur uit, met een herinnering. Jij beslist wie er start en wanneer.
Je dossier blijft in de software die je nu gebruikt; het systeem werkt eromheen. In je portaal zie je nieuwe aanmeldingen, de wachtlijst en welke vragenlijsten nog openstaan. Cliënten zien in hun eigen omgeving hun afspraken en wat ze vooraf moeten invullen. Iedereen ziet alleen wat voor hem bedoeld is.
Problemen en oplossingen
Vijf situaties die veel praktijkhouders herkennen, en wat het systeem daarvan overneemt.
AI leest de aanmelding en ziet wat er ontbreekt. De aanmelder krijgt vanzelf een vriendelijk verzoek om het aan te vullen.
Per aanmelding zie je of hij compleet is en wat er nog nodig is.
Het systeem stuurt mensen op de wachtlijst op vaste momenten een update. Zo weten ze dat ze niet vergeten zijn.
De wachtlijst in een overzicht, met wanneer iemand voor het laatst bericht kreeg.
Na het inplannen gaat de vragenlijst vanzelf naar de cliënt. Is hij een paar dagen voor de intake niet terug, dan volgt een herinnering.
Per intake zie je of de vragenlijst al binnen is, en sinds wanneer.
Valt er een plek vrij, dan stelt het systeem de eerste passende persoon op de wachtlijst voor. Jij kiest en de cliënt krijgt een uitnodiging.
Je ziet welke plekken vrijkomen en wie daarvoor in aanmerking komt.
Cliënten krijgen een herinnering met een link om te bevestigen of een ander moment te kiezen. Wijzigingen staan vanzelf in je agenda.
Je cliënt ziet zijn afspraken in zijn eigen omgeving en verzet daar zelf.
Zo werkt het
Vier processen die we bij psychologenpraktijken vaak automatiseren. Wat er bij jou uitkomt, bepalen we nadat we hebben meegekeken.
Proces 01
AI leest de aanmelding en vraagt ontbrekende gegevens vanzelf op. Jij krijgt een complete aanmelding om te beoordelen.
Proces 02
Iedereen op de wachtlijst krijgt op vaste momenten een update. Komt er een plek vrij, dan zie je meteen wie aan de beurt is.
Proces 03
De vragenlijst gaat vooraf naar de cliënt, met een herinnering als hij niet terugkomt. Jij hebt hem klaar voor het gesprek.
Proces 04
Een herinnering vooraf met een link om te bevestigen of te verzetten. De agenda past zich vanzelf aan.
Systeem en portaal
Een rustig portaal in de stijl van je praktijk. Jij ziet alles wat openstaat, de cliënt alleen zijn eigen afspraken en vragenlijsten.
Jij en je collega's
Je cliënt
Uit de bibliotheek
Elke automatisering stap voor stap uitgelegd: wat er gebeurt en wat het oplevert.
Een geboekte afspraak landt direct op de juiste plek. De administratie volgt.
Zo werkt hetDocumentenKlanten zien zelf wat ontbreekt en leveren het aan. Geen mailtjes meer.
Zo werkt hetAIDe inbox ordent zichzelf: soort, klant, bijlage en een conceptantwoord.
Zo werkt hetAanpak
Geen offerte van tien pagina's op basis van een telefoontje. Zo weet je precies waar je ja tegen zegt.
Gratis en vrijblijvend. Je vertelt wat er schuurt, wij vertellen wat we ermee zouden doen.
Een tot drie dagen bij jou. We spreken de mensen die het werk doen en leggen vast hoe het echt gaat.
Binnen twee weken op papier: wat we bouwen, wat we automatiseren en in welke volgorde. Met een vaste prijs.
De eerste werkende versie staat doorgaans binnen enkele weken. Je ziet elke ronde vooruitgang.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Stel hem gerust in het kennismakingsgesprek.
Door de wachtlijst in een systeem te zetten dat zelf bijhoudt wie er wacht en sinds wanneer. Wachtenden krijgen op vaste momenten een update. Valt er een plek vrij, dan zie je meteen wie aan de beurt is.
AI kan aanmeldingen uit de mail of van je website lezen en klaarzetten. Het systeem ziet of er iets ontbreekt en vraagt dat vanzelf op. Jij beoordeelt de aanmelding en beslist over de start.
Ja. Je dossier blijft waar het nu staat. Wij automatiseren het werk eromheen: aanmelding, wachtlijst, vragenlijsten en afspraken. Alles kan stap voor stap, zonder grote overstap.
Wat het kost, hangt af van je wensen. Je begint met een gratis kennismaking. Daarna lopen we een tot drie dagen mee op het secretariaat. Binnen twee weken heb je een advies, een blauwdruk en een vaste prijs per stap.
Alleen wie jij toegang geeft. In het portaal ziet iedereen alleen wat hij nodig heeft. Accounts en data staan op naam van je praktijk, dus jij bent eigenaar.
Software moet zich aanpassen aan jouw bedrijf. Niet andersom.
Eén kennismaking is genoeg om te horen waar je tijd weglekt en wat we ermee zouden doen. Het gesprek is gratis en duurt zo kort of zo lang als jij nodig hebt. Je zit nergens aan vast en je krijgt hoe dan ook een paar ideeën mee.
Gratis en vrijblijvend · [email protected]